Stvaranje baza podataka pomoću Microsoftovog pristupa - Microsoft Access je izvrstan softverski program koji dolazi u paketu s Microsoft Office Professional Suite. Pomoću ovog jednostavnog alata za baze podataka sigurni smo da možemo bolje naučiti svoj rad i život!

Zašto koristiti Microsoft Access?

Većina ljudi nas pita: "Zašto mi treba neki fantastični softver za baze podataka? Excel djeluje dovoljno lijepo za moje raznolike potrebe. "

Evo gdje vam drago kažemo da Access nije "fancy" baza podataka. Jednostavan je, moćno učinkovit i može vam uštedjeti puno vremena i napornih napora čak i kad dobijete najbolje iz svojih podataka. Zapravo, vidjet ćete da možete dobiti puno više svojih podataka ako kombinirate Excel listove s dobro organiziranom Access bazom podataka.

Microsoft Access

  • Je alat relacijske baze podataka . To znači da su svi podaci organizirani u (povezane) tablice. Taj alat možete koristiti za izračunavanje mjesečnih troškova, organiziranje knjižničnog kataloga ili održavanje složene adrese; ključ je u strukturiranju vaših podataka u jednostavne, ne suvišne tablice koje se mogu povezati zajedno.
  • "Pamti" vaše podatke. Za razliku od Excela, ona djeluje i kao bešavna memorijska banka koja pohranjuje i pamti vaše podatke tako da ih možete lako pronaći za buduću upotrebu. Na primjer, možda ste pohranili nekoliko listova Excela za mjesečne troškove. Ali ako sada želite kombinirati te listove i proučiti ih zajedno, morat ćete koristiti posebne (a ponekad i nezgrapne) Excel značajke poput grafikona, nadzornih ploča itd. U Accessu je to besprijekorno.
  • Bez problema su složene podatkovne operacije. Pristup nudi sve osnovne operacije koje Excel radi, poput razvrstavanja, izračunavanja, filtriranja, itd. Pored toga, omogućuje vam i pridruživanje ili isključivanje podataka iz tablica (poput spajanja u Excelove listove) na temelju posebnih kriterija. A dobra je vijest da je sve to u Accessu bez napora!

U ovom ćemo vam članku savjetovati da izgradite svoju prvu radnu bazu podataka s 6 jednostavnih koraka.

  1. Organizirajte svoje podatke u strukturirane tablice.

Ako namjeravate koristiti Access bazu podataka, vjerovatno je da već imate dobru predodžbu o strukturama tablica koje želite stvoriti. Smatrajte to važnim pripremnim korakom, jer struktura tablica odlučuje o uspjehu vaše Access aplikacije.

Neka pitanja koja će vam pomoći ostvariti ovo pravo uključuju:

  • Kakve podatke imate? Poslovne evidencije, osobne datoteke, podaci koji podržavaju vaše kulturno društvo? U idealnom slučaju, svaka vrsta sadrži svoju vlastitu bazu podataka.
  • Što je zajedničko među podacima koje imate? Možete li ih grupirati u zasebne tablice na temelju ovog zajedničkog faktora? Npr.: Prihod, rashodi, popis adresa itd.
  • Što je jedinstveno na svakom stolu? Što možete koristiti za prepoznavanje jednog retka podataka iz svake tablice? Npr: ime, id itd. Ovo će biti primarni ključ i može biti jedan ili više stupaca . (Ne brinite ako ne pronađete nešto jedinstveno, jer Access može automatski generirati primarni ključ.)
  • Koje su poveznice preko stolova? Ovo su potencijalni inozemni ključevi (više ćete saznati na dolje).

Predlažemo da imate grubu skicu strukture tablice na papiru. Ne brinite za savršenstvo; vaše će se tablice razvijati dok radite s Accessom i ovladavate njime. Nakon što ste spremni, pokrenite Microsoft Access, odaberite Datoteka -> Novo -> "Prazna baza podataka" i kliknite tipku "Stvori" da biste započeli svoju prvu Microsoft Access bazu!

Savjet: odaberite odgovarajuće ime koje odražava vrstu vaše baze podataka; ovo zvuči mnogo bolje nego da ga jednostavno nazovete "Moja prva baza podataka"!

  1. Stvorite tablice

Nakon što uspješno pokrenete i stvorite svoju prvu bazu podataka, Access otvara prikaz "Alati za tablice" za stvaranje tablica, jer zaista, pristup se odnosi na tablice!

