Intranetne mogućnosti komunikacije zaposlenika

„Tvrtke intranete trebale bi graditi pomoću snažnih internih komunikacijskih programa. Postizanje intraneta je oko 60 posto komunikacije, 40 posto tehnologije. "Bob Cohen,

Intranet je poput kišobrana pod kojim se mogu dobiti sve potrebne informacije koje se odnose na tvrtku i svakodnevni rad. Poznat je kao komunikacijska platforma na kojoj ćemo dobiti nadzornu ploču koja prikazuje 360 ​​stupnjeva oko aktivnosti tvrtke. Upravo je to privatna sigurna mrežna mreža u kojoj zaposlenici mogu generirati sadržaj, uključiti se u određene komunikacijske procese, djelovati kao tim, izvršavati zadatke i događaje i izgraditi organizacijsku kulturu.

Poznat je kao tvrtka home-platform, na kojoj se timovi okupljaju, grade ključni repertoar, multi-učinkovit komunikacijski uređaj i još mnogo toga. Poput interne interne komunikacijske mreže, intranet je više od količine svojih dijelova.

Intranet je sve na jednom mjestu. Intranet dizajn bi trebao biti razmjeran potrebama zaposlenika i sudjelovanju. To je zajednička platforma koja pomaže u komunikaciji (dvosmjerna), timskom radu, upravljanju znanjem, razvoju i dijeljenju sadržaja, društvenim mrežama, uključivanju zaposlenika i zakazivanju.

Svaka tvrtka u razvoju može imati koristi od intraneta. Sljedećih deset pitanja zapravo bi djelovalo kao kontrolne točke koje ispravljaju bilo koji problem i pomažu u pravilnoj implementaciji intraneta.

Slika 1: Točke popisa intranet dizajna

Moramo se duboko ukopati u različite značajke intraneta.

  1. Intranet je srž komunikacije

Tri načina na koji pomaže organizaciji -

  1. Komunikacije odozgo prema dolje, a to je samo komunikacija rukovodstva i zaposlenika
  2. Povratne informacije zaposlenika ili komunikacija zaposlenika i rukovodstva
  3. Timska rasprava u obliku komunikacije između zaposlenika i zaposlenika

Sada, kratko osvjetljenje ovoga razjasnit će cijelu stvar.

  • Intranet ukida osnovne probleme s e-poštom

Sve vrste problema s e-poštom mogu se jednostavno riješiti dobro dizajniranim intranetom kada zaboravite da nekoga zadržite u petlji važne pošte ili kad ste zanemarili ključno ažuriranje jer je e-pošta izgubljena u nizu poruka ili kada ste zaglavili. u popisima svih odgovora. Intranet se povezuje s ljudima na različite načine i usmjerava obje trenutne komunikacije. Na istom pijedestalu lako se može održati mnoštvo stvari: razgovarati s kolegama, graditi zajednice o različitim temama, objavljivati ​​najave o različitim stvarima vezanim za tvrtku, pisati blogove, prenositi članke i izrađivati ​​nadzornu ploču znanja koja se odnose na postupke u tvrtki.

Neke interne statistike komunikacija date su u nastavku:

  1. Otvoreno je samo 48% e-poruka u vezi s poslanom internom komunikacijom
  2. I otprilike samo 23% tih komunikacija je zapravo otvoreno

Dakle, jasno je da veliki dio komunikacije tvrtki zapravo nije otvoren. Da bi svi ciljani primatelji otvorili komunikaciju, samo slanje e-pošte očito nije dobra ideja.

  • Intranet pomaže pri prikupljanju povratnih informacija zaposlenika

Angažiranje zaposlenika ocjenjuje se odgovarajućim povratnim informacijama zaposlenika. Jednostavno možete kvantificirati zadovoljstvo zaposlenika, pratiti nedostatke u poboljšanju zaposlenika i neka pitanja koja bi imala izravan utjecaj na promet zaposlenika.

Ankete o povratnim informacijama o angažmanu zaposlenika izvrsno su provesti ako ih se ne odredi u različitim odjelima; u većini slučajeva ankete provode alat treće strane. Naprotiv, ako se ova istraživanja rade pomoću ugrađenog alata koji se nalazi u intranetu, lako se mogu pronaći ispravni podaci koji se nalaze na poslužitelju tvrtke i dijele među različitim odjelima i timovima radi poboljšanja produktivnosti. Također, zaposlenici svih ljudi bili bi svjesni ovog alata, jer su u interakciji s njim svakodnevno. To bi u konačnici povećalo komunikaciju na radnom mjestu, a samim tim i zadovoljstvo zaposlenika.

