Započet ćemo s fantazijom …

Veliki šef pozvao vas je da objavite stanku za ručak i čekate da napadnete sljedeći izazov koji vam baci. Osigurajte se nestrpljivom dablju, jer vaš šef gricne prema vama i kaže: "Pozdrav, ABC, bio si izuzetno dobar na današnjem sastanku internog tima. Želim da vodite prezentaciju tima na sljedećem tromjesečnom sastanku. Slobodno koristite PowerPoint dok ste kod njega. Želim vidjeti prvi nacrt sljedeći tjedan. Znam da ste spremni za to. Sretno!"

Lupkaš se i tiho vičeš: "YESSSS!" Velika je šansa da te primijete nadređeni izvan svog tima. Ti si to rock!

Err, vratimo se stvarnosti!

Znate li da nevjerojatno velik broj ljudi pogriješi s prezentacijom, pogotovo kada koriste PowerPoint? To je gotovo kao da budu lijeni ili samozadovoljni i očekuju da će alat obaviti sav svoj posao. Hah!

Nemoj pogriješiti; Microsoft PowerPoint nevjerojatno je svestran alat. Ali možda je njegova najveća snaga raditi ono što mu dopuštate i preskočiti ono što ne želite. Na vama je samo da upotrebite snagu u svojim rukama da vaše prezentacije budu oštre i učinkovite. Ali nemojte se buniti. Pomoću ovdje prikazanih jednostavnih savjeta znat ćete što trebate prilagoditi svojoj prezentaciji i PowerPointu, tako da ćete cijeli pobjednik postati!

4 savjeta za učinkovitu prezentaciju sustava Microsoft PowerPoint:

  1. Zadržite fokus na svojoj poruci

Nevjerovatno je koliko ljudi započinje pripremu prezentacije s ludom svađom unutar PowerPointa. Ne! Uvijek zapamtite da ste vi i poruka koju želite prenijeti od najveće važnosti, a ne vaša stručnost s alatom. Na taj način najprije stvorite čvrsti kontura svoje fine Powerpoint prezentacije na papiru, ulijevajući u sebe sve svoje kreativne, analitičke i marketinške vještine. Nakon što vam je jasna poruka koju želite prenijeti svojoj publici, PowerPoint vam može pomoći da prilagodite ostatak.

Kako vam PowerPoint može pomoći:

Na papiru napravite svoj prvi nacrt. Koliko slajdova otprilike vidite? U najmanju ruku, trebali biste imati:

  • Uvod (sebi i temi).
  • Dijapozitivi koji prenose glavnu poruku.
  • Zaglavlja / prijelomi odjeljaka, uvedeni najkasnije na svakih 6-7 dijapozitiva s porukama kako bi zadržali pažnju publike.
  • Nekoliko slajdova s ​​medijskim elementima poput slika, grafikona ili audio / videozapisa za razbijanje monotonije.
  • Slajd za pitanja (izborno).
  • Zatvaranje slajda, ponovno ponavljanje završnog poziva na akciju.

Nakon što postavite veliku sliku, postavite drugi nacrt u PowerPointu stvaranjem prazne prezentacije (Datoteka-> Novo- Prazan prikaz + gumb Stvori) i zaronite ravno u prikaz za razvrstavanje dijapozitiva (View-> Sorter slajdova). ). Ovo je prilično jednostavan prikaz s popisom sličica svih dijapozitiva. Pomoću toga stvorite željeni broj slajdova kako slijedi.

  • Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u ovom prikazu i odaberite Novi dijapozitiv. Ovo će stvoriti novi slajd sa zadanim izgledom. ILI,
  • Kopirajte i zalijepite (unaprijed dizajnirani) slajd nekoliko puta kako biste kopirali njegov izgled.