Ovdje ćemo stvoriti jednostavnu proračunsku aplikaciju s 3 tablice: Redovni rashodi, Mjesečni prihod i Mjesečni izdaci. Stupci označeni plavom bojom jedinstveni su i mogu se koristiti kao primarni ključ. (Imajte na umu da kada je više stupaca označeno plavom bojom, kombinacija je jedinstvena.)

Za dodavanje tablice Regularni troškovi koristite karticu s desne strane.

  • Prvi stupac (ID) automatski generira Access i služi kao zadani primarni ključ. (To možemo promijeniti kasnije.)
  • Kliknite "Kliknite za dodavanje" da biste unijeli naziv sljedećeg stupca. Dat će vam izbor (padajući izbor) za vrstu stupca. Odaberite Tekst i unesite "Ime rashoda".
  • Opet Kliknite za dodavanje sljedećeg stupca, odaberite Tekst i unesite "Vrsta".
  • Opet Kliknite za dodavanje sljedećeg stupca, odaberite Broj i unesite "Iznos".
  • Konačno, spremite novostvorenu tablicu (pomoću tipke za upravljanje + "S" tipke). Na upit za ime upišite "Redovni troškovi".

Tu je, upravo stvorena, vaša prva vlastita Microsoft tablica pristupa. Hura!

Na kartici CREATE koristite Create -> Table i slijedite gore navedene korake za slično kreiranje tablica "Mjesečni dohodak" i "Mjesečni izdaci".

Preporučeni tečajevi

  • Profesionalni tečaj makronaredbe VBA
  • VBA i tečaj makronaredbe
  • Osnovna obuka za modeliranje u Excelu 2007

  1. Unesite podatke u tablice

U ovom ćemo koraku ručno unijeti podatke u tablice. Ali imajte na umu da Access nudi nekoliko drugih jednostavnih načina uvoza podataka u tablice (s Excel lista, iz tekstualne datoteke itd.).

Ovdje moramo spomenuti da je Access pobijedio Excel u provjeri podataka ako su tablice ispravno dizajnirane. Da bismo razumjeli važnost dizajna tablice, jednostavno ćemo dodati podatke u tablicu "Redovni troškovi" i istražiti izazove.

Evo podataka koje namjeravamo dodati u naše tablice:

"Pregled podatkovnog lista" najbolje se koristi za dodavanje / brisanje / izmjenu podataka tablice i otvara se svaki put kad dvokliknete naziv tablice na lijevoj kartici. Također možete pristupiti kartici DESIGN -> View -> Design Design. Nakon što ste u ovom prikazu, na tablici s lijeve strane odaberite tablicu s kojom ćete raditi ("Redovni troškovi"). Na kartici s desne strane

  • Kliknite drugi stupac (naziv troška) i upišite "Rent".
  • Kliknite treći stupac (Vrsta) i upišite "Fixed".
  • Kliknite četvrti stupac (Iznos) i upišite "2000".
  • Završili ste prvi red. Ponovite za preostale redove.
  • Isto ponovite za tablicu "Prihodi" i "Mjesečni izdaci".

Jeste li primijetili kako Access automatski razvrstava podatke prema sve većem redoslijedu? Ako to želite promijeniti, možete desnom tipkom miša kliknuti polje Količina i promijeniti redoslijed sortiranja.

Kao što ste sigurno primijetili, Access automatski generira jedinstveni broj za prvi stupac (ID), jer ovo tretira kao zadani primarni ključ. Ovo je stupac koji se obično koristi za dohvaćanje jedinstvenih redaka podataka iz tablice.

No, ovu vrijednost možda nam je teško zapamtiti jer nema važnosti za naše podatke . Također, već smo identificirali naše jedinstvene primarne ključeve i trebali bismo to zabilježiti u dizajnu tablice. Sljedeći korak će vam pokazati kako preoblikovati tablicu kako biste se pobrinuli za to.

  1. (Re) Dizajnirajte svoje tablice

Jednom kada ste kreirali tablice, kladimo se da ste znatiželjni da li su se ispostavili. Zapravo je važno učiniti to kako biste uključili bilo kakva dodatna pravila za provjeru i točnost podataka. To možete provjeriti u "Dizajnerskom pregledu".

