Pregled upravljanja projektima
Započnimo raspravom o tome što je upravljanje projektima, a zatim se dalje pozabavimo pitanjem zašto je to važno u bilo kojem projektu. Projekt je svaki zadatak koji je dodijeljen timu s motivom da ga uspješno obavi. Upravljanje projektima zahtijeva rukovanje svim zadacima upravljanja projektima u životnom ciklusu projekta od početka do kraja. Općenito, voditelji projekata dodijeljeni su projektima kako bi ispunili ove zadatke i tako pomogli u okupljanju klijenta i tima osiguravajući da se projekt realizira na vrijeme i unutar proračuna.
Pokušat ćemo to razumjeti kratkim primjerom, recimo da projekt započinje bez projektnog voditelja. Klijent je čitav tim informiran o ishodima i na njemu je samo da rade. Bez ikakvog odgovarajućeg upravljanja, vrijeme za podjelu cijelog posla na manje zadatke, organiziranje i dodijeljivanje jedni drugima bit će mukotrpan proces i dugotrajan, pa pretpostavimo čak i ako je ostvaren, što se događa kada dođe do bilo kakvog nesporazuma ili sukoba između članovi tima, tko ih rješava? Što ako netko ostavi projekt u sredini ili treba izdvojiti neke resurse? Da biste radili na projektu i upravljali projektom, zahtijevalo bi puno vremena i energije, a bilo bi nemoguće i za veće projekte.
Dakle, kako bi se osigurao nesmetan rad projekta i njegovo pridržavanje, upravljanje projektima je presudno za svaki projekt.
Ciljevi upravljanja projektima
Upravljanje projektom je važno jer pomaže u postizanju sljedećih ciljeva:
1) Planiranje projekta:
Upravljanje projektom važno je kako bi se projekt mogao pravilno planirati i odrediti s jasnim ciljevima, rezultatima i rokovima u međusobnom dogovoru sa dionicima, upravom i članovima tima.
Dobar voditelj projekta zna kako učinkovito voditi projekt razumijevanjem potrebe za resursima i kako ih koristiti u zadanom vremenu i proračunu za postizanje najboljih rezultata. Da bi se to postiglo, potrebno je uspostaviti izvediv i razuman plan koji pomaže svima koji rade u projektu da prepoznaju svoj dio doprinosa i stoga se trude da ih ispune.
2) Osigurati viziju projekta i osjećaj vodstva:
Učinkovit voditelj projekta donosi viziju projekta koja pomaže timu da uskladi svoje ciljeve s ciljevima dionika, tako da su svi u skladu s glavnim ciljem projekta i na putu su da ih ispune.
Uz dobro upravljanje projektima, u projektu prevlada osjećaj vodstva koji članove tima tjera u pravom smjeru da daju sve od sebe i pomognu da projekt postane uspješan. Članovi tima također se osjećaju odgovornim za svoje zadatke u prisutnosti voditelja tima u projektu, koji drži sve organizirano i pod kontrolom, tako da svi budu svjesni svojih rezultata u projektu i onoga za što su zaduženi bez ikakve zbrke.
3) Praćenje:
Upravljanje projektom pomaže u praćenju napretka projekta i pomaže u uklanjanju svih zastoja u slučaju da ih nađu.
Dobar voditelj projekta pobrinut će se da se tijek projekta podudara s projektnim planom i ako se nađe bilo kakvo odstupanje, izvještava se i poduzimaju se ispravne mjere kako bi ga se vratilo na pravi put primjenom korektivnih mjera. Važno je da projekt slijedi revidirani plan ako ga treba dostaviti na vrijeme kako je i očekivano, pa su stoga i izvješća o stanju korisna za postizanje transparentnosti u tekućem radu, što također uključuje i bilo kakva pitanja ako su suočena i kašnjenja zbog njih. To se također može podijeliti sa dionicima, tako da im je lako nadgledati napredak projekta.
4) Osiguranje kvalitete:
Samo isporuka projekta na vrijeme nije bitna, ako nije u skladu s danim ciljevima i ne odgovara očekivanim rezultatima. Osiguranje kvalitete stoga je vrlo važan proces bilo kojeg projekta, jer pomaže testirati i provjeriti da li se klijentu isporučuje odgovara li njegovim zahtjevima ili ne.
Bitno je da upravljanje projektima osigura da se kvaliteta projekta testira u svakoj fazi, tako da rezultat odgovara zahtjevima. Usko planiranje može uvesti projekte loše kvalitete, stoga je važno da se resursima uspije dati pozitivni rezultati bez ikakvog ometanja njegove kvalitete. Treba izdvojiti vrijeme za testiranje i kontrolu kvalitete u svakom koraku projekta.
5) Upravljanje rizikom:
Za dobro upravljanje projektima projektni menadžeri moraju imati unaprijed definiran popis rizika s kojima se potencijalno može susresti projekt sa svojim alternativama koje će se provoditi ako u tom slučaju to učini.
Prije početka rada na projektu, voditelj projekta treba sjediti s timom i unaprijed analizirati rizike. U praksi je teško pokriti sve rizike, ali dobar menadžer uvijek ima ideju o tome koji bi se rizici mogli pojaviti, ovisno o vrsti projekta. To znanje dolazi i sa prethodnim radnim iskustvom i pomaže u prepoznavanju potencijalnih prijetnji prije rada na projektu, pa kada se pojavi problem, postoji unaprijed osmišljen plan za borbu protiv njega i sprečavanje projekta da upada u bilo kakvu neobičnu situaciju.
Svaki menadžer projekta zahtijeva učinkovite vještine upravljanja rizikom, jer projekt se ne može uvijek odvijati prema planu, pa čak i ako se dogodi, rizici u stvarnom vremenu ne mogu se unaprijed riješiti, tako da će se stil upravljanja prilagoditi i nositi se s njim kad postoji prijetnja je vještina koju bi trebao posjedovati dobar voditelj projekata.
Kroz sve ove točke shvatili smo da je dobro upravljanje projektima važno za svaki projekt, jer obećava uspjeh. Sudbina bilo kojeg projekta ovisi o njihovom voditelju projekta i njihovim vještinama organiziranja tima, planiranja projekta, testiranja kvalitete projekta, upravljanja rizicima i vođenja projekta s vizijom postizanja uspjeha s motiviranim timskim igračima i nadahnuća svih da daju sve od sebe.
Preporučeni članci
Ovo je vodič zašto je upravljanje projektima važno. Ovdje smo razgovarali o tome kako upravljanje projektima pomaže u postizanju ciljeva. Možete i proći naše druge predložene članke da biste saznali više -
- Načela scruma
- Agile u poslu
- Poslovi upravljanja projektima
- Uloga voditelja projekta
- Studija slučaja u upravljanju projektima