Za svaki slajd postavite njegov "izgled" (Početna-> Izgled), prema dizajnu papira. Ovim se odlučuje o cjelokupnom sastavu dijapozitiva - broju elemenata / odjeljaka unutar dijapozitiva, smještanju svakog elementa, naslovu ako je potrebno itd. PowerPoint dolazi s najmanje 9 ugrađenih izgleda kako bi odgovarali većini potreba. Popularni izgled uključuje naslov (za dramatičan dijapozitiv za otvaranje), naslov i sadržaj (za sljedeće slajdove) i zaglavlje odjeljka (za odlomke odjeljaka u vašoj PowerPoint prezentaciji).

Vaša je prezentacija sada spremna za pravi sadržaj. Možete se opustiti znajući da lako možete promijeniti bilo koji od gore navedenih atributa u bilo kojem trenutku. Ali brzo opisujući ovaj grubi nacrt (gornji koraci bi vam trebali oduzeti manje od 5 minuta), trošite minimalno vrijeme na učinkovit način maksimalno povećavajući vašu upotrebu alata PowerPoint!

  1. Neka bude vizualno čist

To znači da je vaša PowerPoint prezentacija jednostavna na oku, tako da vaša publika ne razvija upaljene oči ili se ne mora prisiliti da skrene na pola puta kroz svoju izvanrednu prezentaciju. Ako ispunite svoje slajdove sadržajem, zabilježite sljedeće.

Kako vam PowerPoint može pomoći:

  • Za glatki vizualni tok koristite dosljedan dizajn pozadine na svim svojim dijapozitivima. PowerPoint to olakšava kroz Dizajn-> Teme . Bez teme biste ručno trebali urediti elemente dizajna svakog slajda. Ali tema dolazi kao "predložak dizajna" s unaprijed definiranim postavkama za boju pozadine / oblike / grafiku, izgled, set fontova (za naslov, tekst tijela, zaglavlje itd.), Efekte i pozadinske stilove. Nakon što odaberete temu na bilo kojem slajdu, to utječe na sve slajdove. To uključuje sve prilagodbe koje napravite na izvornoj temi.
  • Odaberite dobru veličinu teksta za sav tekst. Kad stojite sprijeda na postolju, klizač vam može izgledati dobro i jasno. Ali kad sjediš straga, ne toliko. Stoga testirajte veličinu fonta iz daljine (poput korištenja veličine fonta od 2 cm za udaljenost od 10 stopa, veličine 4 cm za udaljenost od 20 stopa itd.). Druga preporuka je upotreba Sans Serif (non-loopy) fontova poput Arial, Geneva ili Helvetica, preko Serif fontova poput Times New Roman ili Courier. To smanjuje zamagljivanje, tako da vaš tekst ostaje čitljiv čak i na daljinu.
  • Koristite mudre bodove mudro. Postoje neki koji ih psuju, a neki ih vole baciti. Ako ih odlučite koristiti, studiozno izbjegavajte omotavanje teksta rečenicama koje rađaju više redaka. Ovo je manje privlačno i više zbunjujuće. Umjesto toga, budite kratke i jednostavne rečenice, tako da poruka dođe bez nepotrebnih dodataka.

Na primjer,

  • "Napravite PowerPoint prezentaciju koja vizualno privlači publiku, koristeći uravnoteženi spoj dizajna i medijskih elemenata".

To se može skratiti na -

  • "Stvorite PPT s vizualnom privlačnošću".

Napomena: Ako sadržaj slajda namjerno budete kratki, nećete moći sažaljivo ovisiti o svojim poručenim dijapozitivima. Ali, to je dobra vijest. PowerPoint prezentacija koja se može odvijati sama bez vašeg sudjelovanja traži prezentaciju samoubojstvo! Umjesto toga, svjesno pripremite sadržaj slajda kako biste od njega trebali proaktivno sudjelovati tijekom održavanja prezentacije i pojasniti tanke detalje svojoj publici. VOZITE emisiju, a ne PowerPoint.

