Učinkovita komunikacija - Komunikacija u IT projektima čini središnji most između ideja i njegovih implementacija. No, komunikacija se uskoro u nekoliko sekundi može pretvoriti u pogrešnu komunikaciju. Čini se da je učinkovita komunikacija potreba sata za voditelja IT projekata koji je radije žele ispraviti kad je u pitanju kako, kada, zašto i gdje komunikacija. Napredak projekta definitivno ovisi o načinu odvijanja komunikacije projekta, jer samo putem komunikacije možete prenijeti podatke s jedne točke na drugu.
Izvor slike: pixabay.com
Mnogo se može reći o sposobnosti IT voditelja projekata da vodi, upravlja i uspješno koordinira čitavu rutu projekta kroz opremljeni komunikacijski plan ili strategiju. Upravo ova komunikacija može očigledno učiniti ili prekinuti taj projekt ili izmjeriti njegovu učinkovitost u razmjeru poslovanja. Za projekt koji se obraća različitim pojedincima različitog podrijetla, posjeduje različite skupove vještina, što su glatkiji komunikacijski plan, bolji je projekt i njegov uspjeh. Zamislite to kao ljepilo ili ljepilo koje drži različite aspekte faza projekta zajedno; više poput zaklade nego prepreka komunikaciji.
Komunikacijom se treba rukovati na odgovarajući način kako bi se dobio maksimalan potencijal definiranog projektnog plana. Jeste li ikada čuli za razlike među dionicima koje su dovele do ozbiljnih prepirki i raspuštanja projekata? Većina tih slučajeva i scenarija nastaje s tim da je glavni krivac pogrešno komuniciranje. Ovo je nešto što ne biste željeli za svoj tim i projekt kao voditelja projekata.
S globalizacijom postoje projekti koji se šire u inozemstvo i za njih je potreban snažan mehanizam i plan za svu njihovu komunikaciju, a koji bi trebao biti toliko brz i moćan da između njih nema praznina. Dakle, evo priloga svima koji žele istaknuti uspjeh kao učinkovit komunikator na pročelju upravljanja projektima.
Da, potrebna nam je učinkovita komunikacija unutar IT projekata!
Uvijek postoji jedan zadatak koji zaustavlja cjelokupni proces vašeg projekta i treba vam da nađete vremena i prostora da biste projekt vratili na pravi put. Ali, ako se o ovom posebnom scenariju ne razmišlja ranije ili ako se o njemu razmišlja, ali nije spomenuto ostalim dionicima, kako se nositi s tim, on sigurno stvara još jedan nedostatak.
Zamislite projekt kao kuću koja se gradi pomoću igraćih karata. Jedan pogrešan potez ili postavljanje i cigle se ruše. Imajte čvrste temelje i to nije strmo brdo od vašeg neuspjeha. A, taj je temelj, očito, komunikacija.
Izvor slike: pixabay.com
Putem komunikacije vaše planiranje je bolje, vaš zahtjev je bolji, vaša implementacija je bolja i vaš projekt neometano napreduje.
Čini se da je komunikacija jedan od najcjenjenijih čimbenika upravljanja projektima i planiranja, a često je zaostala za rješavanje u posljednjoj fazi. To nagomilava posao i naglo! iz vašeg napornog rada i otpornosti može dobiti apsolutno nikakve rezultate. To je nešto čime sam se bavio i govorim iz osobnog iskustva.
Shvatio sam važnost učinkovitog plana komunikacijskih vještina od samog početka projekta do kraja.
Prednosti učinkovite komunikacije
Učinkovite komunikacijske vještine mogu uštedjeti vama i vašem poslu vrijeme, novac i trud uložen u projekt koji poduzimate.
Trokut upravljanja projektima
Ova tri aspekta trokuta upravljanja projektima su ograničenja koja određuju uspjeh projekta. Sve je to bitno i potrebno ih je pravilno uravnotežiti. Svako ograničenje kad se pomakne dužno je utjecati i utjecati na ostala dva faktora.
Izvor slike: pixabay.com
Kada se opseg poveća, povećava se i vrijeme i troškovi za projekt. Ako je vrijeme kratko i kratko, to ograničava opseg projekta, ali povećava troškove. I na kraju, ako je proračun tijesan, trošak se opušta, a opseg smanjuje.
Uz stalne promjene koje se događaju u svakoj fazi projekta, učinkovita komunikacija mogu biti točke koje se zajedno pridružuju ograničenjima kako bi se postigao željeni balans.
Praćenje pozornica
Vi ste onaj koji vodi projekt s prednje strane, ali ne možete sasvim razumjeti cijelu sliku onoga što se događa s vašim projektom, jer su opisi navedeni u sustavu praćenja problema jednostavno zabludu i nejasno vam je za donošenje odluka. Zvuči poznato?
