Prijedlog projekta u odnosu na povelju projekta - Nadam se da ću u ovom članku zaokružiti dokumentacijski okvir za projekt i koliko je važno znati razliku između mnogih dokumenata koji izlaze iz i iz projekta, između članova tima ili dionika.

Kao što naslov govori, ovaj članak ima za cilj uklanjanje tame dalje od pojedinačnih dokumenata, Povelje projekta i Prijedloga projekta. Iako vrlo slična, ova dva ključna dokumenta imaju vrlo različita stajališta u okviru nekog projekta, a njegovi postupci i njihove svrhe također su različiti.

Krenimo u svijet fenomenalnog upravljanja projektima i stvorimo sustavne postupke kako bismo osigurali nesmetano funkcioniranje prema postizanju poslovnih i poslovnih ciljeva.

Prijedlog projekta i Infographics povelje projekta

Dokumenti za projekte

Dobro dokumentirani projekt je projekt koji se sustavno usmjerava i usmjerava u smjeru u kojem je trebao krenuti, s ciljem postizanja ciljeva i ciljeva tvrtke.

Ako postoje dokumentacije koje su posebno dizajnirane za projekt, najvišem rukovodstvu postaje vrlo lako manevrirati projektom, te točno provjeriti i usporediti postupak.

U svrhu upravljanja ovim zadacima i ravnomjerno praćenje projekta, kad se promjena provede, prilaze nam dokumenti koji će ih moći pretvoriti u smjernice ili studije slučaja. U osnovi je 9 važnih dokumenata koje treba koristiti u projektu. Oni su kako slijedi:

  1. Prijedlog projekta - Započinje projekt je prijedlog projekta, koji je sveobuhvatan i uvjerljiv, a detalji unutar ovog dokumenta opravdavaju ulaganja koja su potrebna kako bi se nastavilo s projektom.
  2. Povelja o projektu - Ovo je mandat koji voditelj projekta pretvara u stvarni posao.
  3. Plan upravljanja projektima - Ovo obuhvaća sve potrebne detalje o čitavom projektu, što voditelju projekta olakšava pregled faza i planova.
  4. Dnevnik akcije - Ovo je poput liste obveza za sve članove tima za njihove različite zadatke u određene dane.
  5. Registar rizika - Slično Akcijskom dnevniku, ovo je mjera rizika, obuhvaćajući sve rizike kojima je projekt podvrgnut.
  6. Izvješća o statusu - Ovo je zbirka izvještaja koja vam točno govori gdje se projekt nalazi u trenutnom trenutku i koliko ih još preostaje za postizanje cilja projekta.
  7. Proračun - dokument s brojevima koji sadrži sve račune proračunskog proračuna za projekt. S financijske strane, ovaj dokument sadrži sve važne brojke.
  8. Pregled naučenih lekcija - Ovdje se mogu uključiti lekcije naučene tijekom vremena kako bi se te lekcije mogle provesti u daljnjim fazama projekta ili drugim projektima unutar organizacije.

Svrha dokumenta za Projekte

Uvijek mrzimo dokumentirati sve što radimo jer je upravo toliko teksta napisano, pokriveno i pročitano. To nas čini nezgodnim da poduzimamo i upravljamo projektima koji nam dolaze.

Uz toliko teksta i analiza, grafikona i grafikona koji rade rundi, održavanje dokumenata je riješilo to pitanje, a rukovoditeljima projekata lako je održati sposobnost traženja projekta.

Iskusni voditelji projekata osiguravaju da njihovi projekti imaju standardne predloške za pohranu dokumenata. Uspješni predloški projekata mogu se povremeno upotrijebiti na osnovi projekta u projekt.

Pomoću predložaka, menadžeri se mogu vrlo dobro usredotočiti na svoju osnovnu odgovornost upravljanja cijelim projektom, a ne prepuštati se papirologiji i teškim prikupljanju podataka i segregaciji.

U svakoj od sljedećih faza možete pronaći dokumentaciju kao središnji dio projekta koji ide ruku pod ruku s komunikacijskim elementom projekta:

  1. Inicijacija - izvještaj o izvedivosti, prijedlog projekta, povelja o projektu
  2. Planiranje - specifikacija zahtjeva, projektni dokument, plan upravljanja projektom
  3. Izvršenje - dnevnik akcija, dnevnik izdavanja, izvješća o stanju
  4. Kontrola - testni dokument, upravljanje promjenama
  5. Zatvaranje - tehnički dokument, funkcijski dokument, pregled naučenih lekcija, dokument primopredaje

Sa svim osnovama jasnim i svrhom dokumentacije koja je pred vama, sada možete ući u detalje koji nam govore što su točno projektna povelja i prijedlog projekta te što ih razdvaja.

