Naše je doba virtualnog i ne trebate mi da vam kažem da svi živimo paralelno putem interneta.
Studije pokazuju da je više od 90% ljudi u dobi od 12 do 20 godina, koji imaju pristup internetskoj povezanosti, 24 sata dnevno, a komunikacija putem interneta je lakša od pisanja stvarnih pisama ili poruka.
Društveni mediji povećali su protok komunikacije na Internetu kao nikad do sada. Trenutačno slanje poruka, chat, email, objavljivanje postova, tweeting, mnogo aktivnosti odvija se putem interneta, na što smo ili pokrenuli ili odgovorili.
E-poruke su odavno preuzele mjesto papirnate pošte u našoj svakodnevnoj shemi stvari. Stolno / prijenosno računalo, Wi-Fi povezivanje ili dongle, i ti si dobar. A brzina je dodatna prednost.
U proteklom desetljeću e-pošta je postala preferirani način povezivanja s ljudima postavljenim na udaljenosti. Zašto na udaljenosti, neki od nas čak šalju e-poštu ljudima koji žive u kući pored nas! Prije nego što su preuzeli aplikacije za razmjenu mobilnih poruka, e-poruke su bile jedini način na koji smo mogli planirati izlete, druženja, zabave ili razmjenu slika ili informacija s prijateljima ili obitelji.
Većina nas zna kako pucati prijateljskim e-mailovima na kapaljku i preferiraju to kao bržu i praktičniju mogućnost pisanja pisama. A činjenica da ove neformalne poruke e-pošte ne slijede nikakva postavljena gramatička pravila ili sastav nije im malo pridonijela popularnosti. Ne morate trošiti vrijeme na razmišljanje o tome kako uokviriti poštu prijateljima iz koledža ili susjedima; samo pišeš.
Ali profesionalne e-poruke uopšte su drugačija igra s loptom. Iako su manje formalne od tiskane bilješke ili pisma, one su ipak manje organizirane u svom tonu i teksturi te slijede gramatičku ispravnost.
Prije nego što istražimo u pojedinostima pisanja učinkovitog profesionalnog formata e-pošte, dopustite mi da vas vodim kroz neke moguće svrhe takve formalne komunikacije.
Mogli biste pisati profesionalne e-poruke za -
- Podnošenje zahtjeva za radno mjesto, stipendiju ili nepovratna sredstva
- Traženje dopuštenja ili usluge
- Davanje ili traženje informacija
- Zatraživanje radnje na nečemu
- Odgovaranje na službenu komunikaciju ili njihovo priznavanje
- Pišete o nekom problemu koji vas jako zanima
- Žalba na uslugu ili proizvod
To su samo indikativni; razlozi za pisanje formalnih poruka e-pošte mogu biti iscrpni.
Budući da sve te situacije uključuju autoritet i ured, samo po sebi se mora reći da se ton i jezik moraju pomno nadzirati. Ukratko, vrijeme je za umu svoje Ps i Q.
Dakle, spustimo se na mesingate. Kako razmišljate o strukturiranju i sastavljanju e-pošte na način koji bi bio i privlačan i učinkovit? To je, kako ćete dobiti poen?
Ponovno pokrenimo sedam komunikacija C:
- Potpunost: Vaša komunikacija mora biti cjelovita u navo theenju potrebnih detalja i navodeći njezinu svrhu
- Sažetost: Mora biti točno, a ne nepotrebno trčati
- Jasnoća: Vaša svrha mora biti jasna
- Konkretnost: Poruka mora biti osobita, uz podupiruće činjenice i dokaze
- Koherencija: Mora imati smisla
- Ljubaznošću: Treba imati na umu uljudnost i uzajamnost
- Ispravnost: Komunikacija mora biti bez gramatičkih pogrešaka
Imajući u vidu gornje kriterije, vaša e-pošta trebala bi biti jasan, cjelovit, koherentan dokument koji idealno ne bi trebao zahtijevati naknadnu poštu s objašnjenjem i uputama.
Lakše je reći nego učiniti, zar ne? Koliko puta ste sjeli sastaviti jednu točnu poštu i utvrdili da je to bilo nepristojno i hrabro ili jednostavno cviljenje ili besmisleno? Siguran sam da smo svi suočeni s takvom vrstom dileme: da li biti oštri i neposredni ili treba biti pristojan i okrutan.
7 savjeta za usavršavanje profesionalne e-pošte
Pa krenimo od osnova.
-
Mentalno ponovite svrhu svoje pošte
Za što pišete e-poštu? Što želite od prijemnika? Ako vam je svejedno o očekivanom odgovoru na koji vaš e-mail cilja, možete sastaviti svoju poruku imajući to na umu.