Sl. 2. Postotak zaposlenika koji prihvaća komunikacijski proces

Pesimizam na radnom mjestu nastaje zbog ispod tri komunikacijska razloga:

  1. Uprava nije pravilno usmjerila zaposlenike prema zajedničkoj svrsi za 38%
  2. Ukupno slaba komunikacija za 14%
  3. Redovne promjene o 12% nisu dobro informirane

  1. Intranet surađuje

Radi ispravne komunikacije i rezultata zaposlenika, vrlo je potrebna zajednička platforma na kojoj će se svi zaposlenici okupiti u zajedničku stvar. Češće nego ne, ista bi poruka postala drugačija kada se svi ne pravilno sinkroniziraju. To bi bilo nesigurno da treba postojati centralizirano mjesto s kojeg bi ljudi trebali prikupljati sadržaj i povezivati ​​se s drugim.

  • Intranet stvara platformu na kojoj svi mogu međusobno komunicirati i obaviti neke stvari

U većini slučajeva možete pronaći intranet koji je opremljen za povezivanje s kolegama preko neke stranice tima ili stranice projekta. Zaposlenici mogu surađivati ​​i dijeliti sadržaj od obostranog interesa. Možete stvoriti stranice za host predmeta:

  • Projekti
  • timovi
  • Vanjski portali o kupcima
  • Banke znanja
  • Za indukciju radnika
  • Marketing kampanja
  • Uvođenje usluge ili proizvoda

Dakle, vaš bi intranet zapravo oblikovao vaše komunikacije, poslove i sadržaj na bilo koji način, prema onome za što težite da poboljšate komunikacije u tvrtki.

  • Upravljanje projektima i upravljanje zadacima pojednostavljeni su pomoću intraneta

Intranet pomaže u postavljanju i upravljanju projektima i zadacima na istom pijedestalu. To je platforma za brigu o sličnim drugim poslovnim aktivnostima. Intranet pomaže projektnom timu da dovrši projekt. U stvarnom vremenu lako se može provjeriti napredak, popraviti bilo koji problem bez poplave e-pošte i pratiti povezane rasprave kako biste stekli dublje razumijevanje o susretima i zalihama.

A upravljanje zadacima prati vaš napredak u radu, pomaže u raspodjeli zadataka drugima i osigurava savršeno izvršavanje zadataka povezanih s projektom. Jednostavno možete dijeliti datoteke i podatke u jednoj prostoriji bez da ih stavite u Dropbox ili u druge zajedničke rezerve.

  • Intranet služi internim dionicima

Kroz intranet se može kombinirati normalan proces i povezati rješenja između različitih odjela, uključujući HR, marketing, IT itd. Chat, forumi, otvorene staze za razgovor i izolirane poruke neki su od načina na koji pioniri pomažu drugima da riješe bilo koji problem. Ispod su neke usluge koje treba započeti:

  • Pošaljite različite dokumente politika organizacije
  • Izgradite banku znanja ili interni wiki
  • Najavite razne komunikacije u poduzeću ili odjelu
  • Dajte priliku za trenutni razgovor za brzo rješavanje problema
  • Emitirajte korak po korak videozapis

  1. Intranet djeluje kao alat za upravljanje znanjem

Razmislite samo o situaciji kada tražite važnu datoteku na nekoliko lokacija za koje mislite da ste ih zadržali: Dropbox, Google pogon, One Drive, Web lokaciju tvrtke ili svoj interni poslužitelj. I pretraživanjem na raznim lokacijama jednostavno se vrti glava i na kraju niste pronašli datoteku. Dakle, u takvoj situaciji, intranet vam može pomoći da uredno pohranite svoje važne dokumente.