Što je projektna povelja?

Povelja o projektu, poznata kao dokument o definiranju projekta ili referenca za dokument vlasti, izjava je u kojoj se jasno navode opseg, ciljevi, ciljevi i timovi koji su uključeni u projekt.

Iako ocrtava ciljeve projekta, povelja o projektu pruža sljedeće glavne funkcije:

  • Preliminarno razgraničenje uloga i odgovornosti koje svaki pojedinac ima tijekom postupaka na projektu
  • Identifikacija primarnih dionika ili vlasnika projekata i pokrovitelja projekata
  • Prepoznavanje dužnosti i uloga preuzetih od voditelja projekta

Povelja o projektu najčešće je kratki dokument koji se koristi u svrhu preispitivanja dužnosti koje trebaju biti označene za različite uloge unutar područja projekta. Oni su izvodi detaljnih dokumenata, poput prijedloga projekta. Pravilno se smatra standardnom najboljom praksom u industriji.

Osim razgraničenja uloga i odgovornosti pojedinog projekta, projektna povelja je referentni dokument za sljedeće svrhe:

  • Svrha ili razlozi za poduzimanje projekta
  • Problem koji se želi riješiti
  • Ciljevi koje projekt ima za cilj ostvariti
  • Ograničenja projekta
  • Načini i sredstva za postizanje rješenja
  • Identiteti tima i projektnih dionika
  • Stavke koje su u djelokrugu i izvan dosega
  • Procjena rizika na projektu
  • Prednosti koje će projekt donijeti
  • Pregled proračuna na visokoj razini

Ove su svrhe detaljne sastavnice projektne povelje i mogu imati sve ili nekoliko ovih elemenata. Povelja o projektu ostaje glavni i središnji dokument tijekom cijelog životnog ciklusa projekta, a ulaže određenu razinu utjecaja i snage na voditelja projekta, koji je vlasnik ovog dokumenta.

Povelja projekta rijetko se mijenja i treba je pregledavati u čestim intervalima od strane voditelja projekta kako bi se utvrdilo slijedi li se cilj i postoji li trenutno odstupanje od plana.

Povelja o projektu izrađuje se nakon što je prijedlog projekta odobren i neposredno prije definiranja opsega projekta. Slijedi prirodni redoslijed odobrenja i hijerarhija odobrenja proračuna.

Učinkovita povelja projekta je ona koja se uklapa na jednu stranicu veličine A3, radi izvedivosti i lakog razumijevanja i sljedivosti. Druge projektne povelje mogu se izraditi i na dokumentima za obradu teksta.

Dakle, ako želite znati kako bi projekt izgledao s visoke razine ili iz zraka, možete pogledati projektnu povelju.

Što je projektni prijedlog?

Tehnički prijedlog ili projektni prijedlog vrlo je uvjerljiv dokument koji ima za cilj uvjeriti skupinu dionika, vrhunsko rukovodeće osoblje i investitore u vjerojatnost da će projekt riješiti postavljeno pitanje.

Ovo je opet jednostavan, ali detaljan dokument koji u sebi ima sljedeće ciljeve:

  • Identificira posao koji treba obaviti
  • Objašnjava uzrok projekta i ono što ima za cilj riješiti
  • Uvjerava i uvjerava čitatelje da je tim spreman za projekt i da ga je sposoban dovesti do njegovog uspješnog završetka
  • Objašnjava plan upravljanja i koliko je sofisticiran
  • Osigurava ploči dostupnosti resursa koji su upotrijebljeni za završetak projekta u zadanom proračunu i određeno vrijeme

Savjet br. 1 : Da biste sve ovo učinili i mogli iznijeti svoje stajalište ispred panela, potrebno je osigurati da prijedlog dobije ocjenu 10 na 10 s obzirom na njegov izgled.

Profesionalci u panelu trebaju biti uključeni u povjerenje u potrebu projekta i potreban im je dovoljno dobar razlog da svoj novac ulože u njega. Profesionalni ton treba održavati u svakom trenutku i dokument mora biti lako dostupan.