Dopustite mi da dam primjer.
Recite da Dorothy želi da joj dekan s koledža daje preporuku za stipendiju. Njezina je svrha u pisanju e-pošte podsjetiti dekanu na njezinu vjerodostojnost kao student, na njen učinak na fakultetu i na svoju opću iskrenost. Sada mora sve to izjaviti u pošti, a da se ne hvali kao hvalisanje sebe ili bez da izgleda previše naporno. Ona također mora zatražiti od svog dekana da mu u određeno vrijeme napiše pismo preporuke. Dakle, svrha njezine e-pošte bila bi:
- a) Navođenje njezinih vjerodajnica kao studentica
- b) informiranje svog dekana o stipendiji za koju se prijavila
- c) Dobivanje preporuke unutar takvog i takvog datuma
Jednom kad joj u glavi bude jasno što želi, može s tim u skladu složiti poštu.
Također, analizirajte svog čitatelja. Tko je on / ona? Kakva će vjerojatno biti reakcija čitatelja na čitanje vaše pošte. Okvirite svoju poštu na temelju ove analize.
-
Odlučivanje o predmetnoj liniji
Recimo da šaljete prijavu za posao.
"Otvaranje posla" ili "Marketing pripravnik" u retku teme previše je nejasno kada šaljete zahtjev za e-poštu. U naslovnom retku morate navesti posao za koji se prijavljujete, zajedno s odjeljenjem ili odjelom ili mjestom slanja, ako su navedeni u oglasu za zapošljavanje.
Zamislite to kao jednoredni sinopsis svoje e-pošte. Subjekt govori primatelju što je svrha slanja e-pošte. Također zahtijeva posebne radnje, poput:
„ Sudjelovanje na seminaru ___________ (tema) u _________________ (mjesto) dana __________ (datum i vrijeme) “
Ili
" Popravak i održavanje stolnih računala - zahtjev za ponude "
Takvi naslovi u naslovnoj liniji primatelja informiraju o potrebnim pojedinostima i slijede pravila jasnoće i konciznosti raspravljana ranije.
-
Pozdrav i pozdrav
Sjećate se lekcija iz učtivosti i ljubaznosti koje su nas učili u mlađoj školi? Da, to su relevantno i sada. Profesionalna adresa e-pošte uvijek treba započeti pozdravom.
" Poštovani gospodine ili gospođo (ovisno o slučaju ") ili " Pozdrav gospođo Merchant (ako znate ime primatelja), "
Kada pišemo e-poštu (neformalni mail), direktno stižemo do točke, oslobađajući se potrebe korištenja Ps i Q s prijateljima. Ali profesionalna e-pošta nije potpuna bez pravog pozdrava koje slijedi pozdrav ili pristojno otvaranje, poput:
" Hvala na pozivu "
Ili
" Topli pozdrav "
Ili
" Prihvatamo vašu žalbu i duboko žalimo zbog vaših neugodnosti "
Osim što je probio led, tako reći, takvo otvaranje prepoznaje i čitatelja pošte kao važnu osobu.
-
Sastavljanje pošte
To je tehnički najteži dio posla, jer je to srž stvari. Vaša e-pošta treba slijediti gramatička pravila i imati otvor, tijelo i završni odjeljak. Uvodni dio odnosi se na prethodnu prepisku ili akciju, ako postoji. Također se navodi svrha pisanja maila.
Upamtite da rukovoditelji ovih dana primaju poštu teretnim vozilom, a čitanje svega ovoga nemoguće je. Većina stručnjaka pregledava temu i početni odjeljak e-pošte, zaslužujući daljnji pogled samo ako ih smatraju korisnim i relevantnim.
Zato ne čekajte do posljednjeg stavka kako biste naveli svoju svrhu. Vjerojatno su čitatelji odustali prije nego što dođu do tog odjeljka. To je i razlog zašto su tako postojani i sažeti. Osnovne informacije su važne, ali molim vas, budite kratki. Dođite na stvar što prije.
Upotrijebite bodove s točkom ako vaša e-pošta sadrži puno činjeničnih podataka ili podataka. Lakše je to proći.
Označite relevantna područja . Čitanje kroz ove odjeljke mora reći čitatelju što želite.
Ne budi nejasan. Jasno navedite što treba učiniti. Iako nije strogo moguće napomenuti uvjete u prijavama za posao ili zahtjevima za dodjelu bespovratnih sredstava, podsjetite čitatelja za što pišete.
Vaša e-adresa mora biti istodobno kratka i kratka. Čini se kao visok nalog? Nikako.
- Samo napravite popis točaka koje će se uključiti u poštu.
