Plan upravljanja projektnim rizikom - Kažu: „Mjera opreza je bolja od liječenja“, a to vrijedi u svakom koraku života. Bilo da je vrijeme kada imate projekt ili odlazite na ispit, poduzimanje korektivnih mjera na samom početku vašeg rada može vam pomoći da započnete s radom, kao i da izbjegnete nezgode i katastrofalne događaje kasnije, kada duboko se zalažete za posao. To je isto u slučaju projekata koji se koriste u današnje vrijeme, gdje trebate poduzeti neke mjere prije nego što nastavite s projektom kako biste uštedjeli na riziku, što vaše planove može u potpunosti odbaciti.

Izvor slike: pixabay.com

Planovi upravljanja projektnim rizikom su ta promišljena preslikavanja koja mogu identificirati, predvidjeti i primijeniti rješenja u slučaju da projekt naiđe na probleme / probleme. Dobar plan upravljanja rizikom projekta može se suočiti s neočekivanim problemima koji nastanu, jer je planer uzeo u obzir sve moguće scenarije koji mogu poći po zlu tijekom izvršavanja projekta. Protupožarno gašenje požara nije uvijek najbolji način i može prouzrokovati štetne štete u daljnjim fazama projekta.

Izvrstan plan upravljanja projektnim rizikom može smanjiti razinu problema koji utječu na projekt za oko 80% - 90%, što je dobar raspon za sudjelovanje. 20% - 10% uvijek može biti neznatni postotak graničnog rizika. U ovom ćete članku pregledati planove upravljanja rizikom projekata i kako razviti dobro osmišljen plan za svoj projekt.

Što je rizik?

Wikipedia definira rizik da bude…

"… potencijal da se dobije ili izgubi nešto vrijedno."

S ovom definicijom, brzo mi se čini da se rizik može isplatiti na dva različita načina: ili možete dobiti sjajno od njega ili ići duboko u gubitak. Ali, mi obično u svakom trenutku percipiramo rizik u najnegativnijoj konotaciji i uvijek planiramo ublažiti taj negativni rizik koji očekujemo. Što se događa kad se rizik koji preuzmete isplati? Potpuno razumijevanje rizika kojem je izložen projekt čak će i učiniti da planirate iznenadni uspjeh za koji će trebati puno kontrole i upravljanja.

Jednostavno rečeno, Wikipedia također definira rizik kao "nenamjerna interakcija s neizvjesnošću" . U slučaju projekata i upravljanja projektima, rizik je onaj faktor koji može potencijalno prijetiti uspješnom završetku projekta, prema rasporedu. Rizik se može pojaviti tijekom bilo koje faze životnog ciklusa projekta i može negativno utjecati na cjelokupno funkcioniranje projekta, što ga dovodi do odstupanja od predloženog plana.

Ti štetni učinci mogu biti stalna ili trenutna prijetnja vremenu, proračunu, resursima ili čak kvaliteti dodijeljenoj projektu. Projekt je uvijek u rizičnom stanju i upravljanje projektnim rizikom doprinosi prepoznavanju i poduzimanju mjera protiv tih rizika u pravo vrijeme, na pravi način. Kontrola i upravljanje razinama rizika i nesigurnosti ono je na što će se paziti plan upravljanja projektnim rizikom, a te ćemo aspekte pokriti u sljedećim odjeljcima.

Što je plan upravljanja projektnim rizikom?

Nakon brzog prelaska u rizik i njegovo upravljanje, nužno je da svaki projekt na liniji uključi plan za upravljanje rizicima predviđenim za taj projekt. Svi projekti imaju postotak rizika koji lebde nad njima i uvijek treba imati pri ruci plan upravljanja projektom.

Plan upravljanja projektnim rizikom u osnovi je korak po korak, instrukcijski dokument, koji identificira i predviđa scenarije koji projekt mogu staviti u rizik i pronaći načine i načine solucioniranja rizika. Plan upravljanja projektnim rizikom sažima pristup upravljanja rizikom projekta koji je usvojio voditelj projekta i tim, a ovaj plan upravljanja projektnim rizikom obično je dio poslovnog plana projekta, koji se kreira na početku projekta.

Plan upravljanja rizikom projekta uvijek bi sadržavao sljedeće atribute i elemente:

  • Proces - ovo je cijeli postupak koji će se usvojiti radi prepoznavanja, analize, procjene i ublažavanja rizika tijekom životnog ciklusa projekta.
  • Proračun - Uvijek postoji rizik od troška projekta, jer kada projekt započne, to će se morati mijenjati kako prihodi od projekta. Način suočavanja s takvom promjenom treba razraditi u planu upravljanja rizikom projekta.
  • Struktura prekida rada - Strategije uključene u upravljanje projektnim rizikom trebaju se prenijeti na WBS. Kako i kada treba uključiti u plan upravljanja rizikom projekta.
  • Registar rizika - Učestalost pregledavanja registra rizika treba se uključiti u plan upravljanja projektom.
  • Uloge i odgovornosti - Kada projekt naiđe na problem s kojim je povezan rizik, plan će obavijestiti člana projekta tko je odgovoran za koji scenarij.
  • Struktura izvještavanja - To je isto kao i uloge i odgovornosti, ali ukratko razrađuje strukturu izvještavanja u situaciji susreta s rizikom i u čijim rukama trebaju biti odluke.
  • Kategorije rizika - Rizik mora biti pažljivo kategoriziran i raspoređen kako bi se osigurala odgovarajuća organizacija informacija.