Evo gdje učinkovita poslovna komunikacija dolazi do uštede dana i pomaže vam pripaziti što treba učiniti.
Vaš e-mail trebao bi čestitati vašem timu na postizanju važne prekretnice, ali zvuči kao da vaša pošta nije bitna zbog linije predmeta koja se prikazuje u primljenoj pošti za sve. Nigdje se ne možete obratiti na učinkovitu komunikaciju.
Načini za olakšavanje učinkovite komunikacije
- Alati i sustavi
- sastanci
Ovaj popis nije složen, ali oni predstavljaju srž učinkovitih savjeta za komunikaciju - jednostavnost.
E-pošta - ovo je osnovno sredstvo interne i vanjske komunikacije. Od zore Interneta, e-poruke se neprestano šire i razvijaju kako bi ostale vjerne djelotvornom komunikacijskom bitu bilo koje transakcije.
Izvor slike: pixabay.com
No, uz svu pompu i paradu, mnogi još uvijek nisu svjesni kako osnovna uporaba e-pošte može rezultirati napretkom vaših IT projekata. Prva tema o kojoj se razgovaralo dok se bavite IT projektima, vaš naslov treba biti:
- Sažet i jasan
- Kratak
- Sposoban prenijeti svrhu pošte
- Sposobna identificirati projekt
Redak predmeta je poput vaše ključne riječi i može odrediti hoće li vaš tim spremiti te minute čitanja sadržaja pošte ili ne.
Sljedeći red su primatelji. Polje To, Cc, Bcc mora imati ID-ove koji pripadaju pravim ljudima i ne bi trebali ići na popis adresa ako se ne odnosi na sve koji su na tom popisu.
Izvor slike: pixabay.com
I na kraju, osigurajte da dobijete sve na mail: transakcije i sastanke, rasprave i zapisnike. To treba biti službeni i oblik e-maila kao službeni oblik komunikacije.
Alati i sustavi - koristili smo ih za moderno praćenje zadataka projekata, podsjetnike, suradnju, dijeljenje i sve različite oblike komunikacije. Poslovne aplikacije danas su poprimile velik zamah, a integracija s klijentima e-pošte olakšala je stvar i svim voditeljima projekata i članovima projektnog tima. No, kao voditelji projekata, potrebno je da koristite ove uređaje učinkovitih komunikacijskih alata kako biste mogli učinkovitije upravljati svojim projektom.
Projektni menadžeri koji se bave IT projektima utapaju se u neprimjereno zarobljena pitanja, pa dovode do odgađanja ili uopće ne prenose očekivanja. Iako imate svoje e-mailove u stanju da vas stalno ažuriraju ili vam pomažu da pratite tekuće aktivnosti vašeg projekta, u slučajevima većih projekata, to se ne čini izvedivim. U takvim je vremenima voditelju projekata važno uložiti u bolje alate za upravljanje projektima koji povezuju i pružaju vezu između različitih vanjskih i unutarnjih dionika uključenih u vaš projekt.
Izvor slike: pixabay.com
Tijekom korištenja takvih sustava morat ćete imati na umu sljedeće aspekte:
- Naslov - Provjerite ima li taj naslov sve. Naslov treba biti što opisniji bilo kome u granicama projekta.
- Kategorija - označite i navedite kategorije za svoje zadatke koje je potrebno poduzeti. Odredite prioritete i komunicirajte na koje zadatke treba gledati pažljivije nego na druge.
- Problemi - Pazite da ih učinkovito pratite kako vaš projekt ne bi blokirao sljedeći zadatak redom i osigurajte da dovoljno dobro komunicirate putem sustava da će određeni zadatak biti blokiran da bi ustupio mjesto drugom hitnijem zadatku.
- Opis - budite što je moguće opisniji u kategoriji opisa. Koristite veze, slike i grafikone kako biste brzo prenijeli ideju ili poruku.
- Komentari - Obavezno komentirajte sva događanja kako bi ih svi u toj kategoriji bili svjesni. U komentarima se treba detaljno opisati verbalna komunikacija ili telefonski razgovor na način "kako smo razgovarali …".
Sastanci - Ova okupljanja intelektualaca radi „razgovora“ i „razvrstavanja“ pitanja imaju pomalo lošeg ukusa, jer bi uključivala duge sate zatvaranja u prostorijama za sastanke i, čega se neki krajnje boje, nema rezultata na kraju svega. Takvi sastanci se susreću i prevladavaju zbog činjenice da nije pružena učinkovita komunikacija na radnom mjestu.