Neka vaša grafika govori više od tisuću riječi - što znači da su moćno učinkoviti u pakiranju udaraca! Istina o grafici je da ih svi volimo: slike, isječak, grafikoni, grafikoni i njihova puno. Oni trenutno čine vaš PowerPoint prezentaciju privlačnijom i manje dosadnom. Ali ako ih dodate u višku, riskirate ili preplaviti svoju publiku ili prodati svoj sadržaj (poruku). Dakle, odaberite pravi balans koristeći manje, ali smislenije grafike.

Neka grafikoni i grafikoni budu čisti. Da, opet je tu posao, čisto. To možete provesti na sljedeći način:

  • Upotrijebite naljepnice prilagođene laicima da biste objasnili elemente svog grafikona / grafikona. Izbjegavajte upotrebu brojeva, posebnih znakova i tehničkog žargona; Za razumijevanje grafikona ili grafikona već je potrebno više snaga mozga nego slike.
  • Dodajte dodatni tekst da biste eksplicitno snimili istaknute dijelove grafikona / grafikona, tako da je to očito publici. Na primjer, ako prikazujete prodajni grafikon po regijama, preporučujemo da dodate tekst kako biste istaknuli gornju / donju regiju i usporedbu s prošlom godinom. Te se brojke mogu implicitno uhvatiti u grafikonu; ali dodavanjem tekstualnih oznaka koje eksplicitno ističu ove informacije, osiguravate da publika primijeti i zapamti ove važne informacije.

Napomena: Složeni analitički grafikoni mogu vam izgledati inteligentnije, ali to ostavlja publiku glupostima i smanjuje učinkovitost prezentacije PowerPointa. Umjesto toga, držite svoje grafikone i grafikone prilično jednostavnim da im ne treba doktorat statistike da bi ih dekodirali. Najnovije verzije programa PowerPoint isporučuju se unaprijed s najmanje jedanaest vrsta grafikona (poput bar-grafikona, stupca-grafikona, pie-shema itd.) Koje se mogu lako uključiti u vašu prezentaciju uz samo nekoliko klikova mišem i umetanje podataka. Ako koristite više od 5 minuta umetanja grafikona u svoju PowerPoint prezentaciju, uzmite u obzir da je to komplicirano i nije vrijedno pozornosti vaše publike.

Za privlačenje dodatne pozornosti koristite boje visokog kontrasta. PowerPoint je pomoću tema već osigurao da su pozadinske boje slajda adekvatno kontrastne bojama teksta / linija za maksimalnu vidljivost (poput korištenja teksta tamne boje na svijetlim pozadinama ili obrnuto). Ali u PowerPoint prezentaciji možda imate 1-2 dijapozitiva koji zaslužuju dodatnu pažnju pa ih želite drugačije istaknuti. Boje visokog kontrasta omogućuju vam to lako (poput zelene / žute, plave / crvene, crne / bijele itd.). Ali koristite ovo oprezno, jer previše kontrasta u boji može publici ostaviti glavobolju!

Preporučeni tečajevi

  • Trening za mrežno certificiranje u Mac Excel-u 2011
  • Outlook 2010 trening
  • Ispunite Mac Outlook 2011 tečaj

  1. Zategnite svoju PowerPoint prezentaciju

U redu, onda ste postavili svoje slajdove i ispunili ih relevantnim sadržajem. Također ste osigurali da pažnja publike ostane zakopčana na vašim značajnim dijapozitivima poboljšavajući njihovu vizualnu privlačnost. Spremni ste za isporuku svoje sjajne PowerPoint prezentacije. Ili možda ne samo još.

Jedan savjeti za zaštitu od budala koji jamče bolju kvalitetu PowerPoint prezentacija svaki put je da "pooštrite" svoju PowerPoint prezentaciju, gdje svaki pojedinačni slajd donosi nevjerojatan udarac.

