Uvod u aktivnosti upravljanja vremenom
"Ili radiš dan ili teče onaj dan kada teče", kaže se. To se odnosi na većinu nas koji imamo pomalo nestabilni odnos s vremenom.
Često osjećamo da dvadeset i četiri sata nisu dovoljni u jednom danu. "Toliko posla i tako malo vremena", stoji u žalbi našeg kućnog ljubimca. Većina nas se bori da se uklopimo u svoj vremenski okvir koji nam je određen i na kraju se žalimo da čak i nakon što smo pokušali, još uvijek nam nedostaje vremena. Učinkovito upravljanje vremenom vještina je koju je potrebno steći pažljivom i kontinuiranom praksom. Tajna profesionalnog uspjeha većine ljudi leži u činjenici da su naučili učinkovite aktivnosti upravljanja vremenom.
10 Awesome Productivity i aktivnosti upravljanja vremenom
Onog trenutka kad vam padne na pamet kada čujete aktivnosti upravljanja vremenom? Da pogodim. Mislite bilo što od sljedećeg:
- Znam sve o aktivnostima upravljanja vremenom. Nitko mi ne mora reći kako bolje iskoristiti svoje vrijeme.
- Oh, beznadežna sam u upravljanju svojim vremenom. Ništa mi zapravo ne može pomoći da učinim bolje.
Ako ste označili a), onda vam kažem da najbolji menadžeri često upadaju u vremenske zamke koje smanjuju produktivnost i jedu daleko u svoj prepun raspored. Na primjer, stiže hitna pošta, i vi požurite da na nju odgovorite. Tvoj posao u tijeku ostaje upravo taj… u tijeku. Ili stigne hitni poziv od šefa i sve prepustite tome. Ili neki suradnici počnu raspravljati o nekoj sočnoj temi i usisavate se u razgovor, i prije nego što to saznate, vrijeme je da predate svoje djelo i već zaostajete. Dakle, zar ne mislite da ste od koristi od pokazatelja aktivnosti upravljanja vremenom?
A ako ste ona vrsta koja je označila b), nada vam se još nudi. Sve nije izgubljeno. Vrijeme je resurs koji se uvijek čini oskudnim za vaš tip, iako nije uvijek vaša krivnja. Ili ste preopterećeni poslom ili jednostavno niste dovoljno dobro organizirani. Što god to bilo, zasigurno biste mogli imati koristi od dobro tempiranih savjeta o učinkovitom upravljanju vremenom.
Vrijeme je resurs koji je obično jako tražen, a samim tim i vrlo oskudan. Većina nas se stalno suočava s vremenom ili pokušava ispuniti što je moguće više stvari u što manje vremena. Paradoksalno je da neki od nas pokušavaju ispuniti vrijeme, jer nemamo puno toga za napraviti. Za takve se ljude čini da se dan proteže i nastavlja.
Kakav god bio naš odnos s ovim vrijednim resursom, on nikada nije idealan. Jeste li ikad upoznali osobu koja je rekla "Ja dobro upravljam svojim vremenom? Svaki trenutak je dobro iskorišten. " Moja pretpostavka je ne. Čak su i najuspješniji izvršni direktori i čelnici postali uznemireni pokušavajući učinkovito upravljati svojim vremenom.
Jedan od razloga što je vrijeme tako neprocjenjiv resurs koji zahtijeva mnogo potražnje je taj što ga nije moguće napuniti. Jednom je nestao zauvijek. Nijedna količina truda ili novca neće vratiti izgubljeno vrijeme.
Pravilnim aktivnostima upravljanja vremenom pomažu poboljšati cjelokupnu kvalitetu našeg života, osim što pružaju bolje zadovoljstvo poslom i radnom uspješnošću. Naš radni život postaje učinkovitiji i više uživamo u slobodno vrijeme ako uspijemo upravljati vremenom. Da vidimo kako možemo ovaj resurs optimalno koristiti na radnom mjestu da bismo povećali našu produktivnost i zadovoljstvo.
1. Nisu svi radovi koji dolaze za vaš stol jednako važni.
Morate znati što je prioritet. Zapitaj se:
- Što trebam učiniti?
- Kada to napravim?
- Koliko dobro to radim?
Sve papire ili poštu označene hitno ne treba čitati tu i tamo, što ometa vaš radni tijek. Morate prioritet dati svome radu prema važnosti i hitnosti. Ili možete biti u opasnosti od tuđeg prioriteta.
Ako imate više od jednog važnog zadatka na čekanju, planirajte kako ćete ih dovršiti. Odlučite o slijedu zadataka. Ne dopustite da vas smetnje ili ometanja odbace sa staze. Držite svoj raspored ispred sebe, sa popisom zadataka. Označite stavke kao i kada su gotove. Prioritetno vam pomaže da se usredotočite na rješavanje važnih stvari, a zatim rješavanje rutinskih stvari.