Savjet br. 2 : Osim izgleda, drugi najvažniji element prijedloga projekta je njegova ideja. Snažan prijedlog je detaljno sustavno opisan i ima jasan plan djelovanja koji će nadgledati projekt.

Što je vaš prijedlog tehnički zvučan, to je bolja organizacija. Izrada sigurnosnih kopija podataka i sadržaja s činjenicama i brojkama može vam pomoći povećati prijedlog.

Projekt mora biti usklađen s ciljevima koje je organizacija postavila kako bi se u potpunosti udovoljilo njezinim potrebama. Rješavanje problema izvan borbe iz smjera u kojem je tvrtka, može biti potpuno besmisleno.

Što trebate uključiti u prijedlog projekta

Za razliku od projektne povelje, koja je ekstrakt uglavnom projektnog prijedloga ili izjave o radu, prijedlog projekta je vrlo detaljan dokument, koji ne ostavlja verbositet. Format se obično sastoji od izgleda i tipografije, što podrazumijeva.

Izgled iz jedne perspektive mora uključivati ​​upotrebu grafičkih ilustracija. To mogu biti bilo koji od sljedećih elemenata:

  • grafovi
  • Karte
  • fotografije
  • crteži
  • dijagrami

Te su ilustracije zapravo činjenice i brojke prikupljene na mnogo sastavljiviji i razumljiviji način. Opis svake ilustracije treba biti u osnovi i sadržavati važne nijanse koje slika prikazuje. To će olakšati čitanje i trebalo bi potaknuti ploču da vjeruje da je projekt na kraju krajeva, vrlo dobro osmišljen.

Upotreba tablica također može povećati čitljivost i jasnoću u tekstu i usmjeriti čitatelja na brzo donošenje informirane i jasne odluke.

Tipografija bi uključivala redovne naslove i trebala bi održavati dobar protok sadržaja. Propušteni sadržaj neće služiti svrsi projekta i može dovesti do odbijanja ili ponovnog predlaganja projektnog prijedloga.

Razlika između povelje projekta i prijedloga projekta (300)

Nakon što se prijedlog projekta sankcionira i odobri, kaže se da je projekt službeni i može se započeti odmah, ili kako je propisano u prijedlogu. Tada se vrši upravljanje projektom i izrađuje se povelja o projektu.

Sljedeća tablica sadrži uloge projektne povelje u odnosu na prijedlog projekta. Imajte na umu da ovaj popis nije iscrpan i da može imati mnogo više svojstava koja su nabrojena iz gore navedenih objašnjenja:

Točke za pamćenje

  • Dokumentacija je ključni aspekt bilo kojeg projekta, bilo tehničkog ili bilo kojeg drugog sektora, i treba ga se pridržavati u svrhu administracije i statusa projekta.
  • Svaka faza ili faza projekta provodi se barem jedan dio dokumentacije.
  • Učinkoviti i iskusni menadžeri drže predloge sa sobom kako bi ih mogli koristiti u različitim projektima. Predlošci uspješnog projekta mogu se koristiti u trenutnom projektu za povećanje učinkovitosti i povjerenja u procese.
  • Zapravo postoji 9 osnovnih projektnih dokumenata koji moraju biti dio projekta radi nesmetanog funkcioniranja i sljedivosti.
  • Verbosity bi trebao biti ograničen u projektnim dokumentima, jer bi se oni trebali usmjeriti i većinom koristiti u svrhu ažuriranja ili bilježenja događaja i rezultata.
  • Povelja projekta i prijedlog projekta različiti su dokumenti koji se koriste u životnom ciklusu projekta i trebaju biti dio projekta. Ulaze u kategoriju glavnih dokumenata.
  • Povelja o projektu ne može biti sankcionirana prije nego što odobrenje za projekt stigne.
  • Proračunavanje treba biti dio oba dokumenta jer je to ključni pokretački faktor poslovne ideje prema projektu.

Nadam se da ste sada spremni za rad sa svojim znanjem o dokumentima i, posebno, s korištenjem povelje i prijedloga projekta. Nastavite gledati kroz ovaj prostor radi daljnjih pozornosti o upravljanju projektima i produktivnosti.

Preporučeni članci

  1. Saznajte uzbudljive besplatne funkcije programa Excel - grafikoni i grafikoni
  2. Pitanja o intervjuu za upravljanje projektima
  3. Tehnike upravljanja projektima

Kategorija:

Razvoj poduzetništva