"Učinkovita komunikacija je 20 onoga što znate i 80 kako se osjećate prema onome što znate." - Jim Rohn
Tehnike poslovne komunikacije - s porastom tehnologije i globalizacijom poslovanja, mijenjaju se i sredstva za učinkovitu poslovnu komunikaciju. Uz rast i uspon vašeg poslovanja, zasigurno će vam trebati praktični i informativni načini poslovne komunikacije na vašem radnom mjestu.
Čak i istraživanje pokazuje da se način poslovanja poslovnih organizacija vitalno mijenja kako bi poslovna komunikacija bila učinkovita na radnom mjestu.
U istraživanju koje je 2012. napravio Towers Watson, otkriveno je da tvrtke koje promiču učinkovite strategije poslovne komunikacije često koriste rasprave jedan na jedan zajedno s interaktivnim medijima kako bi ostale u vezi sa svojim timom.
Ovakve organizacije su 2, 5 puta za učinkovite poslovnu komunikaciju utvrđene kao uspješnije tvrtke. Obzirom na važnost učinkovite poslovne komunikacije smislili smo najboljih deset ideja koje ju promoviraju. Provjerimo ih:
Učinkovita poslovna komunikacija:
Prva ideja: Važne poslovne komunikacije mogu se vizualizirati
Otkrijmo što najbolje djeluje - nekome ili pokazujući kako stvari moraju biti učinjene?
Odgovor će se doista pokazati jer je vizualno učenje vrlo koristan način poslovne komunikacije. U slučaju da tvrtke žele prenijeti puno informacija, neke će se informacije izgubiti nakon završetka procesa poslovne komunikacije.
Za stvaranje „ljepljivog efekta“ na umu primatelja, bilo zbog demografije kupaca ili prodajnih ciklusa, tim neće koristiti sve informacije u tekstualnim stranicama. S druge strane, vizualni proizvodi sigurno će vam pomoći da shvatite sve što tim treba upisati.
Stvorite infografiku koja je jednostavan, ali vrlo atraktivan alat za prezentiranje informacija na ugodan i ukusan način. Mogu se lako stvoriti pomoću alata kao što su vizualno i Infogram.
Infografika je vrlo iskusan stil stvaranja činjenica i brojki lako probavljivih, kao i lako se mogu vratiti natrag.
Primjer Warby Parker koristi infografike u obliku vizualnih prikaza kako bi sakupio cijelu godinu za svoj tim. Warby Parker, stručnjak za dizajn staklenih okvira, izrađuje svoje godišnje izvješće koristeći vizualne sadržaje, prikazujući važne prekretnice u godini.
Druga ideja: dati i uzmite stalne povratne informacije
Povratne informacije nisu uvijek negativne, već su pozitivne povratne informacije uvijek usmjerene na poboljšanje i pomoć u razvoju povjerenja i uzajamne suradnje. I zaposlenik i poslodavac mogu poboljšati svoj način rada koristeći konstruktivne povratne informacije.
Otvarajući se za povratne informacije, tvrtka prikazuje sliku otvorenosti za konstruktivnu kritiku, istovremeno pozdravljajući doprinose svih u tvrtki.
To svakako pomaže u povećanju učinkovitosti na radnom mjestu jer će svi svoj posao obavljati na bolji način. Koji je najbolji način dobivanja povratnih informacija?
Anketa je najjednostavniji način prikupljanja doprinosa ili povratnih informacija osoblja o svemu, od kulture rada do novog procesa zapošljavanja ili zadovoljstva poslom.
Neki od poznatih alata za anketu su SurveyMonkey (pomaže u slanju anketa) i 15 Fiveu treba samo 15 minuta od zaposlenika da brzo odgovore na nekoliko pitanja svaki tjedan.
Da bi odgovori bili iskreniji i dobili kritičke odgovore, članovima tima trebalo bi biti dopušteno da odgovore bez otkrivanja svog identiteta.
Primjer: ING Direct Canada osnažuje svoje zaposlenike pružajući im radna mjesta kao i nema ureda.
Stoga je svima dopušteno razgovarati s bilo kime, a čelnici uvijek pokušavaju ukloniti barijere dočekujući bilo kakve povratne informacije ili komentare svog tima.
Povratne informacije mogu biti pozitivne ili negativne i zaposlenici nikada nisu zaposleni u pogledu kolaborativnog okruženja u kojem djeluju.
3. ideja: budite pažljivi
Mnogi od nas se zbune između slušanja i obraćanja pažnje. Stoga većina zaposlenika previdi ovaj jednostavan i jednostavan savjet za učinkovitu poslovnu komunikaciju.
Dok razgovarate ili komunicirate s nekim, ne slušajte samo ono što oni govore, već budite pažljivi i vodite mentalne bilješke.
