Upravljanje vremenom - Svi želimo da imamo više vremena u danu. Kad je gotovo i pogledamo se na ono što smo postigli, često se pitamo kako su prošla ta 24 sata. A nedostatak vremena glavni je problem s kojim se većina nas suočava. Ako ste jedan od njih, upravljanje vremenom moglo bi predstavljati problem. Većina nas se suočava s vremenskim mrvicama u svom životu. Često izgovaramo stvari poput: "Ne znam gdje da nađem vremena" ili "Nema dovoljno vremena u danu" ili "Nemam vremena za sebe."

Upravljanje vremenom je vještina

Često smo skloni vjerovanju da nikada nemamo vremena završiti svoj posao jer smo pretjerano zauzeti reagiranjem na životne krivulje. Kad napokon uspijemo izdvojiti malo vremena za sebe, pogađa nas iznenadni razvoj koji zahtjeva neposrednu pozornost. U stvari, čak i kada se nismo suočili s bilo kojim problemom, čini se da ne nalazimo vremena za upravljanje svakodnevnim zadacima.

Pa kako možemo pronaći vrijeme za bilo što što radimo?

Sve započinje organizacijom

Upravljanje vremenom nije neuhvatljiva crna magija koju razumije samo nekolicina ljudi. U stvari, svi možete učinkovito upravljati svojim vremenom sve dok se mi ne organiziramo. Bez obzira na organizaciju, bit će teško zamisliti što sve moramo postići tijekom dana i koliko su sve ove stvari važne za ispunjavanje naših dugoročnih ciljeva.

Jednom kada organizirate svoje vrijeme, ne samo da stječete mogućnost da svakodnevno upravljate svakodnevnim zadacima, nego također povećavate mogućnost odvajanja vremena tamo gdje je to zapravo potrebno, tj. Prema dugoročnim ciljevima koje imate na umu. Ako nikada u prošlosti niste postavljali takve ciljeve, sada je vrijeme za početak. To je vrlo važan preduvjet učinkovitog upravljanja vremenom.

Zašto je postavljanje ciljeva važno za upravljanje vremenom?

Postavljanje ciljeva gornji dio grafikona među svim strategijama upravljanja vremenom. Pomaže u postavljanju igračkih polja. Ako niste svjesni onoga što ciljate, možda ćete cijeli dan vrtjeti kotače i biti opetovano frustrirani. Ako želite učinkovito upravljati vremenom, a istovremeno ostvariti sve svoje snove i nade, morate osigurati jasnoću onoga što želite od svog života.

  1. Upravljanje vremenom - Postavite jasne ciljeve

Malo nas ima vremena da sve realizira. Stoga je važno ciljati naše prioritete. Postavite svoje ciljeve i potrošite najviše vremena na aktivnosti koje će vam pomoći da postignete te ciljeve.

Pridajte najvažniji prioritet hitnim i važnim aktivnostima. Razmislite morate li trošiti vrijeme na stvari koje možda nisu važne, ali su hitne. Mogu li se te stvari prenijeti na drugu osobu? Treba li uopće potrošiti na stvari koje nisu hitne ili važne?

Izrada planova:

Označite svoje planove prioritetima. Faktor u radu. Možda će vam to biti korisno dok planirate svoj prvi tjedan. Zatim učinite sljedeće za dan.

  • Identificirajte zadatke koji će vam pomoći u postizanju ciljeva. Odvojite vrijeme u skladu s tim.
  • Prvo dovršite male i hitne zadatke.
  • Raspodijelite posao ako postoje drugi ljudi koji to mogu, možda još jeftinije, učinkovitije i brže.
  • Osigurajte da drugi znaju što moraju postići svaki dan.
  • Podijelite sve glavne zadatke dana u blokove ostvarivih djela.
  • Riješite ih jedan po jedan.

Postavljanje rokova:

Postavite ostvarive rokove za sve aktivnosti. Odredite krajnji rok koji sadrži privremene rokove za dugoročne projekte. Uključite vrijeme za nepredviđene slučajeve. Dulji projekti zahtijevaju više nepredviđenog vremena.

Utvrdite jesu li rokovi fleksibilni ili fiksni. Nikad ne dopustite da manje važan rad traje duže nego što bi trebao. Ako vrijedi samo 10 minuta, pobrinite se da to učinite u roku.

Zakažite svoj rad tako da odgovara vašem temperamentu u različito doba tjedna ili dana. Na primjer, ako ste najživlji i dopadljiviji u kasno jutro, zakažite telefonske pozive u to vrijeme.

  1. Upravljajte vremenom - organizirajte se

Organiziranje je drugi korak ka učinkovitom upravljanju vremenom. Morate se organizirati ako želite pravilno upravljati vremenom.

