Životni ciklus upravljanja projektima

Projekti su dio našeg profesionalnog života. U svijetu stalno mijenjanih tehnologija i poslovnih trendova, upravljanje projektima je u velikoj potražnji. U ovoj ćemo temi upoznati životni ciklus upravljanja projektima

Prema PMI-ju, projekt je definiran kao privremen s određenim početkom i završetkom u vremenu. Projekt je također jedinstven bez rutinske operacije i namijenjen je ispunjavanju jedinstvenog cilja s određenim skupom operacija. PMI dalje definira upravljanje projektima kao primjenu znanja, vještina, alata i tehnika u projektnim aktivnostima radi ispunjavanja projektnih zahtjeva.

Bilo da je projekt razvoj softvera ili lansiranje novog proizvoda ili čak film, njegovo upravljanje će napredovati kroz pet faza životnog ciklusa.

Faze životnog ciklusa upravljanja projektima

Evo pet faza životnog ciklusa upravljanja projektima:

  1. iniciranje
  2. Planiranje
  3. Izvršenje
  4. Nadzor i kontrola
  5. Zatvaranje

Faza inicijacije:

To je početna točka projekta. Projekt se konceptualizira u ovoj fazi. U ovoj fazi se provode sljedeći koraci:

  • Ideja projekta je ili kreirana ili joj se pristupi. Ideja može biti rješenje postojećeg problema ili nova prilika u poslovanju (npr. Pokretanje novog modela pametnog telefona)
  • Dokument o poslovnim slučajevima kreiran je s rješenjem za provedbu ideje nakon brainstorming sesije koja se sastoji od tima, klijenta i voditelja projekata.
  • Voditelji projekata i zainteresirani timovi provjeravaju izvodljivost provedbe projekta u smislu profita, troškova, vremenskog okvira, resursa itd.
  • Nakon što projekt prođe ovaj test izvodljivosti, predlaže se da ga odobri vodeći tim tvrtke / poslovne jedinice.
  • Tijekom odobrenja potpisuje se SOW za projekt i dodjeljuje se proračun.

Nakon uspješnog završetka gornjih koraka, projekt se prebacuje u fazu planiranja.

Faza planiranja:

Ovo je druga faza upravljanja projektima. Tijekom ove faze izrađuje se detaljan projektni plan. Ovaj plan uključuje zadatke, potrebne resurse, vremenske rokove, troškove itd. Daljnje planiranje potrebe za određivanjem prioriteta vrši se. Ganttov grafikon koji pokazuje vremenske rokove za različite zadatke jedan je od važnih dokumenata stvorenih za planiranje. Različiti planovi koji se stvaraju ovisno o vrsti projekta su:

  • Komunikacijski plan: Dobar plan komunikacije osigurava uspjeh projekta. Određuje kako će se informacije dijeliti među različitim uključenim skupinama (postavljanje pošte, Skypea, izrada popisa distribucije itd.) Eskalacijska matrica dio je ovog plana koji se koristi za eskalaciju timova za pitanja.
  • Plan resursa: Identificira resurse potrebne za projekt i potrošnju i raspored za nabavku resursa. Kartiranje ljudskog resursa navedeno je u ovom planu.
  • Plan kvalitete: Plan se sastoji od detaljnog opisa usvojenih standarda kvalitete, ispitivanja kvalitete i osiguranja koji se koriste za održavanje standarda.
  • Plan implementacije: Sadrži pregled postavljanja rezultata projekta. Pristup prema raspoređivanju, odgovornost članova tima za vrijeme i nakon raspoređivanja, praćenje i podrška pri završetku projekta nakon završetka projekta.

Nakon dovršetka različitih planova, upravljanje rizikom provodi se ovisno o kritičnosti projekta. Identificiranje potencijalnih prijetnji i analiza utjecaja ako se takve prijetnje sastoje od dijela ove podfaze. Izvješće o upravljanju rizikom priprema se s planom ublažavanja budućih prijetnji.

