Uvod
U ovom ćemo članku vidjeti pregled projekta ili plana upravljanja projektom. Uvijek smo znali i često smo se sebi smijali da je razlika između plana i plana upravljanja projektom upravo u tome što dolazi dio „upravljanja“. u postojanje! Ali, spuštanje na ozbiljan posao ono što mi baš i ne shvaćamo jest da se projektni projekt na mnogo načina razlikuje od plana upravljanja projektima i ovaj članak će vas provesti kroz prosipanje graha u vrlo sustavnom i korak po korak način.
Dobrodošli u svijet projekata i upravljanja projektima!
Planiranje se uvijek smatra najvažnijom fazom u životnom ciklusu projekta i zapravo je preteča svega što se u projektu događa do njegovog završetka. Fazu planiranja treba vrlo ozbiljno shvatiti top menadžment, voditelj projekta i tim koji je uključen u projekt. Ta faza donosi planove i ti su planovi detaljni opisi onoga što treba učiniti i gdje, i koji dolaze u svim oblicima i formatima, rješavanju različitih potreba.
Zašto projekt treba planove?
Bez obzira imate li mali projekt ili poduzeće velikih razmjera, važno je znati da svaki projekt ne može tek tako nastaviti sa nekoliko ljudi koji rade jednako nasumično kao što radi posao. Važno je razumjeti da je za svaki projekt potreban plan. Ali zašto tako?
Plan je gotovo poput mape. Dokument usmjerenja koji projekt može voditi prema cilju kojem bi trebao biti upućen. Plan također osigurava zadržavanje zamaha kada se plan izvodi. Uz to, plan zadržava status i uključuje zadatke koji će projekt dovesti do njegovog uspješnog završetka.
Uz prekretnice i pravilnu raspodjelu uloga i odgovornosti, s rasporedima, plan je zdrav i vrlo dobro osmišljen dokument koji pokriva postupni postupak niza radnji za postizanje utvrđenog cilja. Kada se planiranje provodi na sustavan i precizan način, izvršenje se postaje lakše. Bez cjelovitog i sveobuhvatnog plana teško je izvršiti izvršenje glatko kao što biste to zahtijevali. Dakle, ovo će vas koštati dodatnih napora, a odgodit će i iskoristiti više resursa nego što očekujete. Da biste primijenili plan, ključno je znati što plan može učiniti za vas. Ispod su navedene 4 točke koje će baciti svjetlost na prednosti planiranja i raspoloživosti sveobuhvatnog plana:
1. Poboljšanje komunikacije i reakcije klijenta
Plan obično uobičajen kao komunikacijski plan, može vas održavati u stalnom kontaktu sa svojim klijentima i poboljšati i održavati odnose s njima. Na ovaj način možete biti sigurni da se dogovori odvijaju metodički i na najbolji mogući način. Uz bolju komunikaciju dolazi se mogućnost ispravnog razumijevanja potreba i želja klijenta. To će poboljšati planove koji su predstavljeni i izvršenje bi bilo gotovo besprijekorno.
2. Povećavanje transparentnosti vlastitog rada
S planom koji je u funkciji, možete znati što treba učiniti i slijed koraka koji vode do dovršavanja određenog zadatka. Na taj način će čak i vaš klijent znati kako se proces odvija i može stvoriti jasnu sliku o tome što rade članovi tima.
3. Postanite organiziraniji i učinkovitiji
Jasan plan je kao popis obveza koje morate slijediti i ostati organizirani. To će udvostručiti vašu produktivnost i dati će vam željene rezultate. Organizirani projekt je zasigurno uspješan projekt.
4. Usredotočite se na cilj projekta
Uz detalje dođite do mogućnosti zalutalog i vodećeg prema ciljevima i ciljevima projekta. S odstupanjem, troškovi se povećavaju i resursi bi trebali raditi prekovremeno. Plan vas može držati na putu i uskladiti vas s onim što želite postići s minimalnim ili nikakvim odstupanjima. To će omogućiti projektu da se nikad ne izgube na vremenu i trošku.
Projektni plan vs Infografski plan za upravljanje projektima
Ispod su najbolje usporedbe plana projekta s planom upravljanja projektima.
