Uvod u upravljanje zakazivanjem projekata
Upravljanje zakazivanja projekta, koje se obično koristi u upravljanju projektima, definira se kao zakazivanje cijelog projekta, uključujući i minute minuta, od datuma početka do datuma završetka. Ova metodologija uključuje zakazivanje popisa aktivnosti, prekretnica i rezultata projekta. To je sustavna projekcija vremenske linije sastavljene od dana zamišljanja projekta do dana završetka projekta, i svega između toga.
Raspored projekta može se kreirati samo ako postoji jasna vizija projekta. Raspored se može napisati ako projekt može biti integriran u zamršenu funkcionalnu strukturu različitih malih rezultata.
Koji je cilj rasporeda projekata?
Cilj bilo kojeg projektnog rasporeda je usmjeriti zaposlenike u dovršetak projekta na sustavan i organiziran način kroz učinkovito planiranje koje optimizira raspoloživo vrijeme. Raspored osigurava da se zaposlenici pridržavaju predloženog vremenskog rasporeda, minimizirajući kašnjenja.
Zakazivanje projekta dio je bilo kojeg planiranja projekata. Izričit raspored projekata pomaže usmjeriti zaposlenike kroz životni ciklus projekta, osiguravajući time da zaposlenici ne budu devijatirani ili žurni.
Kratak opis planiranja projekata
Projekt sadrži pet glavnih komponenti, pri čemu je raspored projekta bitan dio druge komponente.
- Ideja: Ova prva komponenta konceptualizira projekt i uviđa kako se on glatko može dovršiti danim resursima.
- Uokvirivanje nacrta projekta: Ova komponenta definira i pravilno planira cijeli projekt. Planiranje projekata uključuje popis i izračun proračuna, izradu rasporeda i popisivanje potrebnih resursa.
- Pokretanje projekta: Projekt se izvodi u ovom koraku, odnosno zaposlenici počinju raditi na dodijeljenim zadacima.
- Izvedba projekta: Ovo je faza u kojoj se napredak projekta uspoređuje s očekivanjima koja su im postavljena.
- Zaključak: Ova jednostavna komponenta zapečaćuje isporuku projekta, nakon čega mnoge organizacije teže ocjenjivanju uspjeha i neuspjeha projekta na budućim projektima.
Koji su koraci uključeni u izradu rasporeda projekta?
1. Razumijevanje i sastavljanje izgleda projekta
Kao što je ranije spomenuto, projekt mora imati opseg za kreiranje rasporeda projekata. To uključuje očekivanja projekta, predložene rezultate i potrebne uvjete za dovršetak projekta. Također, opseg ocrtava potrebne resurse, kao i ograničenja troškova i vremena. Stoga se ovaj korak provodi sa dionicima. Istovremeno je važno projekt izraditi u funkcionalnu strukturu koja će istaknuti sve važne zadatke i rezultate. (Napomena: Struktura raščlambe navodi zadatke, isključujući datume).
2. Projekt je organiziran
Nakon što se skiciraju izgled i radna struktura, sa integriranim komponentama, moguće je uključiti sve zadatke projekta. Nakon što napišete svaki zadatak, neophodno ih je organizirati prioritetno, zajedno s predviđenim vremenom potrebnim za izvršavanje svakog zadatka. Jednako je svojstveno preslikavanje potrebnih resursa.
3. Ovisnosti karte
To ide ruku pod ruku s organiziranjem aktivnosti na projektu. Ovaj korak daje jasnoću u odnosu između svake aktivnosti. Dakle, jednostavno je identificirati aktivnost koja prethodi aktivnosti i aktivnost koja zamjenjuje aktivnost. Zavisnost se može klasificirati kao:
- Završetak za početak: gdje je najvažnije dovršiti jedan zadatak prije nego što prijeđete na sljedeći
- Start-to-start: gdje je ključno započeti zadatak prije drugog
- Završetak: gdje je važno dovršiti zadatak prije dovršetka drugog
- Početak do kraja: gdje je najvažnije započeti zadatak prije nego što završite drugi
4. Nacrt Središnjeg puta
Pravovremeno izvršavanje zadatka postaje imperativ kada je vremenski interval između datuma dospijeća i datuma početka sljedeće aktivnosti jednak nuli. Ukratko, odlaganje ove aktivnosti odgodit će cijeli projekt. Stoga je zacrtano niz vitalnih zadataka kako bi se izbjeglo sveukupno kašnjenje. Ovaj okvir može definirati vremensko razdoblje dovršetka projekta.