  • Intranet uvijek omogućava integriranje vaših dokumenata

Upravljanje datotekama kao dio usluga upravljanja znanjem način je za prijenos vaše datoteke u intranetu u vaše najbolje prednosti. U oba slučaja kada izravno prenesemo datoteku ili stavimo poveznicu koja sadrži stvarni dokument koji je negdje smješten na sigurnom, pomažemo sebi i drugima da datoteku pronađu u budućnosti, a da na to ne gubimo vrijeme. Dokumente možete objediniti na način koji želite. Kad u nekim slučajevima niste sigurni gdje ste čuvali dokumente, jednostavno pretražite kako biste dobili željenu datoteku. Mnogo dokumenata sprema se u intranet:

  1. Može se izgraditi skladište znanja u koje se mogu staviti različiti dokumenti, npr. HR dokumenti na brodu, datoteka povezana s projektom itd.
  2. Možete jednostavno slati datoteke putem intraneta i putem chata; Također, razgovor se razgovara automatski arhivira kako bi nam pomogao da dobijemo povijest važnu za taj datum
  • Intranet povećava produktivnost

Uspjeh i neuspjeh bilo kojeg projekta ovisi više o pravilnom pohranjivanju podataka i datoteka. To ne samo da štedi vrijeme i time bi imalo izravan utjecaj na ROI, nego i smanjuje napetosti i frustracije. Na primjer, kada dajete posljednji dodir završetku projekta, budite sigurni da ćete odabrati pravi dokument za svog klijenta. U slučaju da nove datoteke stola ukrcate na brodove, lako možete poslati vezu na HR stranicu u kojoj se nalaze odgovarajući dokumenti za njih. Prema studiji McKinsey Global Institute, zapravo možete smanjiti vrijeme korišteno za pretraživanje bilo kojeg dokumenta za oko 35%, čime se oslobađa 6% vremena utrošenog na druge važne zadatke.

  • Intranet uvijek stvara bazu znanja u stvarnom vremenu

Pravi dizajn intraneta pomaže stvoriti bazu znanja za dokumentiranje rekordno pozicioniranih datoteka i dokumenata, na primjer:

  1. Politika i prakse
  2. Vrijednost materijala
  3. Vijesti i priče o uspjehu
  4. Važna pitanja
  5. Albumi zaposlenika
  6. Materijali za obuku
  7. HR priručnik
  8. Bilten
  9. Važne veze koje sadrže korisne alate i datoteke

A to nisu sve. Postoji još nekoliko stavki koje se učitavaju u sustave - pitanja postavljena na forumima, timske rasprave i ulaznice postavljene u službi pomoći. Sve to moglo bi se učitati u intranet i dodati u bazu znanja koja možete koristiti vrijeme nakon vremena za različite potrebe. Također, mogla bi postojati kartica s nazivom ideja koje pozivaju javne ideje. Ovaj bi alat zapravo pokrenuo ideju na raznim razinama.

  1. Intranet daje mogućnost društvenih mreža

Intranet uvijek pruža mogućnost virtualne povezanosti s vršnjacima iz različitih odjela, smanjujući na taj način prepreke i silose; zaposlenici se lako mogu povezati i dijeliti povratne informacije o temama od obostranog interesa i učiti. A ovo poboljšava komunikaciju i razmjenu znanja na razini poduzeća, različitim timovima i odjelima. Zaposlenici će upoznati ljude unutar i izvan svojih timova. Menadžeri mogu upoznati podređene, a to bi konačno narušilo konvenciju i zajedno oni mogli rasti, što bi imalo neizravni utjecaj na produktivnost.

  • Intranet gradi interne komunikacijske kanale

Bez čak i napuštanja stola, pozivanja ili slanja mailova zaposlenici se mogu međusobno povezati u obliku davanja povratnih informacija u tragovima diskusije o bilo kojoj određenoj temi. Stoga bi povezanost s geografski raširenim timovima potaknula timski rad.

  • Intranet pomaže u pronalaženju i poznavanju zaposlenika

Samo zato što se tim geografski širi ili netko radi od kuće, nemoguće je cijelo vrijeme pronaći i znati zaposlenike, čak i u slučajevima s kojima radimo fizički ili virtualno. U takvim slučajevima direktorij zaposlenika u intranetu zapravo nam pomaže da stupimo u kontakt s našim namjeravanim vršnjacima i može se izgraditi zajednica. Možemo upoznati vještine članova našeg tima, povijest rada i uspjehe. Stoga im možemo pomoći u rješavanju bilo kojeg pitanja ili savjetujemo drugima da ih slijede u skladu s takvim specifičnim potrebama. Morate motivirati svoje vršnjake slanjem čestitke na bilo kojem uspjehu projekta ili slanjem značke Hvala na dobro obavljenom poslu.