Fleksibilnijem dizajnerskom prikazu pristupa lako se pristupa pomoću kartice DESIGN -> View -> Design Design. (Alternativno, možete kliknuti na naziv tablice na lijevoj kartici i odabrati "Design View".)

Ako istražujete tablicu "Redovni troškovi" (snimka zaslona gore), sigurno ćete primijetiti neke nedosljednosti. Popravimo to na sljedeći način:

  • Prema zadanim postavkama, automatski generirani stupac ID-a postavljen je kao primarni ključ, a otuda ikona male tipke s lijeve strane. To mijenjamo tako da označimo (jednim klikom) stupac Ime troška i odaberemo ikonu "Primarni" ključ na gornjoj kartici. (Možete i desnom tipkom miša kliknuti naziv stupca i odabrati "Primarni ključ"). Ikona tipki promijenit će se u skladu s tim.
  • Stupac ID-a više nam ne treba. Dakle, desnom tipkom miša kliknite i odaberite "Delete Rows". Ovo će automatski izbrisati ovaj stupac (i sve prethodno umetnute vrijednosti za njega) iz ove tablice.
  • Stupac Količina postavljen je na tip podataka Broj. Promijenite to u Valuta.

Sada naš stol izgleda dobro. Na sličan način možete urediti ostale dvije tablice u prikazu Dizajn, promijeniti njihov primarni ključ, postaviti vrstu podataka o valuti i dodati dodatne podatke u sve tablice kako bismo se mogli igrati s njom u sljedećim koracima.

  1. Definirajte odnose tablica

Kad god želite jednostavno pregledati svoje tablične podatke, prikaz podatkovnog lista može se koristiti. Ali smatramo da biste željeli vidjeti kombinirane rezultate svih tablica. To može biti nezgodno u programu Excel, ali pristup mu je jednostavan. Ključ je u definiranju odnosa tablice.

Odnosi definiraju kako su naše tablice međusobno "povezane". Te se povezane veze u žargonu Database nazivaju "stranim ključevima".

Da biste definirali odnose tablice u Accessu, idite na karticu DATABASE TOOLS i kliknite na Relationships (Odnosi). Vidjet ćete dijaloški okvir u kojem su navedene sve tablice. Dvaput kliknite svaku tablicu dok se ne vide u pozadinskom pogledu odnosa. Ako se tablica pojavljuje više puta, desnom tipkom miša kliknite dodatnu tablicu i odaberite "Sakrij tablicu".

Kad su sve tri tablice vidljive, možete ih kretati po zaslonu po želji.

Ali trenutno, nema ništa posebno u ovom pogledu. Naše su tablice jednostavno navedene, nepovezane . Da biste to promijenili, kliknite polje REGULAR EXPENSES.Expense Name i povucite prema polju MONTHLY EXPENSES.Expense Name. Dijaloški okvir trebao bi se otvoriti na sljedeći način:

Ono što ovdje radimo je stvaranje odnosa jedan prema mnogima između tablice Naziv redovnih rashoda i tablice Naziv rashoda mjesečnih rashoda.

Redovni rashodi. Naziv ekstenzije -> Mjesečni izdaci. Naziv ekstenzije

Primarni ključ -> strani ključ

Jedan -> Mnogi

Za ovo,

  • Treba provjeriti "Provedite referentni integritet". Ovo će osigurati da se sve dodane vrijednosti u Mjesečnim izdacima provjere prema vrijednostima tablice Regularni Troškovi prije dodavanja.
  • Poništite karticu na "Cascade Update / Delete Related polja" . Time će se naknadno ukloniti sva ažuriranja / brisanja u tablici primarnog ključa (u našem slučaju Redovni troškovi). Dakle, ako se iznos ažurira za određeni trošak, on će se kaskadno uključiti u sve povezane tablice. Isto tako s brisanjem. Namjerno poništimo ovo da bismo kasnije mogli uočiti bilo kakvu neusklađenost. Na kraju kliknite na Create.
  • Slično tome, stvorite odnos između mjesečnog naziva mjesečnih izdataka i mjesečnog naziva mjesečnog dohotka. Ovdje poništite mogućnost "Uvezi referentni integritet" .

Pogled odnosa trebao bi to automatski odražavati na sljedeći način:

Definirali ste svoj odnos prve tablice i spremni ste izvući više svojih podataka!

