Projektna dokumentacija

Projektna dokumentacija nije samo jednostavna zadaća, već se može smatrati važnom vještinom postavljenom u današnjem dobu. Od fakulteta do zaposlenih profesionalaca, koji rade na projektima kao bitnom dijelu svakodnevne radne rutine, postaje važno da shvatimo kako dokumentirati, štititi i čuvati nečiji projekt radi provjere i buduće reference. Ako se pojedincima smatra da je to jednostavna, ali djelotvorna vještina projektne dokumentacije i upravljanja, može se dodati puno efikasnosti i produktivnosti u njihovom profesionalnom radu.

Ako pogledamo makronaredbu, projektna dokumentacija je sastavni dio upravljanja projektima. Mogu biti različite vrste projekata u različitim tokovima na kojima pojedinci rade, dokumentacija može biti od ogromne koristi i vrijednosti voditelju projekta jer:

  1. Može vidjeti jesu li svi zahtjevi projekta ispunjeni, ako ne, što onda treba učiniti.
  2. U slučaju problema, može ga pronaći do izvora problema i raditi na pružanju određenih rješenja.
  3. Može pojedinac biti odgovoran za posao koji je obavio, voditelj projekta može ga pronaći prema analitičaru koji je radio na projektu u smislu posla koji je analitičar obavio i kada je obavljen.
  4. Pruža i služi kao dokaz da je navedeni projekt doista razrađen.
  5. U slučaju sukoba i sporova, dokumenti koji se odnose na projekt mogu se ponovno pogledati i također se mogu koristiti za dodjeljivanje vlasništva nad projektom njegovom zakonitom vlasniku.
  6. Jednostavnim prolaskom menadžera dokumenata možete saznati status projekta i predviđeno je vrijeme do njegova završetka.
  7. I na kraju, važno je da je projekt uređen pravilno, lako čitljiv i adekvatan.

U idealnom slučaju voditelji projekata slijede standardizirane predloge koji su u prošlosti korišteni za dokumentaciju; ove su predloške uspješnih projekata koje je tvrtka provela u prošlosti. Projektni planovi, poslovni slučajevi, status projekta i zahtjevi često se ponovo upotrebljavaju za prijašnje projekte koji su bili uspješni jer pomažu voditelju projekta da se usredotoči na njihovu kompetenciju, efikasnost i produktivnost i smanjuje višak papira koji je teško pratiti i upravljati,

Slijedi sažetak ključnih faza u životnom ciklusu projekta i kako svaka faza generira bitne projektne dokumente koji se mogu koristiti za provjeru, buduće reference i provjeru.

  1. Izvješće o izvedivosti - Prije nego što se projekt provede, podvrgnut je mnogim testovima u smislu da li je izvedivo da će se taj projekt izvesti i dovesti u fazu provedbe. Provodi se istraživanje trenutnih tržišnih trendova i kulture zajedno s troškovima i koristima povezanim s projektom.
  2. Povelja o projektu - Sadrži pregled projekta, navodi ključne sastavnice i ciljeve projekta i služi kao mjerilo. To pomaže menadžeru da uvijek iznova slijedi ključne ciljeve.
  3. Specifikacija zahtjeva - spominje sve zahtjeve potrebne za izvršavanje projekta, radnu snagu, financijska sredstva, tehnološke resurse, sirovine, posebne skupove vještina, dozvole, pravila i propise, odobrenja u različitim fazama projekta.
  4. Projektni dokument - Postavlja konstrukcijsku strukturu projekta, izrađen je na način koji vanjski čovjek lako može shvatiti kad promatra projekt. Izlaže arhitekturu projekta.
  5. Plan rada / procjena - utvrđuje vremenski okvir za različite komponente projekta, navedene komponente treba završiti u navedenom roku. Stvarni napredak uvijek se uspoređuje s tim vremenskim rokovima.
  6. Matrica sljedivosti - pomaže u pronalaženju odgovornosti prema analitičaru koji radi na određenim komponentama projekta i kome se obratiti u slučaju problema.
  7. Tragač o izdanjima - održava popis svih problema, također pohranjuje izdanja i njihova rješenja koja su se pojavila u prošlosti, tako da je u slučaju da problem ponovo stigne, rješenje lako dostupno
  8. Dokument za upravljanje promjenama - bilježi stvarni napredak i sve promjene izvršene u projektu
  9. Test Document - U njemu se spremaju svi provedeni testovi i njihovi odgovori.
  10. Tehnički dokument - U njemu su navedeni svi tehnički zahtjevi u pogledu tehnologije, dizajna i specifikacija.
  11. Funkcionalni dokument - usredotočen je na način izvršavanja različitih funkcija i smjernica koje se trebaju pridržavati tijekom izvršavanja.
  12. Korisnički priručnik - Pregled svih procesa, pravila i propisa. Kao i standardni operativni postupak.
  13. Plan tranzicije / uvrštenja - Spominje kako će se projekt prevesti od crteža do izvršenja. Obuhvaća sve korake kako implementirati projekt.
  14. Završetak prijenosa / zatvaranja projekta - projekt je dovršen i dokumenti se spremaju za buduću referencu.

Gore navedene točke bile su ključna područja i izvori projektne dokumentacije u različitim fazama životnog ciklusa projekta. Osim gore navedenog popisa, postoje i neke zajedničke projektne dokumentacije koje nastaju u svakodnevnim projektima koji se izvode na nivou pojedinca ili na razini poduzeća.

  1. Raspored projekta - spominje vremenski okvir, resurse i troškove projekta.
  2. Upravljanje rizikom - spominje sve rizike koji bi mogli nastati u projektu, možete ih rangirati i na odgovarajući način rasporediti resurse.
  3. Evidencija problema - spominje sva operativna pitanja koja nastaju i njihova rješenja.
  4. Projektni proračun - najvažniji dokument, spominje ukupne troškove i očekivane prinose iz proračuna.
  5. Izvještaj o statusu - Spominje status završetka i korake te sljedeće korake.
  6. Izvješća o osiguravanju kvalitete - Izvješća o osiguravanju kvalitete važna su jer prije implementacije morate prijeći sve osnovne kriterije.

Stoga je jasno da su projektni dokumenti od ogromne važnosti za uspješan završetak projekta. Projektna dokumentacija treba biti jasna, jednostavna, relevantna i do izražaja do naznake. Svaki je projekt razlika u pogledu veličine, opsega, rezultata i životnog ciklusa. Ovaj projektni dokument treba biti prikladan za predmetni projekt.

Projektni dokumenti trebali bi olakšati život voditelju projekta i svima koji su uključeni u projekt. Treba jasno navesti sve zahtjeve, rizik, resurse tako da su svi dionici na istoj stranici.

Preporučeni članci

Ovo je vodič za projektnu dokumentaciju. Ovdje smo raspravljali o dokumentima projekta koji nastaju iz svakodnevnih projekata. Možete i proći naše druge predložene članke da biste saznali više -

  1. Google Alati za upravljanje projektima
  2. Što je Agile Project Management?
  3. Alat za upravljanje projektima Jira
  4. Pitanja o intervjuu za upravljanje projektima
  5. Studija slučaja u upravljanju projektima

Kategorija:

Razvoj poduzetništva