Faza izvršenja:

Završno sa finalizacijom i planiranjem projektne ideje. Sada je vrijeme da krenete raditi. U ovoj se fazi primjenjuje prethodno planiranje. Ova faza uvelike ovisi o planiranju. Što je plan bolji, to će biti izvršenje. U ovom procesu rukovoditelji projekta slijede u nastavku:

  • Raspodjela resursa i osiguranje njegove pravovremene isporuke.
  • Svakodnevno postavljanje zadataka članovima tima
  • Svakodnevne sastanke
  • Izrada izvješća o stanju na temelju dnevnih sastanaka i napretka projekta.

Ovdje cijeli tim oslikava kako započinje sa stvarnim radom (na primjer, razvojem softvera, proizvodnjom). Postavljeni su dnevni ciljevi; tim mora osigurati njihovo upoznavanje; u slučaju kašnjenja moraju se prijaviti voditeljima projekata.

Faza praćenja i upravljanja:

Ova faza je spojena s fazom izvršenja jer se obje događaju istovremeno. Glavni je cilj ovdje osigurati da se izvršenje provodi prema planu. Vremenski rokovi i troškovi se pridržavaju. Tijekom praćenja provode se sljedeće točke:

  • Postavite ključne pokazatelje performansi (KPI-ove).
  • Usporedite plan napretka ili izvještaj o statusu s planom projekta za mjerenje KPI-ja.
  • Za svako odstupanje od projekta, smanjite odstupanje i redefinirajte KPI-jeve vrijednosti.
  • Ažurirajte plan za sve promjene kako biste ispunili rok.
  • Pratite potrošnju budžeta.
  • Pratite kvalitetu projekta.

Faza zatvaranja:

Sada je taj projekt završen i došlo je vrijeme da se projekt implementira u klijent ili se pokrene na tržištu. Ovo je mjesto gdje zajednički napori donose plodan kraj !! Plan implementacije stvoren u fazi planiranja stupa na snagu. Faza zatvaranja ima:

  • Puštanje rezultata (proizvoda / usluga) za dionike.
  • Komuniciranje o zatvaranju dionika i poslovnih partnera.
  • Potpisivanje poslovnih dokumenata.
  • Otpuštanje članova tima i zatvaranje ugovora.
  • Plaćanje i podnošenje dokumentacije.
  • Dokumentiranje naučenih lekcija i najboljih praksi usvojenih tijekom projekta kako bi se moglo koristiti u budućnosti za druge projekte.
  • Postavljanje strukture podrške i održavanja prema zahtjevu.

Gore su navedene faze životnog ciklusa projekta. Iako se pokretanje novog projekta može činiti gigantski zadatak, ali probijanjem faza osigurava se dostižan cilj. Ali ove se faze međusobno ne isključuju, u praksi se mogu preklapati. Faze izvršenja i kontrole koje smo vidjeli gore događaju se istodobno. Isto se tako može dogoditi i u drugim fazama.

Spajanje planiranja i izvršenja:

Mogućnosti izdavanja i promjena zahtjeva od strane klijenta u fazi izvršenja mogu dovesti do promjena u projektnom planu. Planiranje se ponovno provodi u fazi izvršenja. Agilna metodologija koja se široko koristi za softverske projekte pruža fleksibilnost za uključivanje takvih promjena u last minute.

Veliki projekti podijeljeni su u male module poput proizvodnje, a kvaliteta može biti različit modul za proizvod. Završetak jednog modula može odgovarati pokretanju ostalih projekata.

Može se zaključiti da su ove faze dinamičke prirode, ali pomoću različitih alata za upravljanje projektima možemo osigurati uspješan završetak projekta.

Preporučeni članci

Ovo je vodič za životni ciklus upravljanja projektima. Ovdje smo razgovarali o pet faza životnog ciklusa upravljanja projektima. Možete i proći naše druge predložene članke da biste saznali više -

  1. Karijera u upravljanju projektima
  2. Faze upravljanja projektima
  3. Projektna dokumentacija
  4. Uvod u upravljanje projektima
  5. Studija slučaja u upravljanju projektima

Kategorija:

Razvoj poduzetništva