Izrada plana upravljanja projektnim rizikom

Plan upravljanja projektnim rizikom učinkovito definira „kako“ kada su u pitanju procesi rizika i strukturiranje tijekom životnog ciklusa projekta. Također će se sastojati od sljedećeg:

  • Analiza ili izvješće o predviđanju vjerojatnih rizika
  • Rješenja ili strategije ublažavanja koje variraju od rizika visokog utjecaja do rizika s malim učinkom

Sve to s jednim ciljem: izbjegavanje suočavanja s projektom .

Potrebno je slijediti 6 osnovnih koraka kako bi se razvio sveobuhvatan i uspješan plan upravljanja projektnim rizikom. Oni su kako slijedi:

  1. Identifikacija rizika i izrada registra rizika

Prije nego što razmislite o upravljanju i ublažavanju rizika, važno je da ih znate i ispravno identificirate. Ako propustite rizik dok identificirate moguće prijetnje, sami postavljate projekt i njegov završetak.

Da biste mogli u potpunosti identificirati sve rizike, možete usvojiti metodu za prvo definiranje kategorija u koje ti rizici mogu spadati, na primjer, projektni rizici, korporativni rizici, poslovni rizici, proračunski rizici, sistemski rizici, ljudi, poslovni poslovni ciljevi, i mnogo više. Oni se mogu dalje podkategorizirati u preciznije kategorije radi lakše identifikacije. Druga metoda kategorizacije može biti u obliku rizika koji je vanjski ili unutarnji. Metoda PEST također se široko koristi u industriji: podjela temeljena na olitnim, e koničnim, ocijalnim i elektroničkim čimbenicima.

Koristite sesiju o razmišljanju s članovima projektnog tima, stručnjacima za teme i dionicima kako biste stekli uvid u kategorije i ispravnu identifikaciju rizika. MSP-ovi mogu biti rukovoditelji iz vanjske perspektive koja promatra projekt.

Svi identificirani rizici detaljno su prikazani u Registru rizika i svakom je smanjenom riziku dodan nivo. Te se razine temelje na vjerojatnoj pojavi rizika tijekom vremenskog ciklusa projekta i njegovoj ozbiljnosti. Registar rizika sadrži sljedeće podatke o svakom riziku povezanom s projektom i prolazi kroz sve faze upravljanja projektnim rizikom:

  • Jedinstvena identifikacija
  • Kratak opis
  • Razina utjecaja na projekt
  • Moguća učestalost pojavljivanja
  • Pojedinci odgovorni za upravljanje rizikom
  • Plan ublažavanja
  • Dodijeljeni proračun

  1. Analiza i procjena rizika

Nakon što utvrdite rizike povezane s projektom, vaš sljedeći korak je analiza i procjena svakog rizika kako bi se utvrdio njihov utjecaj na uspješan završetak projekta. Rizike treba analizirati i ocijeniti uzimajući u obzir sljedeća 2 kriterija:

  • Vjerojatnost
  • Razina utjecaja

Od menadžera projekata se traži da ocijene svaki rizik naveden u registru rizika na skali niske, umjerene i visoke vjerojatne stope pojave te niske, umjerene i visoke ozbiljnosti stope utjecaja. Mogu stvoriti matricu za ocjenu ovih evaluacija tako da steknu zdravu ideju o rizicima i njihovom utjecaju na projekt.

Ovo ocjenjivanje i ocjenjivanje na matricama može se kasnije upotrijebiti za određivanje prioriteta različitih vrsta rizika i omogućiti voditelju projekta da postavi mjere unutar plana upravljanja projektnim rizikom. Ocjene dodijeljene projektnim rizicima mogu biti ocjene ili numeričke ocjene kako projektni tim i organizacija smatraju ugodnim.

  1. Prepoznavanje okidača rizika

Široko podijelite svoj tim na podskupine koje će se brinuti o svakom riziku, ako se pojave onako kako ste vi predvidjeli. Ove će podskupine morati dublje proučavati rizike i prepoznati čimbenike tih rizika i znakove upozorenja, što može ukazati projektnom timu da je njihov projekt u opasnosti.

Savjet : Kao standardna praksa, dokument 3 okidača za svaki rizik dodijeljen u registru rizika.