Ako dobijete e-poštu u vezi s bilo kojim problemom u timu, nemojte ga ignorirati. Pokušajte potražiti problem glavnih detalja skrivenih u poslanoj poruci.
Ako netko od članova tima emitira neku zamerku, posudite je, obavezno obratite pozornost na problem.
Četvrta ideja: Budite jasni i samouvjereni
"Ako to ne možeš jednostavno objasniti, ne razumiješ ga dovoljno dobro."
-Albert Einstein
Jasnoća je najvažniji dio učinkovite poslovne komunikacije. Dok piše ili govori, trebalo bi biti jasno što čovjek želi prenijeti. Uglavnom su sastanci kratki i vremenski ograničeni, tako da je bolje da razvijate jasnoću o tome što govorite i želite objasniti.
Povjerenje je još jedan važan element koji se mora jasno očitovati. Većina učinkovitih javnih govornika prikazuje uvjerenje kroz svoj stil govora.
To je najbolji način da se ljudi uključe u razgovor. Ova tehnika privlačenja zahtijeva samopouzdanje, uz bolje poslovne komunikacijske vještine.
Trebali biste pokazati spremnost za dijeljenje stručnosti i znanja s članovima tima; ovo će sigurno promovirati jasnoću i povjerenje unutar radne kulture.
Peta ideja: stvorite pozitivnu kulturu
Kultura su ljudi koje organizacija angažira i način na koji se njima upravlja u organizaciji ili način na koji članovi tima komuniciraju.
Stoga će svaka organizacija koja promiče zdravu kulturu aktivno dijeliti kulturu s timom. Jačanje pozitivne i podržavajuće kulture razvit će jasno razumijevanje zaposlenika.
Kultura je nešto što je teško definirati u smislu, jer se razvija tijekom određenog vremena i s kulturnom raznolikošću koja raste među organizacijama, upravljanje kulturno raznolikim zaposlenicima postaje preduvjet svake organizacije.
Jednostavnim uokvirivanjem prakse, zajedno s organizacijskim vrijednostima, u pisanom obliku, tvrtka može lako promovirati kulturu unutar timova. Na taj će način tim učinkovito slijediti svoje vođe, istovremeno primjenjujući ove prakse.
Jedan od vrlo učinkovitih načina komuniciranja kulture poduzeća je korištenje pomoći u kulturi. Kultura Paluba vrsta je vizualnih priloga kreiranih u organizacijama s kojima se kasnije mogu konzultirati i zaposlenici.
Kreativni aspekt kulturnih paluba čini ih vrlo jednostavnim za čitanje i vrlo ugodnim stvarima.
Neke od sjajnih značajki koje bi dekor kulture trebao uključivati su:
- Misija organizacije
- Tip ljudi koji se zapošljavaju i zapošljavaju u organizaciji
- Vrijednosti tvrtke u detalje
- Alati kao i stilovi poslovne komunikacije koji se koriste
- Izazovi s kojima se tvrtka suočava
- Upravljanje stilovima i očekivanjima zaposlenika
Na primjer, Netflix koristi kulturne palube koji su bili hit u poslovnom sektoru jer su bili zabavni, autentični, vrlo jednostavni, jasni kao i razmišljanja prema naprijed.
Transparentnost koja je prikazana u kulturama kulture pomogla je jačanju kredibiliteta organizacije i prikazala je Netflix kao sjajno mjesto za rad.
Šesta ideja: Redovito objavljujte najave i vijesti
Što je veća veličina organizacije, to je teže prenijeti poruku svakom zaposleniku organizacije. Za rješavanje ovog problema poslovne komunikacije u organizacijama potrebno je razviti učinkovite metode ili načine.
Osoblje ne čita redovito e-poštu; većina osoblja u potpunosti ignorira intranet poruke. To su samo kuhinjska brbljanja koja brzo putuju i dopiru do svih u društvu.
Vrlo učinkovit način komuniciranja sa cijelim timom u predviđenom roku je redovito objavljivanje vijesti ili ažuriranja na uredskim zaslonima. Pomoću vaše tehnologije možete najbolje upotrijebiti televizijske zaslone dijeljenjem ažuriranja koja su povezana sa:
- Tvrtka početna stranica ili blog
- Nadolazeći događaji ili sastanci
- Omiljeni feedovi vijesti
- Fotografije proizvoda zajedno sa slikama tima
- Prodajne metrike i KPI-ovi
- Novi otvori radnih mjesta
- Novo zapošljavanje ili promocije u organizaciji
- Promotivne kampanje ili videozapisi
- Nagrade i priznanja
Poput ESPN-a, Wall Street Journal itd. Stalno informiraju zaposlenike o najnovijim povezanim pričama industrije ili o popularnim prodajnim mjestima. To će sigurno ažurirati tim o najnovijim vijestima koje su za njih relevantne.