- Pogledajte popis kako biste provjerili uključujete li sve točke.
- Provjerite urednost. Izbrišite suvišne podatke.
- Provjerite ne nalazi li se e-pošta na stranicama. Ako je potrebno, u privitku navedite prateće informacije (o tome više kasnije u ovom postu)
- Pripazite da za vašu e-poštu ne bude potrebno pratiti bitove i podatke u kasnijoj pošti. Pokušajte učiniti da pošta bude potpuna korespondencija sama po sebi.
Uvijek pažljivo otvorite i zatvorite poštu. Nakon zaključka, zatvorite poštu s „ Srdačan pozdrav “, ili „ Hvala i pozdravi “, ili s uobičajenim „ S poštovanjem “, nakon čega slijedi vaše ime. Ako je moguće, dodajte svoj potpis prije imena.
Jednom kada sastavni dio završi, mažite se leđima! J
Završili ste s teškim dijelom. Ono što ostaje sada je revizija i uređivanje te davanje dodatnih informacija.
-
Koristite pristojan jezik i budite točni
Sjećate se "cs" sažetosti i ljubaznosti? Formalna komunikacija mora biti uljudna i bezlična.
" Želimo vas obavijestiti da je posljednji datum prijava 20. listopada 2015. Molimo, pošaljite svoje unose u tom roku. "Ne zvuči pristojno i jasno? Također se navodi radnja koja je potrebno poduzeti u određenom roku.
Napravite grubu skicu svoje e-pošte i pročitajte je stavljajući se u položaj primatelja. Zvučite uljudno i uljudno? Dajete li sve potrebne detalje? Je li vaša poruka poanta? Zvučiš li iskreno? (Crveno upozorenje! Nezahvalnost je u redu s prijateljima, a ne u profesionalnom scenariju, posebno kada šaljete e-poštu nekome koga ne znate kao osobu). Zato bolje potražite nekoliko savjeta za pisanje e-pošte prije nego što započnete pisati bilo koji mail.
Pročitajte i pregledajte svoju poštu radi mogućih gramatičkih i pravopisnih pogrešaka i propusta u podacima. Ako je moguće, nazovite treću osobu za čitanje i dajte povratne informacije. Objektivno oko često može ukazivati na ono što vi kao upletena strana niste mogli vidjeti.
-
Pružanje kopija
U slučaju da vaš e-mail zahtijeva koordinaciju ili odobrenje od drugih odjela ili službenika, ne zaboravite im označiti kopiju (cc). Pošaljite i praznu kopiju (bcc) za buduću upotrebu.
Budite oprezni, međutim, ne bacajte kopije na nepovezane ljude. To se najvjerojatnije događa kada odgovaramo na grupne mailove; često pritisnemo gumb "odgovori svi", umjesto da odgovaramo isključivo pošiljatelju.
U ovom dobu preopterećenosti informacijama, posljednja stvar koju profesionalac želi imati je pretrpan pretinac pristigle pošte s puno nepovezanih kopija pošte koje su mu označene. J
-
Dodavanje privitaka
Ako šaljete molbu za posao ili informativnu poštu, uz poštu morate priložiti relevantne dokumente. Pošta bez odgovarajućeg priloga je poput omotnice bez pisma!
Puno vremena se izgubi kada mailovi dolaze bez privitaka. Prijemnik je ili odložen s zastarom ili mora vratiti zahtjev tražeći slanje potrebnih podataka. Tada pošiljatelj šalje drugu poštu s istom.
Dakle, sada ste svi pripremljeni i sjednite za pisanje. Dopustite da revidiramo format za vašu spremnu referencu :
- Za: ID pošte primatelja
- From: ID pošiljatelja e-pošte
- Cc: (Kopiraj u)
- Predmet pošte
- Pozdrav
- Tijelo dopisa
- zatvaranje
- Pošiljateljev potpis i / ili ime
Ovo je grub format; možete improvizirati dok se upoznajete s postupkom.
Prije završetka postupka, dopustite mi da još jednom prođem kroz specifikacije:
- Koristite kratku, opisnu liniju predmeta
- Pozdravite primatelja s "Poštovani gospodine / gospođice …" ili "Bok, ……"
- Budite precizni i precizni
- Ne koristite ležeran jezik, budite formalni
- Zatvorite pravilno sa svojim inicijalama / imenom / potpisom
- Kopija zainteresiranih osoba
- Podrška s potrebnim prilozima
Dakle, sada kada ste dobili dovoljan broj ulazaka, nazovite (ili radije klikajte), momci! ?
Želim vam svu sreću!
Povezani sudionici: -
Obuka za marketing putem e-pošte
Izgradite snažnu ciljanu bazu podataka e-pošte