Okvirni pristupi:
Planovi mogu slijediti bilo koji od sljedeća dva pristupa da biste postigli željene rezultate:
- Logički pristup
- Pristup razvoju projektnog plana
Logički pristup:
Logički pristup oslanja se na voditelja projekta stvorivši matricu od 4 stupca i jednakog broja redaka. Ovi redovi bi imali razvojni cilj, kratkoročni cilj, rezultate, kao i inpute koji su potrebni za dobivanje potrebnog rezultata. Dok bi naslov stupca sadržavao sažetke, provjerljive pokazatelje, vanjske čimbenike koji doprinose planu projekta, kao i različita sredstva za provjeru.
Pristup razvoju projektnog plana:
Ovaj pristup bi uključivao pripremu projektnog plana i plana upravljanja projektom kako bi se obuhvatili različite faze projekta i koje će se različite aktivnosti provoditi u svrhu postizanja potrebnih rezultata. Projektni planovi uključivali bi osnovne potrebe, kao što su cilj projekta, opis, analiza, potrebni resursi i još mnogo toga.
Sada ćemo se u ovom članku temeljito pozabaviti pristupom izrade plana projekta. Istražit ćemo što se ovaj pristup razvija, plan projekta i plan upravljanja projektom i što ta dva dokumenta razdvajaju. Pratite više informacija!
Što je projektni plan?
Tijelo znanja za upravljanje projektima definira plan projekta koji će biti…
„… Formalni, odobreni dokument koji se koristi kako bi se vodio i izvršenje projekata i kontrola projekta. Primarne svrhe projektnog plana su dokumentiranje pretpostavki i odluka o planiranju, olakšavanje komunikacije među dionicima i dokumentiranje utvrđenih osnova, troškova i rasporeda. Plan projekta može biti sažet ili detaljan. "
Dok PRINCE2 definira plan projekta koji će biti:
„… Izjava o načinu i kada treba postići ciljeve projekta, pokazujući glavne proizvode, korake, aktivnosti i resurse potrebne za projekt.“
Svrha projektnog plana je biti u mogućnosti ispravno i točno definirati korake koje će tim na projektu postići kako bi se olakšao i ostvario predviđeni opseg projekta. Projektni plan bilo koje razine trebao bi biti u stanju odgovoriti na četiri osnovna pitanja koja se postavljaju u njegovom projektu. Oni su kako slijedi:
- Što? - Koji su željeni rezultati / rezultati za projekt? Koji posao treba provesti da bi se postigli ovi rezultati?
- Zašto? - Zašto je projekt započet? Što se pokušava riješiti?
- Tko? - Tko su članovi tima koji rade na projektu? Što svaki član radi dok je na projektu?
- Kako? - Kako će projekt biti manevriran? Koje će aktivnosti biti dio projekta? Hoće li oni voditi projekt do uspješnog završetka?
Primijetit ćete da projektni plan zvuči i izgleda identično charteru projekta, ali ono što ga razlikuje od tog dokumenta je njegova svrha . Dok je u povelji projekta čvrsto objavljen sadržaj na papiru, sastavljen je plan kako bi izvršenje oživjelo.
Projektni plan sadržavao bi svaki pojedini detalj koji postoji u projektu. Nije ograničeno samo na aspekt upravljanja projektima ili na ciljeve klijenata koji udovoljavaju trećim stranama. Plan projekta naglašava točan redoslijed svega što će se odvijati u projektu. Potiče detaljan prikaz planiranja postupnog napredovanja u dovršetku projekta ili, redom, postizanja njegovog cilja i vizije, koja je navedena u povelji projekta. Detaljan prikaz uključivao bi cjelovit uvid u izvršenje svakog pojedinog zadatka za postizanje prekretnica, upravljanja pojedinim podvlatkama i aktivnostima / događajima, kontroli situacije i, što je najvažnije, kvalitete procesa i njihovih rezultata.
Projektni plan najčešće se oglašava kao građevinski plan, a obično obuhvaća sljedeće teme u doglednom toku:
- Upravljanje opsegom
- Upravljanje kvalitetom
- Upravljanje financijama
- Upravljanje rasporedom
- Upravljanje resursima
- Komunikacijski plan
- Upravljanje promjenama
Što je plan upravljanja projektom?
Plan upravljanja projektom, za razliku od projektnog plana, projektni tim može definirati na jedinom dokumentu koji koristi projektni menadžment ili sustavu upravljanja projektima koji se koristi u provedbi projektnog plana. To bi značilo da će za ovaj projekt svi detalji ulaganja u različitim fazama projekta biti detaljno opisani u ovom dokumentu, temeljenom na projektnom planu, koji je izrađen na osnovi projektne povelje.