  • Kroz Intranet možete stvarati, dijeliti i objavljivati ​​bilo koji dobar sadržaj preko granica i odjela

Kroz intranet ljudi stvaraju sadržaj, dijele u javnim postovima koje drugi konzumiraju i komentiraju. Korisnici koriste različite prostore u koje se prenosi novi sadržaj, automatsko ažuriranje bit će dostupno svima u tim određenim postovima. Tada počinju koristiti te sadržaje. Dakle, intranet pruža priliku korisnicima da generiraju sadržaj koji bi mogli koristiti drugi. Sljedeći se sadržaj uglavnom prenosi u intranetu:

  1. Blogovi i novi trendovi u industriji
  2. Nove vještine koje slijede drugi
  3. Pobjeda velikog tima
  4. Novo lansiranje
  5. Nova strategija ili postupak
  6. Kul fotografije i videozapisi

  1. Centar za uključivanje i rast zaposlenika: ukinuti razočaranje zaposlenika

Na svaki organizacijski potez, angažman zaposlenika vidi se kao suština. Kroz angažiranje zaposlenika povećava se produktivnost i motiviraju zaposlenici. To konačno pozitivno utječe na zadovoljstvo kupaca i moral zaposlenika.

Statistika angažmana zaposlenika

  • Studija Del Carnegie Training pokazuje da gotovo 71% zaposlenih iz velikih tvrtki nije angažirano
  • U drugom istraživanju Gallup Research-a, rasterećenje zaposlenika iznosi oko 18%, čime se koči ukupna produktivnost

Angažirani zaposlenici vjerno se zalažu za tvrtke u kojima rade. S ponosom spominju kupce proizvod ili uslugu tvrtke. Zajednički stvaraju znanje za dobrobit drugih i pomažu drugima da ostvare svoje ciljeve. Dok su isključeni zaposlenici teret. Oni nanose štetu reputaciji tvrtke i razvijaju nezadovoljstvo među drugima i viralno utječu na produktivnost. U ovom trenutku, intranet bi zapravo pomogao razviti planove za angažiranje zaposlenika, dopuštajući im da koriste resurse i alate i osposobljavajući ih u područjima za koja žele ostvariti karijeru. Oni bi bili ovlašteniji da odluče o karijeri.

  • Intranet obvezuje zaposlenike za misiju, viziju i vrijednosti tvrtke

Često razmišljamo je li svaki zaposlenik usklađen s misijom, vizijom i vrijednošću tvrtke! I jesu li pravilno usklađeni i emocionalno povezani s tim? Istraživanje provedeno na istraživanju TINYpulse na 40000 zaposlenika pokazuje da je svega 40% svjesno. Proces angažiranja zaposlenika omogućava pristup svim zaposlenicima da se emocionalno pridruže misiji, viziji i vrijednostima tvrtke. Intranet svima omogućuje pristup na središnjem mjestu. U različitim formatima i segmentima možete doprijeti do svojih zaposlenika i ojačati ih na višestruke načine: putem blogova, rasprava, članaka, videozapisa i personaliziranih stranica za promociju marke.

  • Intranet stvara razvojne mogućnosti za zaposlenike

Zaposlenici bi bili zadovoljniji ako imaju dovoljno prostora za razvoj. Tvrtka može stvoriti različite planove rasta karijere za zaposlenike, čime smanjuje napor. I samo smanjujući razlike između resursa koji su im potrebni za rast i njihovih rezultata, tvrtka može usmjeriti neusklađenost. Intranet ovdje obavlja ovaj savršen posao na podržavanju i praćenju programa rasta zaposlenika na slijedeći način:

  1. Konsolidacija materijala za obuku i najbolje prakse
  2. Prikupljanje povratnih informacija zaposlenih za poboljšanje programa
  3. Prepuštanje kulturi tvrtke svima
  4. Praćenje napretka svih zaposlenika
  5. Dopuštajući nekome od njih priliku da prati svoj razvoj
  • Intranet ima šansu za virusnu povezanost sa svim razvojnim planovima i jedinstvenim idejama

Kada je u pitanju komunikacija koja je zaposlena zaposlenicima putem e-pošte, postoji vjerojatnost da će se te poruke e-pošte izgubiti u pretinacima pošte ili ljudi možda neće preduzimati inicijative za otvaranje tih mailova. Posvuda je vrlo uobičajena pojava. Zaposlenik može propustiti važnu komunikaciju koja mu se šalje o njegovom osobnom razvoju. A ponekad to može činiti da se osjećaju izostavljeno ili beznačajno.