2. Planirajte svoj dan
Dođite do ureda ili svog radnog mjesta prije određenog vremena, malo ispred ostalih. Sjednite mirno i isplanirajte dan unaprijed. Digitalni organizatori mogu vam pomoći pri zakazivanju zadataka i podsjetiti vas na ove. Odvojite vrijeme za sastanke s unutarnjim i vanjskim klijentima i vrijeme za interakciju s kolegama i članovima vašeg tima. Naravno, vaš raspored neće ići točno onako kako ste planirali, pa napravite dopuštenje za manje varijacije.
3. Pokušajte dovršiti posao unutar određenog vremenskog razdoblja
Aktivnosti upravljanja vremenom pomažu vašim radnim zadaćama i drže se vremenskih planova. Ne pretjerujte s radnim danom i ne nosite posao kući. Pokušajte dovršiti stvari unutar određenog radnog vremena. Grupni zadaci koji se preklapaju. Na primjer, ako idete u susret klijentu, koristite vrijeme čekanja za ispunjavanje rutinskih formata. Rezervirajte ulaznice putem interneta dok plaćate račune. Ako je zakazan sastanak, usredotočite ga na dnevni red i zapišite raspravljene točke. Kad vas ljudi vide kako se držite vremenskih rasporeda, oni također poštuju vaše vrijeme.
Preporučeni tečajevi
- Tečaj obuke za korisnike
- Navedite tečajeve svoje robne marke
- Obuka za certificiranje u content marketingu
4. Ograničite više zadataka
Da, više zadataka izgleda jako dobro na papiru, u stvarnosti vam pruža više tjeskobe i žgaravice nego koncentriranje na pojedinačni zadatak odjednom. Mislite da pohađate deset stvari odjednom, ali zapravo sve zadatke ostavljate u različitim fazama završetka. Izvješće o tržištu je nepotpuno, kupac čeka, vaš suradnik traži vaš odgovor, a vaš šef želi datoteku za koju ste obećali da će završiti posao. Počeli ste raditi na svemu tome, ali ubrzo ste se preplavili i potpuno zbunili. Dovršavanje zadataka jedan po jedan pruža osjećaj zadovoljstva i kontrole.
5. Delegirajte neki posao
Ne morate sve raditi sami. Manji zadaci mogu se prenijeti na mlađe osoblje. Zatražite od telefonskog operatera da upućuje hladne pozive za vas. Nabavite peonu da nadgleda rad tiskanja i fotokopiranja. Rutinski uredski poslovi poput slanja pošte, praćenja itd. Mogu se prenijeti na pomoćnike. Usredotočite se na veće i značajnije zadatke. Ipak, delegati moraju izvjestiti o svom napretku. Inače imat ćete veći problem sa popravljanjem koje je nepravilno izvedeno.
6. Prvo obavite neugodne zadatke
Nitko od nas zapravo ne želi raditi ono što ne volimo, ali posao se mora učiniti. Ujutro provedite neko vrijeme planirajući kako se i kada riješiti neugodnih zadataka. Ako se izbjegavate susresti sa varljivim kupcem, zakažite ga na neko vrijeme u toku dana i dogovorite se s njim. Ono mučno izvješće koje vam je dodijeljeno? Započnite rad na tome i sklonite to s uma. Nedovršeni posao zauzima prostor u vašem umu. Što više odgađate, to su nezadovoljniji ovi zadaci i nepoželjnije ih počinjete. Ne odlažite ove zadatke. Riješite ih jedan po jedan.
7. Ne provjeravajte svoje poruke i e-mailove tijekom dana
Odvojite vrijeme za provjeru tih podataka i držite obavijesti isključenim ostatak dana. Ne provjeravajte svoju e-poštu s vremena na vrijeme. Provjeravanje e-mailova i odgovaranje na njih pojedu puno našeg radnog vremena, zato to radite samo u zakazano vrijeme, a ne tijekom preostalog radnog vremena. To vas ometa i prije nego što to saznate provest ćete čitav dan dopisivajući se i odgovarajući na nevažne pošte i tekstove.
8. Odvojite vremensko razdoblje za papirologiju i pisma
Umjesto da stvari čitate onako kako i kada pronađu put u vašu ladicu, odvojite vrijeme, po mogućnosti popodne da biste čitali. Razdoblje nakon ručka je malo, pročitajte svoju poštu i pisma u to vrijeme. Iskoristite ovo vrijeme za pisanje bilješki ili pisama. Osim hitne pošte na koju je potrebno odgovoriti odmah, sve može pričekati do popodne. Pišite svoju prepisku u trenutku kad vas drugi hitni poslovi ili telefonski pozivi ne pritisnu.