Ali kako to možete učiniti?

Prvo, prvo morate postaviti ciljeve. Ako to niste učinili, prestanite čitati dalje i vratite se da popravite svoje ciljeve.

Jednom kada su ciljevi postavljeni, morate ih organizirati. Koji su vaši kratkoročni i dugoročni ciljevi? Razbiti dugoročne ciljeve u prekretnice. Na ovaj način imat ćete cilj za svaki dan, tjedan i mjesec. Kad saznate što morate postići za godinu dana, lako možete srušiti ciljeve.

Znate svoje ciljeve nakon što popis popisanih ciljeva bude razdijeljen na temeljne korake. Poboljšati ćete smisao jednom kada se probudite ujutro. To će vam pomoći da osigurate da svakodnevno pomalo radite na postizanju tih ciljeva, bez obzira koliko je to mali iznos.

Kad su ciljevi organizirani u prekretnice, a popis imate pred sobom, ne možete previdjeti ono što morate učiniti. Ako se ne želite organizirati, vaš um ima lakši način da pomognete izbjeći sve važne dnevne zadatke svakog dana.

  1. Manage Time - Prednost prioriteta

Pisac znanstvene fantastike veterana, Stephen D Covey, objavio je knjigu pod nazivom "7 navika visoko učinkovitih ljudi" 1994. U knjizi je raspravljao o sustavu upravljanja vremenom koji je prvi uveo bivši američki predsjednik Dwight D Eisenhower. Sustav dijeli aktivnosti na četiri kvadranta koji se temelje na nekoliko čimbenika: važnosti i hitnosti.

Za jedan dan zadatak se na sljedeći način može svrstati u ta četiri kvadranta.

  • Kvadrant 1: Krize i hitni slučajevi, važni i hitni
  • Kvadrant 2: Dugoročni ciljevi, važni, ali nisu hitni
  • Kvadrant 3: Prekidi, nisu važni, ali hitni
  • Kvadrant 4: Smetanje, ni važno ni hitno

Kada skenirate popis dnevnih zadataka i prekretnica, možete kategorizirati područja ispod kojih svaki od njih spada. Provedite tjedan da prvo pratite sve stvari koje želite učiniti. To je najbolji način za pokretanje ove metode. Identificirajte područja u kojima provodite vrijeme. Zabilježi ih. Ako potrošite 20 minuta da nazovete svoje sakupljače računa, to pribilježite. Ako provedete sat vremena u namirnicama, pripišite to.

Na kraju svakog dana tijekom prvog tjedna zapišite kvadrat, pored kojeg je pao svaki od zadataka. Koliko ste vremena proveli gledajući TV (kvadrant 4), ili se baveći krizama i kriznim situacijama (kvadrant1) ili radite na dugoročnim ciljevima (kvadrant 2)? Obavezno zabilježite sve svoje zadatke.

Na kraju prvog tjedna pogledajte vrijeme koje ste proveli u svakom od kvadranata. Vaš bi životni cilj trebao biti provesti većinu vremena u drugom kvadrantu, a najmanje vremena u četvrtom. Koliko ste zapravo vremena proveli u drugom kvadrantu? Kad završite s vježbom, uzmite svoj dnevni popis zadataka i zabilježite kvadrat, svaki od vaših zadataka spada u kategoriju.

Ako ste gledali TV tri sata, tada ste bili u tmurnom četvrtom kvadrantu za taj dan. U ovom kvadrantu morate provesti što je manje moguće vremena ako želite učinkovito upravljati vremenom. Ponekad ne razumijemo koliko vremena trošimo, osim ako pažljivo ne pogledamo stvar.

Preporučeni tečajevi

  • Tečaj izvanmrežnog marketinga
  • Trening za certificiranje u masovnoj komunikaciji
  • Masovna komunikacija za poslovne internetske obuke

  1. Upravljajte vremenom - Uništite odugovlačenje

To je jedan od najtežih dijelova upravljanja vremenom. Prokrastinacija često podiže svoju ružnu glavu. Ali kako to možemo izbjeći? Možemo vrlo dobro postaviti ciljeve, organizirati se i podijeliti vrijeme u skladu s našim prioritetima. Ali ako ne slijedimo popis stvari koje bismo trebali raditi svaki dan, gubimo svo vrijeme.

Kako to izbjeći?

Prokrastinacija, koja je označena kao tihi ubojica, možda je najveće odvraćanje od naših ciljeva. Svi mi kažemo da želimo nešto postići. Ali kad je riječ o upravljanju vlastitim vremenom, sa stupnjem učinkovitosti, čini se da u tom pogledu ne uspijevamo. Odgoda izvire iz svakog pojedinog ugla.