  1. Upitajte i pregledajte podatke iz svojih tablica

Ovo je možda najznačajniji i najkorisniji dio korištenja Accessa preko Excela. Vidite, naše smo tablice napravili s pravim dizajnom, dodali podatke i definirali odnose. Sljedeći je važan korak to sve spojiti i vidjeti kako izgledaju naši kombinirani podaci. I to se vrši putem upita.

Ovdje ćemo stvoriti jednostavan upit kako bismo zabilježili bilo kakve neusklađenosti u "fiksnim" troškovima.

Upit možete stvoriti na kartici CREATE -> Wizard Wizard, najlakši način za stvaranje osnovnog upita. Od vas će se zatražiti:

  • Unesite (Simple Wizard Wizard).
  • Nazivi i polja tablice. Izaberite naziv izdatka, vrstu i iznos iz redovnih troškova te mjesec i iznos iz mjesečnih rashoda.
  • Detalj ili sažetak. Odaberite detaljno.
  • Upišite "Izvještaj o neispravnim nepokretnim rashodima" kada vas čarobnjak upita za ime i kliknite Finish kako biste generirali upit izvještaja.

Generirani upit trebao bi izgledati ovako (bez crvenih isticanja):

No kao što vidite, ovaj upit prikazuje sve zapise o troškovima, a ne samo one neusklađene (kao što su označeni crvenom bojom). To možemo popraviti dizajnom upita (desnom tipkom miša kliknite naziv upita na lijevoj kartici i odaberite "Design Design").

Taj ćemo pogled koristiti da bismo dodali 2 kriterija

  1. Pod Regular Expenses.Type dodajte vrijednost "Fixed" pod Kriteriji (uključuju pojedinačne citate). To ograničava zapise preuzetih podataka da imaju type = Fixed.
  2. Pod bilo kojim od iznosa dodajte posebne Kriterije za provjeru neusklađenosti: "(Redovni rashodi). Iznos (Mjesečni izdaci). Iznos" (bez navodnika). Znak označava "nije jednako"). Tako će se pokupiti samo neusklađeni zapisi.

Zajedno će ovi kriteriji podići neusklađene evidencije o fiksnim troškovima.

Konačni rezultat trebao bi izgledati ovako:

I ovo je doista konačni rezultat kojeg želimo. Čestitamo!!

Završna napomena

U ovom osnovnom vodiču bili ste izloženi širokom rasponu značajki Microsoft Accessa, od tablica do odnosa do upita. Preporučujemo da nadogradite na tablice i upite navedene ovdje pokušavajući složenije operacije.

Prijedlozi za daljnju praksu uključuju:

  • Uvoz datuma u tablice s Excel lista ili tekstualne datoteke odvojene zarezima (koje se nazivaju i csv datoteke).
  • Dodavanje kriterija za provjeru tablica pomoću dizajnerskog prikaza. Na primjer, pokušajte ograničiti vrijednosti regularnih troškova. Unesite samo "Fiksne" ili "Promjenjive" vrijednosti.
  • Saznajte više o "Normaliziranim" tablicama i kako utječe na vaše podatke. Preoblikovati i stvoriti primjere ovdje podijeljene kao Normalizirane tablice.
  • Upotrijebite dizajner upita od početka da biste stvorili sažetak izvještaja koji sadrži ukupni prihod, rashode i saldo svakog mjeseca u godini.

Iako prvih nekoliko pokušaja s Microsoft Accessom može uključivati ​​strmiju krivulju učenja, možemo jamčiti nagrade koje će vaši napori donijeti. Microsoft Access lagan je alat za bazu podataka koji vam omogućuje da iskoristite veću snagu svojih podataka uz minimalan napor. Dakle, i dalje i sretan pristup!

Preporučeni članak

Evo nekoliko članaka koji će vam pomoći da saznate više detalja o stvaranju baze podataka pomoću Microsoftovog pristupa, pa samo prođite vezu.

  1. 10 Snažne značajke Microsoftovog pristupa
  2. 9 nevjerojatnih koraka o tome kako koristiti Microsoft Excel vještine
  3. Kako poboljšati svoje Microsoft Excel vještine?
  4. 10 lakih koraka za stvaranje okretne karte u Excelu 2016
  5. Iznenađujuće funkcije programa Excel - grafikoni i grafikoni

Kategorija:

Excel savjeti