9. Naučite reći ne
Ovo je važna taktika koju svi mi moramo usvojiti. Trebali bismo biti u stanju reći ne nerazumnim zahtjevima našega vremena. Većina ljudi slijedi ad hoc praksu postavljanja zahtjeva i zahtjeva za obavljanje poslova. Jasno im napišite da je vaše vrijeme dragocjeno i da ga ljudi moraju poštovati. Ne recite ljudima kada vam se jave s neplaniranim zahtjevima. Kad ste zauzeti zadatkom, jasno stavite do znanja da nećete zabavljati nagle promjene u svom rasporedu. Primarni razlog zašto se uvijek osjećamo kratko je taj što trošimo većinu toga radeći posao koji ranije nismo planirali ili planirali. Naučite odbiti ljude uljudno.
10. Potražite pomoć suradnika u procesu upravljanja vremenom
Zamolite korisnog kolegu koji će vam pomoći držati se vašeg rasporeda rada. Može vas podsjetiti kad krenete s kolosijeka i pomoći vam pri nekim svojim opterećenjima kad stvari postanu nepodnošljive. Podrška suradnika često nas inspirira da se držimo svojih planova upravljanja procesom vremena.
Možda biste željeli pročitati i efektivne aplikacije za praćenje vremena.
Sada kada imate ideju koje korake trebate poduzeti za upravljanje vremenom, poduzmite ovaj kviz da biste vidjeli možete li slijediti pokazatelje.
- Stižem na svoje radno mjesto 10 minuta prije vremena.
Da / Ne još
Ako vaš odgovor još nije, dodajte mu. Treba vam dodatno vrijeme da isplanirate dan i sakupite svoje ideje. Vrijedno je truda, vjerujte mi.
- Prvo radim najvažnije zadatke.
Uvijek / Ponekad
Ako ne obavite važan posao prije nego što postane hitno, uskoro ćete ostati bez daha uz hitne zadatke koji zahtijevaju vašu pažnju. A vaš šef želi izvještaj, kao i jučer!
- Dnevni raspored mi pomaže u planiranju i izvršavanju zadataka
Da ponekad
Ipak niste postavili naviku svakodnevno pisati zadatke u popis? Radit ćete nesretno i odgovarati na zahtjeve kad i kada dođu bez osjećaja prioriteta.
- Čitam poštu i tekstove dok dođu.
Da / Ponekad / Ne
O čemu smo razgovarali u vezi s ponovljenim provjeravanjem poruka i e-pošte? Učinite to popodne ili rano ujutro prije nego što stvari počnu. I zapamtite, ne Whatsapp ili Facebook tijekom radnog vremena, molim.
- Neke su stvari koje sam odustao od činjenice doista neizbježne
Da ne
Znači, još uvijek odgađate i odlažete neugodan posao? Odrastajte i riješite se najprije teških stvari.
- Povremeno odbijam kolege kad od mene traže neki posao.
Da ne
Ako ste naučili reći ne, izvrsno. Ako to još niste, budite spremni prihvatiti neželjene last minute zahtjeve za svojim vremenom.
- Ja sam eliminirao nepotrebne zadatke ili ih delegirao
Da ne
Još uvijek hladno zovete sebe? Delegat ili biti preopterećeni ponavljaju i nereativne stvari, dok važne stvari i dalje čekati.
- Završim jedan posao u isto vrijeme prije nego što nastavim na sljedeći
Ponekad / Ne
Znači istovremeno radite dvadeset stvari? Budući da ste takav višestruki zadatak, koliko ste zadataka još završili? Šanse su nikakve. Usredotočite se na jedno i drugo.
Stvaranje profitabilnog odnosa s vremenom zahtijeva vrijeme i stalnu praksu. Proces upravljanja vremenom zahtijeva svjesnost o sebi i svojim svakodnevnim navikama i radnjama koje vode do gubitka vremena. Ako možemo svjesno pregledati svoj stil života i navike, možemo otkriti i ukloniti brojne aktivnosti koje troše vrijeme.
Dakle, napravite vrijeme svog prijatelja i saveznika. Uspostavite korisni odnos s ovim resursom i poboljšajte svoj radni učinak i kvalitetu. Zahtijeva malo samodiscipline i kontrole. Uskoro ćete se naći u nagradnoj utrci uz pomoć aktivnosti upravljanja vremenom i pružiti bolji rad od svojih kolega. Sve najbolje!
Preporučeni članci
Ovo je vodič za pravilnim aktivnostima upravljanja vremenom koji pomažu poboljšanju cjelokupne kvalitete našeg života, osim što nam pružaju bolje zadovoljstvo poslom i radnom uspješnošću. Ovo su sljedeće vanjske poveznice vezane za aktivnosti upravljanja vremenom.
- 15 profesionalnih savjeta i uštede vremena tijekom korištenja ZBrush (korisno)
- Najboljih 7 aplikacija za praćenje vremena za povećanje produktivnosti
- 4 načina za iskorištavanje moći analitike u stvarnom vremenu
- 10 najboljih važnih tehnika hladnog pozivanja
- 3D kaput vs ZBrush: Najbolje razlike