Uzmimo za primjer sastanke o ažuriranju statusa. Na tim se sastancima nalazi mnoštvo ljudi koji razgovaraju i dijele neke svoje dovršene i nerešene zadatke, korak po korak, dok ostali obično ili samo čekaju svoj red ili im je potpuno dosadno. To bi značilo da ljudi zapravo troše puno vremena na nepotrebne sastanke i ne iskorištavajući u potpunosti vrijeme koje im je dano, što rezultira gubitkom resursa.
Kako bi se suprotstavili tome, gurmani za upravljanje projektima izradili su niz različitih sastanaka koji na neki način ostvaruju istu svrhu sastanka, a da ne vode ništa za gubljenje (vrijeme, novac ili napor). Pogledajmo sljedeće:
SCRUM - U okviru Agile projekta projekti su podijeljeni na dijelove i svaki dio dobiva sprinte koji se mogu izvršiti, što obično traje tjedan ili dva. Za to vrijeme, nije dovoljno učinkovito sjediti za dug sastanak i dobiti ažuriranja. Dakle, SCRUM, 10-minutni stand-up sastanak koji će se održati sa ScrumMasterom koji vodi svakog člana tima da razrađuje:
- Koji su zadaci bili završeni jučer?
- Što je danas na rasporedu?
- Naišli su na probleme
Izvor slike: pixabay.com
ScrumMaster će tada voditelju projekta priopćiti ukupna ažuriranja i status projekta. Ovo je učinkovit i mršav pristup prema svim procesima koji se koriste.
Susret jedan na jedan - Ovaj oblik sastanka iskoristio bi vrijeme vođe tima, ali ipak bi bio učinkovit. One-on-one su učinkovite iz sljedećih razloga:
- Redovito zakazano u određeno vrijeme
- Standardno trajanje od 30 minuta
- 10 minuta da vas obavijeste o napretku projekta
- 10 minuta za vaša ažuriranja o njima i njihovom radu
- 10 minuta za razvojni plan i stvari o kojima će se razgovarati na sljedećem sastanku
Izvor slike: pixabay.com
- Usredotočite se na rad i rad članova tima
- Riješite se propusta u ponašanju
- Redovno praćenje razvojnih planova
- Izvodi se privatno
Komunikacija 101
Evo nekoliko točaka za pamćenje onoga što smo vam prenijeli:
- Neka vaša komunikacija bude kratka i koncizna jer u IT projektima imamo posla s pojedincima koji su uključeni u kreativni rad za koji treba puno vremena. Na primjer, kodiranje i oblikovanje.
- Potrebna je jasnoća u namjeni i predmetu.
- Svaka minuta je važna i vrijeme je treba iskoristiti na učinkovit način.
- KISS - Neka bude jednostavno, blesavo.
- Držite se zajedničkog vokabulara i izbjegavajte upotrebu dugih i zamornih riječi.
- Sve to držite na e-pošti. Verbalne ili raspravljene teme.
- Upotreba grafikona i slike predstavljaju dobre vizualne komunikatore.
- Organizirajte precizne sastanke. Imajte utvrđen dnevni red i zapisnike sastanka koji se trebaju poslati na sastanke.
- Pomoću bijele ploče možete bilježiti najave i zadatke jer bi e-mailovi mogli proći nezapaženo.
- Uključite samo ljude koji su potrebni u vaše mailove i sastanke. Nećete htjeti gubiti drugo vrijeme.
- Jasno pročitajte obavijesti ili mailove koji vam dolaze da biste ih razumjeli.
- Koristite sustave za upravljanje projektima koji su usmjereni na tim i promoviraju suradnju.
- Kontrolirajte svoj projekt i osigurajte da znate sve što se događa.
- Odluke se trebaju prenijeti jasno i s pravilnim i točnim podacima.
- Slušajte članove svog tima.
Širenje Riječi
Komunikacija je onaj ključni element koji mora biti u osnovi čitavog životnog ciklusa projekta. Uz svaku promjenu, fiksni i temeljiti plan komuniciranja na početku projekta može pomoći IT menadžerima da izvuku ono najbolje iz članova svog tima, isprazne nedostatke i otpad i neometano napreduju do kraja.
Članovi vašeg tima moraju znati da ulažete toliko vremena i truda da osigurate da je koordinacija sjajna i da se oni nikada ne mogu izgubiti u moru riječi. Voditelji projekata, uzmite ovaj izazov kao priliku i vidjet ćete kako samo popravljanje komunikacije može donijeti ogromnu razliku za projekt i njegove postupke.
Sviđa mi se? Mrziti? Javite nam što ste naučili kroz ovaj blog i što imate na umu da smo izgleda promašili. Širite učenje!
Preporučeni članci
Plan projekta ili plan upravljanja projektom