  • Možete li smanjiti sadržaj na svojim slajdovima? Učinite točke označene kraćim, a tekst pametnijim?
  • Možete li smanjiti ukupni broj slajdova? Ili zamijenite slajd ili dva s uvjerljivom grafikom?
  • Možete li pojednostaviti animacije ili prijelaze (dostupne putem kartica Animations & Transitions) korištene nakon svakog dijapozitiva tako da prezentacija teče bez previše ometanja? (Ponekad je pozornost publike preusmjerena na ove prijelaze nego na stvarni sadržaj slajda!)
  • Ako koristite vanjske (mrežne rekvizite) poput videozapisa s drugih web lokacija koji će se reproducirati tijekom prezentacije, možete li ih uključiti u svoju prezentaciju radi glatkog protoka? Ovdje možete istražiti LiveWeb, alat za integraciju koji vanjske web videozapise ubacuje u prezentaciju na tvrdom disku.
  • Na kraju, blagoslovite svoju prezentaciju jedinstvenim brendom - VAS. Koji će pečat zaštitnog znaka klasificirati ovu prezentaciju kao vašu? Svijetle boje? Izravan, ali oštar sadržaj? Spiffy audio-vizuala? Označite svoju prezentaciju svojom prisutnošću robne marke!

  1. Zategnite isporuku

Dan je veliki, a uz gornje savjete spremna vam je zadivljenost svojom fenomenalnom prezentacijom. Pa, gotovo. Postoji nekoliko sitnih savjeta koje morate uputiti u praksi, u zadnjem trenutku. Evo ih:

  • Poštujte vrijeme. Bez obzira koliko fantastična bila vaša priprema prezentacije, isključit ćete svoju publiku ako budete spremni za vrijeme. Upravljajte svojim vremenom mudro. Započnite, prekinite i završite na točki sata.
  • Provedite reviju prije nego što se predstavite živoj publici. To znači da jednostavno izvodite prezentaciju u stvarnoj sobi u kojoj ćete je predavati. To vam omogućava da rano uhvatite potencijalne propuste (poput promjene u rezoluciji projektora, neusklađenosti boja, kvarovi diska itd.) I riješite ih prije konačne isporuke.
  • Ako se predstavljate sa prijenosnog računala, isključite čuvar zaslona. Posljednje što trebate je da taj gorući screensaver vatra sprži prezentaciju na pola puta!

Kako vam PowerPoint može pomoći:

Ako spajate na projektor,

  • Naoružajte se pokazivačem. To je više maštovito nego da hodate po zaslonu da prstom pokažete tekst. I, manje ometajuće!
  • Iskoristite PowerPointov “Presenter View”. To vam omogućuje da svoju prezentaciju stavite na dva prikaza:
  • Pogled publike, koji se igra na ekranu projektora. To će prikazivati ​​samo glavne prezentacijske prezentacije.
  • Vaš prikaz koji se reproducira na zaslonu prijenosnog računala / računala. To će pokazati detalje, uključujući vaše bilješke, popis za poredanje dijapozitiva (za brzo preskakanje više dijapozitiva) i glavni dijapozitiv.
  • Presenter's View možete omogućiti provjerom gumba "SlideShow-> Use Presenter View" (dostupno u verzijama 2010 i novijima).

Konačno, znate li koji su najveći ljubitelji amaterskih prezentacija? Predstavljaju se na zidu, ili na ekranu projektora, na podijumu ili na njihovim cipelama … i vi ćete dobiti sloj! Gledajte svoju publiku hrabro u oči i predstavite im svoj sadržaj s povjerenjem. Angažirajte ih tijekom prezentacije pitanjima, šalama, pričama, osobnim anegdotama itd. To možda neće biti dio vaše palube, ali potaknut će publiku da odgovori na vašu karizmu i više sudjeluje u prezentaciji. Tek tada uspješno isporučujete nevjerojatno učinkovitu prezentaciju, sa ili bez PowerPointa. Sada ćete to doista rock!

Kategorija:

Excel savjeti