Mnogi stručnjaci nalaze tanku liniju između ta dva dokumenta, a neki uopće ne pronalaze liniju i koriste ta dva izraza naizmjenično. Iz trećeg izdanja PMBOK-a, izraz je standardiziran na „Plan upravljanja projektima“ radi jasnoće, ali mnoge su organizacije zaglavile da ta dva dokumenta predstavljaju kao zasebne cjeline, slijedeći različite formate i služeći različitim svrhama.
Plan upravljanja projektom može se navesti i kao logična cjelina koja se sastoji od mnogih planova upravljanja kako bi zadaci i aktivnosti projekta funkcionirali onako kako su planirani. Ovi planovi upravljanja nisu ograničeni na 10 područja znanja koja su navedena u PMBOK-u. Ovaj plan uzima najbolje prakse koje se mogu primijeniti za određeni scenarij i daje ih za uspješno izvršavanje tog zadatka. To osigurava kulminaciju zadatka na najbolji mogući način.
Ovisno o opsegu projekta, ovaj se plan može kratko podijeliti i podijeliti na pojedinačne planove ili se staviti na jedan dokument radi sažetosti.
Planovi za upravljanje projektima uvijek izgledaju kao odgovor na pitanje „kako“, a ne „što“ i „zašto“. Pomoću ove osobine planovi upravljanja projektima govore timovima o "kako" provoditi i tretirati određeni scenarij, koristeći upravljački alat ili pristup. To jača stav voditelja projekta i njegovog / njenog tima, pružajući im smjer i referencu.
U pogledu tema koje su obuhvaćene planom upravljanja projektima, ona je vrlo slična temama obuhvaćenim projektnim planom, uključujući upravljanje opsegom, upravljanje kvalitetom, sve do upravljanja nabavom. Plan upravljanja projektom izrađuje se i provodi na način prije početka provedbe projekta, osiguravajući da se sve prakse uzmu u obzir i poštuju najbolje prakse upravljanja projektima.
Plan upravljanja projektom možete zamisliti kao neku vrstu smjernica koja će vam pomoći u provedbi plana koji je pred vama, kako biste postigli opseg i cilj projekta.
Ključne razlike između plana projekta i plana upravljanja projektom
Budući da smo definirali i razumjeli dva pojma i različite, a opet slične planove za projekt, uđimo u učenje o njima prema njihovim velikim razlikama koje su ih razdvojile. Razlikovanje plana projekta i plana upravljanja projektom.
| Plan projekta | Plan upravljanja projektima |
| Plan pogleda na višoj razini | Plan donjeg nivoa |
| Detaljan plan početka projekta do njegovog završetka | Visoko-detaljan plan o tome kako započeti projekt i pratiti svaki njegov potez do njegovog kraja |
| Ovaj plan obrađuje i bavi se glavnim pitanjem: što | Ovaj plan obrađuje i bavi se glavnim pitanjem: kako |
| Vizionarski dokument koji projekt crta u koracima prema viziji ili cilju | Izvršni dokument u kojem su prikazane aktivnosti projekta i alati i tehnike koji će se koristiti za postizanje vizije / cilja koji je naveden u planu projekta |
| Pruža viziji voditelja projekta kakav će izgledati koraci i faze projekta | Daje menadžeru projekta definitivni plan i razvija sustav za izvršenje vizije projektnog plana |
S gledišta PMP ispita, morat ćete zamagliti linije između plana upravljanja projektom i projektnog plana i preskočiti traku dva dokumenta koja su ista. PMBOK treće izdanje ne gleda na njih kao na zasebne dokumente, već ih spaja pod nazivom "Plan upravljanja projektima" kako je navedeno u ovom članku. Napisao sam ovaj blog iz perspektive da je to dobro čitanje i dobar izvor znanja za pojedince koji se ili će naići na ove izraze koji se koriste zasebno, i to neovisno, u njihovim organizacijama.
Zaključak
Plan projekta i plan upravljanja projektima bitni su dokumenti koji se koriste u životnom ciklusu projekta i osiguravaju neometano funkcioniranje vašeg projekta u svakom trenutku. Mogućnost punog nadzora nad vašim projektom značila bi da je vaše planiranje obavljeno uz iskrenu predanost i temeljitu organizaciju. Kada se izvrši zadovoljavajuće planiranje, čini 80% posla, što je siguran dobitak za vas kao voditelja projekata.