Ali jedini način da se izbjegne odugovlačenje jest biti svjestan što točno treba učiniti. Jednom kada postavite jasne ciljeve, organizirate se i odredite prioritet svoje vrijeme, staćete na putu da izbjegnete sve mogućnosti odugovlačenja. Ako nijedna od vaših strategija ne uspije, pokušajte s 15-minutnim pravilom.

Na svom pametnom telefonu ili satu postavite tajmer. Sada počnite raditi nešto što odlažete na samo 15 minuta. Pa, to je otprilike vrijeme koje ti treba. Uskoro ćete shvatiti Newtonov drugi zakon kretanja: predmet u pokretu ostaje u pokretu. Nakon što započnete, vjerojatno ćete nastaviti dalje, osim ako vas nešto ili nekoga ne natjera na zaustavljanje. Najteži dio je pokrenuti nešto prije svega.

  1. Upravljanje vremenom - više zadataka

Svi mi posjedujemo multitasking vještine. Jeste li sposobni za to ili ne, nije važno. Ako možete višenamjenski, to je sjajno. Ali ako niste, nemojte gubiti san zbog toga. Mnogi ljudi postaju manje učinkoviti dok pokušavaju obavljati više zadataka. Rezultat je pokretanje nekoliko projekata istovremeno, a nijedan od njih nije gotov zbog neslavnog rada. To uzrokuje mnogo razočaranja kod ljudi.

Znate kada za obavljanje više zadataka:

To također ne znači da bi svatko tko može obavljati više zadataka trebao raditi to cijeli dan. Stalno sudjelovanje u više projekata istovremeno, nije uvijek velika stvar. Morate biti svjesni kada ne trebate obavljati više zadataka. Na primjer, svaki dan na poslu moglo bi se obaviti nekoliko tipičnih aktivnosti tipa kontrolnih lista. U većini slučajeva oni su svakodnevni i dosadni? Pa što možeš učiniti? Pokušajte ih završiti u što kraćem roku. Ali kad vam se dodijeli poseban projekt koji mora biti gotov u određenom roku i najkvalitetniji, tada mu posvetite maksimalno vrijeme i koncentrirajte se na nijedan drugi projekt. Tako se možete u potpunosti usredotočiti na posao koji radite. Važno je znati kada se treba obavljati više zadataka.

  1. Upravljanje vremenom - Smanjite prekide

Smanjite broj prekida u vašem životu. Iskreno govoreći, ne možete smanjiti broj stvari koje vam mogu ometati posao. Ali možete promijeniti način na koji obično postupate s njima. Što radite kad radite na nečem važnom i netko vam dođe s poslom koji se može obaviti kasnije? Reci nešto poput, „Naravno da to možemo učiniti. Ali dopustite mi da dovršim ono što radim sada i tada ćemo se pobrinuti za to. “Važno je odložiti manje važan posao zbog posla koji zahtijeva vašu neposrednu pažnju.

U isto vrijeme, ako vas nadređeni nazove kad ste usred nečega, onda je to prekid koji vrijedi prioritet.

Kako se riješiti tipičnih zamki?

Najčešća greška u upravljanju vremenom pokušava sve učiniti sami. Prenesite rutinske poslove svojim podređenima. Ako netko želi obaviti jedan od važnijih poslova, delegirajte ga i vi. To može biti dobra prilika za modul treninga za upravljanje vremenom.

Evo još nekoliko točaka koje morate imati na umu da se nosite s tipičnim zamkama.

  • Redovno poredajte sve svoje projekte kako biste osigurali da su svi u redu.
  • Riješite sve velike projekte u odjeljcima. Ne morate raditi sve stvari odjednom. To je velika pogreška koju većina ljudi čini. Delegirajte neke dijelove ako je to moguće.
  • Usredotočite se kako biste ostali usredotočeni. Možete zadržati ovu poruku zalijepljenu na ploču: "Koje je trenutno najbolje iskoristiti moje vrijeme?"

Završne riječi

Bez obzira jeste li top menadžer, menadžer ili mlađi zaposlenik, više vremena u vašim rukama će vam pomoći da se usredotočite na važnije zadatke. Ako se organizirate, pripremite i disciplinirate, dat ćete više produktivnog vremena za pokretanje više projekata.

Preporučeni članci

Evo nekoliko članaka koji će vam pomoći da saznate više detalja o načinima upravljanja vremenom, tako da samo prođite vezu.

  1. Najboljih 16 i korisnih što možete pomaknuti prošlu odgodu
  2. Top 10 korisnih aktivnosti upravljanja vremenom kako biste povećali svoju produktivnost
  3. Najboljih 7 aplikacija za praćenje vremena za povećanje produktivnosti
  4. 4 načina za iskorištavanje moći analitike u stvarnom vremenu

Kategorija:

Razvoj poduzetništva