U ovoj fazi voditelj projekta može odrediti uloge i odgovornosti koje svaki tim i članovi tima preuzimaju kad se suoče sa scenarijem rizika. Autoritetima se daju pojedinci za upravljanje i podmirivanje proračuna za svaki rizik, a oni su odgovorni za stvaranje ideja i plana za te ideje, s rukovoditeljem projekta.

Uloge i odgovornosti mogu se raspodijeliti na temelju odjela, radnog naslova ili stručnosti pojedinca ili tima. Pokušajte i uključiti sve dionike projekta kako biste stekli svoj uvid i stručnost o planu upravljanja rizikom projekta. Ti pojedinci mogu čak i u velikoj mjeri pridonijeti identifikaciji tih okidača koji se kasnije mogu upisati u plan upravljanja projektnim rizikom.

  1. Brainstorming za ideje rješenja

Svaki tim sada preuzima svoje rizike i moždane oluje u ideje koje potkrepljuju prijetnje. To bi trebali biti preventivne mjere ili planovi u kriznim situacijama koje je poduzeo tim na početku projekta, kako bi se smanjili ili uklonili učinci ovih rizika na završetak projekta. Tim bi trebao razmisliti o iskorištavanju mogućnosti koje im se pružaju, kao što je spomenuto u projektnom planu u fazi planiranja životnog ciklusa projekta.

Prilike su najčešće pozitivni rizici u projektu i, što je češće, ove mogućnosti mogu zapravo neutralizirati negativne rizike na koje smo usredotočeni. Rukovoditelji projekata trebali bi potaknuti tim za upravljanje projektnim rizikom, kroz načine upravljanja projektnim rizikom, da posvete veliku pozornost čak i prilikama za ublažavanje rizika.

Na temelju kolektivnih ideja koje dolaze iz raznih odjela i umova koji su na njemu radili, voditelj projekta tada mora donijeti odluku kao okvir za akcijski plan (POA) za rješenja. O ovome ćemo razgovarati u sljedećem koraku, a to je Stvaranje plana!

  1. Izrada plana

Utvrđeni su rizici, uzimaju se u obzir moguća rješenja ili mjere, ono što preostaje za stvaranje je akcijski plan za njih. Ovaj akcijski plan osnovna je cjelina plana upravljanja rizikom projekta, a za voditelja projekta koji posjeduje taj plan morat će dokumentirati sva moguća rješenja za sve različite rizike identificirane tijekom projekta. Ovi planovi su u osnovi strategije ublažavanja rizika kako bi se održali rizici.

Ove strategije ublažavanja rizika ili će umanjiti šanse da se rizik izvrši ili će umanjiti utjecaj postojećeg rizika. Ove strategije ublažavanja rizika nastaju iz ideja koje su potkrijepile održanu sesiju brainstorminga. Postoje dvije vrste strategija ublažavanja. Oni su kako slijedi:

  • Preventivna - Ova vrsta strategije odgovara na pitanje: „Što sada treba učiniti?“ Ova je strategija osmišljena na način da umanji vjerojatnost rizika ili ozbiljnosti rizičnog načina prije nego što se rizik uopće realizira.
  • Nepredviđeni slučaj - To su planirane radnje u slučaju realizacije rizika. Ukratko, on odgovara na pitanje: "što treba učiniti ako …?"

Rizici koji su od najvećeg prioriteta morat će prvo prisustvovati voditelju projekta, a njihovi planovi ublažavanja moraju se realizirati prije početka projekta ili prema akcijskom planu. Rizici s nižim prioritetom mogu se riješiti kasnije, ali ih se ne može zanemariti ili zanemariti.

Registar rizika trebao bi bilježiti i dokumentirati sve rizike, preusmjeravatelje rizike, akcijski plan koji se provodi i troškove povezane s tim rizicima.

  1. Nadgledanje i preispitivanje rizika

Dok projekt teče prema projektnom planu, on uspostavlja plan upravljanja rizikom, vodeći računa o svim rizicima s kojima će se projekt susresti na putu dovršetka. Budući da je sav prihod plana upravljanja rizikom projekta dokumentiran u registru rizika, važno je pregledavati ovaj dokument u redovitim intervalima. Smatrajte da je razdoblje pregleda dva tjedna.

Ali zašto pratiti i pregledavati? Kako projekt napreduje, postoji velika vjerojatnost da će se projekt susresti ili realizirati mnogo više rizika ili će rizici u registru možda trebati promjenu.

Upravljanje projektnim rizikom iterativni je proces i trebalo bi ga neprimjetno uklopiti u upravljanje cijelim projektom. Trebao bi biti usko povezan s okvirom upravljanja pitanjima, jer neriješeni problemi polako postaju potencijalni rizici.

Povezani tečajevi: -

  1. Upravljanje projektnim rizikom
  2. Obuka za upravljanje softverskim projektima
  3. Upravljanje projektima - Saznajte sve procesne grupe i područja znanja

Kategorija:

Razvoj poduzetništva