7. ideja: napravite ažurirane najave tvrtke
Koji je novi proizvod na bloku i kada je datum lansiranja? Koja bi bila cijena novog proizvoda? Koji je ciljni datum za pokretanje rebrandinga proizvoda?
Teško da je važno što tvrtka prodaje, a važno je da svi zaposlenici i menadžeri budu na istoj stranici u odnosu na najnoviji razvoj organizacije.
U ovom slučaju je najbolje sredstvo informirati sve članove tima ili zaposlenike tvrtke o trenutnom položaju položaja ili projektu puta.
Plan je, baš kao i infografika, vrlo zgodan vizualni alat koji pomaže zaposlenicima da detaljno saznaju što se od njih još traži prije nego što se pokrene bilo što novo.
Neke od karakteristika mape puta uključuju:
- Vizija proizvoda
- Detaljne značajke proizvoda
- Mjerne vrijednosti i KPI-ovi
- Vremenski okviri i prekretnice
Plan je vrlo učinkovit alat koji kontekstualno prikazuje ulogu svakog člana tima zajedno s krajnjim ciljem. Također razvija okvir koji pomaže svakom članu tima da planira uspješnu budućnost svog proizvoda.
Možete koristiti vrlo učinkovit i koristan alat koji vam pomaže u izradi mapa puta i koji se zove Aha! Vrlo je koristan alat koji se također može ažurirati zajedno s napretkom koji je postigla tvrtka.
Osma ideja: Poticanje samoizvještavanja
Svi na ovom svijetu žele biti vođa i ne vole da ih se kontrolira ili upravlja. Ista teorija vrijedi i za organizacije. Dakle, prestanite upravljati mikrokreditnim upravljanjem, dajući timovima slobodu i čineći ih odgovornim za svoj rad.
Svaki zaposlenik jednostavno želi da njihov posao bude potpun. Budući da ste dobar menadžer, trebali biste prestati stalno voditi karticu o zaposlenicima. Dajte im slobodu da se prijavljuju na kraju svakog dana ili do kraja tjedna.
To se može učiniti lako putem dnevnih / tjednih ažuriranih e-poruka, kratkih brzih vatrogasnih sastanaka ili redovitih provoda. Samo-izvještavanje učinit će ih odgovornim za svoj rad bez osjećaja kontrole.
To će sigurno pomoći u promicanju učinkovite poslovne komunikacije kao što je učinio Shopify koji koristi alat nazvan iDoneThis, za slanje redovitih podsjetnika u obliku e-pošte timovima.
Deveta ideja: usvojite VELIKI pristup
HOT pristup se može razviti kao:
H- Iskren
O- Otvori
T- Dvosmjerna
To je vrlo djelotvoran pristup promoviranja učinkovite i pozitivne poslovne komunikacije u organizacijama. Većina uspješnih organizacija danas implementira HOT strategiju za održavanje viših standarda poslovne komunikacije i za postizanje poželjnih rezultata.
Neki od osnovnih temelja ove strategije su:
- Uvijek slijedite put prikazivanja istine lažnih podataka ili otkrivanja činjenica dovest će do najgorih situacija ako se saznaju.
- Uvijek budite otvoreni jer će ovo pomoći u promicanju otvorenosti među članovima tima.
- Uvijek usvojite dvosmjernu komunikaciju tako da budite osjetljivi prema gledištu drugih kako biste uspostavili bolju poslovnu komunikaciju, pružajući drugima da govore.
10. ideja: diplomatski rješavati sukobe
Recept za stvaranje sukoba je vrlo jednostavan, samo što malo ljudi stavite u zajedničku sobu 7 sati svaki dan, a 5 dana u tjednu. Sigurno je da će se nakon tjedan dana ili čak stvoriti sukob čak i u vrlo intelektualnom i kompatibilnom timu. Prije nego što sukobi pokvare komunikaciju između timova pokušajte je zabiti u pupoljak.
Samo recite zaposlenicima da su vrata sobe uvijek otvorena, promovirajte transparentnost i zamolite ih da stupe u kontakt s upraviteljem kad god se bilo koji sukob ili problem pojavi u tvrtki.
Stvorite okruženje iskreno i ugodno u kojem ćete se osjećati ugodno kad vam se obrate i izrazite istinske probleme. Dužnost menadžera je da otvoreno i bez prihvaćanja prosudbenog pristupa riješi i pronađe rješenje problema.
Komuniciranje zaposlenika o ciljevima tvrtke i postavljanje pravih pitanja i pažljivo slušanje njihovih odgovora pomoći će u učinkovitom rješavanju sporova.
Prvi izvor slike: pixabay.com