Intranet uvijek omogućuje zaposlenicima da dosegnu ono što im je potrebno - najvažnija ažuriranja, svaki pojedinačni potencijal i svaku promjenu planiranja. Podaci mogu biti javni ili posebno prilagođeni pravim ljudima; u sklopu dualne komunikacije, e-pošta im može biti poslana. Istovremeno mogu dijeliti svoje jedinstvene ideje u virusnom prostoru, a drugi na tom prostoru mogu pristupiti tim informacijama i objavljivati ​​komentare. Stoga se razvija dobra nit komunikacije koja vodi do uspješnog razvoja za sve. Ljudi koji možda ne sudjeluju u javnoj raspravi također se mogu uključiti u takve internetske rasprave.

Intranet također omogućava zaposlenicima da iskoriste svoje uloge i karijere:

  1. Vlastiti projekti i slični važni zadaci
  2. Dijelite kreativne ideje
  3. Dostupne mogućnosti
  4. Pratite njihov razvoj ciljeva
  5. Obavijestite da proces napreduje
  6. Pazite na dodatnu vježbu i obrazovanje
  7. Pratite što rade drugi unutar i izvan timova

Steve Roesler, istaknuti komunikacijski strateg, postavio je deset važnih pitanja koja će pomoći angažiranju zaposlenika na radnom mjestu. Ovi su popisi efikasni u formuliranju jednostavnih rješenja problema intraneta:

  1. Intranet djeluje kao alat za zakazivanje

Intranet svima olakšava zakazivanje i nadgledanje sastanaka, događaja i sastanka. Svi zaposlenici imali bi koristi od ove izvanredne ustanove.

  • Jednostavno planiranje sastanka koji nadahnjuje sudjelovanje zaposlenika

Ljudi mogu imati više alata za zakazivanje svojih angažmana, ali oni su neučinkoviti jer bi to zahtijevalo mnogo vremena. Ova izvedivost osigurava dobro sudjelovanje zaposlenika. Možete slati e-poštu zaposlenicima u vezi sa sastancima ili događajima, ali ovaj je postupak nezgrapan. E-poruke mogu se izgubiti u inboxu ili ih mogu preskočiti važne osobe. Najlakši i pametan način je zakazati zajednički kalendar u intranetu vaše tvrtke i dobiti brz pregled svih pogodnosti. Tako se može zakazati vrijeme za sastanak.

  • Stvaranje atraktivnih događaja

Osim postavljanja vremena i kalendara, postoji još informacija koje se odnose na događaje koji događaje čine zanimljivim i popularnim.

  1. Kompletne informacije o događaju
  2. Fotografije i videozapisi koji se odnose na događaj čine ga privlačnijim. Ubrzo nakon završetka događaja može se pojaviti ravnomjerno ažuriranje zajedno s fotografijama i videozapisima
  3. Detaljna karta puta za događaje
  4. Informacije o prehrambenim proizvodima, trgovinama i bilo kojim drugim zapaženim mjestima

Zaključak

Pravilan intranet dizajn uvijek je odskočna daska za učinkovitu unutarnju komunikaciju. Uvijek pruža prednost ljudima da se povežu s kolegama o bilo kojoj zajedničkoj temi i pruža beskrajne uslužne programe. Vidjeli smo kako ljudi široko pristupaju pravilnoj upotrebi intraneta kako bi povećali masovnu učinkovitost platforme. Platforma na kojoj izvori i bilo što pretražuju, stvaraju, dijele, uče i motiviraju druge koji zauzvrat povećavaju učinkovitost rada, izravno utječući na povrat ulaganja. Iako nije u redu negativna stvar, ali uvijek se može reći da je pravilan dizajn intraneta uvijek polovica posla od kada su u pitanju pravi dvosmjerni komunikacijski kanali.

Kategorija:

Razvoj poduzetništva