5. Označite važne prekretnice projekta
Glavni koraci pomažu u praćenju projekta u određenim intervalima. To pomaže zaposlenicima da se pridržavaju tijeka projekta. Iz perspektive orla pokazuje se je li projekt dobro u zadanom roku.
Ove su kontrolne točke dvije vrste - vanjske i unutarnje. Vanjske prekretnice namijenjene su sponzorima, dionicima, klijentima itd .; otkriva gdje je projekt stigao. Unutarnji koraci postavljaju se za zaposlenike koji izravno rade na projektu; ono usmjerava zaposlenike u praćenje napretka projekta.
6. Određivanje ljudskih resursa
Raspored projekata ostaje nepotpun bez raspodjele dužnosti zaposlenicima. Pravilo je da se 3/4 njihovog vremena dodijeli osnovnom zadatku, a preostali dio za bilo koje sekundarne zadatke poput pomoćnih ili administrativnih poslova.
7. Dodijelite datum početka i datum završetka
Nakon razumijevanja trajanja koje je potrebno za svaki zadatak, postavljanja prekretnica i procjene ukupnog vremena potrebnog za završetak projekta, mogu se naznačiti datumi početka i završetka. Očekivani datum početka određuje se na temelju kvalificiranih ljudskih resursa. Predviđeni krajnji datum može se promijeniti zbog odlaska zaposlenika, državnih praznika i drugih neočekivanih faktora.
Koje su zajedničke tehnike za planiranje projekta?
Malo je popularnih metoda za koje se većina PMO-a odluči prilikom izrade rasporeda projekata, naime Popis zadataka, Gantt Chart, Kalendari, Integrirani vremenski listovi itd. Većina web stranica nudi besplatni mrežni softver poput "2-plana" koji ima interaktivni Gantt Tablica koja pomaže u upravljanju različitim komponentama zakazivanja, poput dostupnosti zaposlenika, rasporeda vremena ili rasporeda zadataka.
Evo kratke ideje:
Lista zadataka
Ova metoda dokumentira popis zadataka za svakog zaposlenika u projektu, bilo u programu za obradu teksta ili proračunskoj tablici. Ova jednostavna metoda idealna je za svaki mali projekt. Nekoliko njih, poput Zoho-a, mogu se surađivati s web stranicama, kao što je Google+, kako bi se zaposlenicima pomoglo u ažuriranju statusa projekta izravno u dokumentu. Međutim, nedostatak je to što je za praćenje napretka projekta stalno potrebno ručno ažuriranje.
Gantt Chart
Gantt Chart je grafikon redoslijeda aktivnosti prema vremenu. Svaka traka označava zadatak s datumom početka i završetka, predstavljajući time trajanje izvršeno. Također ukazuje na preklapanje aktivnosti, ovisnosti između zadataka i početka, kao i na rok cijelog projekta. Ovaj alat je većina favorizirana zbog vizualizacije koja pomaže boljem praćenju projekta. Ganttova karta učinkovit je alat za izvještavanje o ažuriranjima stanja i procjenu vremena potrebnog za dovršetak projekta.
kalendari
Kalendare možete kopirati u mnogo datoteka s jedinstvenim nazivom za svaku. Na taj način omogućava se izrada kalendara za svaki projekt koji bi registrirao svaki zadatak. Na ovaj način dostupna je vremenska crta za cijeli projekt. Kalendare možete dijeliti unutar zaposlenika. Nedostaci kalendara su nemogućnost dodjele zadatka svakom zaposleniku i nedostatak zastupljenosti ovisnosti o zadacima.
Kako se procjenjuje raspored projekta?
Raspored projekta apsolutne je kvalitete ako -
- Ažurira se svakodnevno ili tjedno
- Vrijednost procjene po završetku odgovara osnovnoj vrijednosti
- Ako se rad ravnomjerno raspoređuje među zaposlenicima, osiguravajući nesmetan završetak
Raspored projekata izuzetno je koristan za softversku tvrtku, građevinsku tvrtku, organizaciju upravljanja događajima, školske događaje itd. Većina ljudi je usvojila ovu tehniku u svom svakodnevnom životu. Ovo je metoda organizacije koja je razvijena kako bi život učinila zgodnim jer osigurava koliko se učinkovito koristi vrijeme. Ukratko, najviše koristimo s malo u ruci.
Preporučeni članci
Ovo je vodič za upravljanje planiranjem projekata. Ovdje smo raspravljali o koracima i uobičajenim tehnikama za planiranje Projekta. Možete pogledati i sljedeće članke da biste saznali više -
- Tehnike zakazivanja projekata
- Primjer planiranja projekta
- Odgovornosti voditelja projekta
- Primavera Project Management