PMO - Red ili kaos? Većina nas bi radije malo i jedno i drugo, ali red u većini vremena može biti blagodat za bilo koji projekt. S mnogim subjektima koji se okupljaju, postoji i šansa za svađu koja možda nije najbolji način da vodite posao ili pokrećete svoje projekte.

U organizaciji postoji puno projekata koji djeluju na način koji pogoduje načinu života. Ti su projekti nastali iz potrebe koja se javlja i odgovornost je da se voditelji programa i voditelji projekata organiziraju na takav način da rješavaju postojeće probleme lako i jednostavno, od kojih svi imaju koristi.

Projekti su podskup programa i s više projekata koji se odvijaju u različito vrijeme, uzastopce, a sve s ciljem približavanja programa ciljevima i ciljevima napretka tvrtke. Da bi se bavili svim tim stvarima koje se događaju istovremeno i u različito vrijeme, voditelji projekata i voditelji programa moraju biti oprezni i organizirati PMO ili Ured za upravljanje projektima. Ovaj PMO bit će organizacijsko tijelo koje pomaže u svakom poduzetom projektu i svakom programu koji se bavi. U ovom ćemo članku naučiti sve što trebate znati o PMO-u.

Što je PMO?

PMO ( Ured za upravljanje projektima ) može se savršeno opisati kao centralizirani entitet unutar određene organizacije koji je odgovoran za postavljanje standarda, održavanje discipline, pružanje tijela upravljanja i provođenje pravog skupa odgovornosti prema upravljanju i usmjeravanju projekata na jasan način, sažet i dosljedan način.

Standardizacija i disciplina su važna ključna obilježja koja su potrebna unutar organizacije koja ima za cilj izvođenje više projekata. Te projekte provodi organizacija s ciljem promjene ili poboljšanja sustava ili procesa. Pomoću PMO-a možete dodirnuti organizacijsko tijelo koje će vam pomoći da iskoristite prednost providina

g organizacijske standarde za sve provedene projekte i program. To bi uključivalo stalnu obuku koja se pruža projektnim timovima i mnogim voditeljima projekata koji upravljaju projektom prema standardima upravljanja projektima koje predlažete.

Uz sve veći broj projekata, PMO je koristan jer primjenjuje dosljedan pristup upravljanju projektima. Ovo centralizirano tijelo za standarde i postupke odgovorno je za različite aspekte upravljanja projektima i korištene metodologije. Odgovorni su za svaki projekt održavanja određene razine privrženosti kada je u pitanju kvaliteta, briga o kupcima i količina.

PMO može biti sastavljen od skupine predanih pojedinaca koji će voditi i postavljati standarde ili čak pojedinca, ovisno o programu i opsegu projekata. S vremenom, kako su poduzeća rasla po veličini i mogućnostima, organizacije su uvidjele potrebu za tim posvećenim i koncentriranim naporima kako bi se osiguralo da njihovi sustavi i procesi mogu izdržati i obuzdati sve veće zahtjeve i širenje.

Ured za upravljanje projektima može biti različitih vrsta i treba udovoljiti potrebama organizacije u nastojanju da se projekti pridržavaju standarda i normi. Ako se PMO postavlja s jasnim ciljem, sa čvrstim temeljima i podrškom sponzora, i savršenim pristupom poslovnom modelu, to može biti pokretač stvaranja vrijednosti i izvrsnosti projekata za tvrtku.

Izvrsna ideja pružiti upravljanje projektima u prvi plan. Možete imati standardizaciju i možete čak pratiti niz normi za svoj projektni tim i ostale članove povezane s projektom. Pa, zašto PMO? Idemo kroz ključne prednosti prikazane prilikom upotrebe PMO-a:

  • Izvođenje projekta nikad ne može biti lakše ; predvidivom dosljednošću i učinkovitošću možete garantirati uspjeh
  • Uspostavljanje temelja za inicijative vaše tvrtke i istovremeno upravljanje organizacijskim portfeljem
  • Poticanje transparentnosti i učinkovitog financijskog izvještavanja s ciljem poticanja vodstva
  • Usklađivanje poslovne strategije s investicijama tako da se mjeri stupanj uspješnosti
  • Poboljšanje zadovoljstva kupaca i produktivnosti zaposlenika za poboljšanje poslovnih performansi
  • Primjena standardnih praksi, u skladu s najboljim praksama koje slijede širom svijeta
  • Osiguravanje dugoročne uštede i povrata ulaganja ( ROI ) za svu obuku i mentorstvo

Što čini PMO?

PMO se u osnovi sastoji od 3 različite i različite komponente ili aspekti koji doprinose učinkovitosti PMO-a unutar zidova organizacija. Ove strane vrlo su međusobno ovisne i uspjeh PMO-a doista se oslanja na ova 3 stupa snage. Ovo su sljedeće strane:

  • funkcionalna
  • strukturalan
  • disciplinski

Svaka se komponenta međusobno uvelike razlikuje i nadopunjava jedna na drugi na način da se ostvari svrha PMO-a ispred poslovanja i uprave. U ovom ćemo dijelu pogledati svaku komponentu i razumjeti ih. Kad to učinimo, spremni smo za početak i započeti s našim vrlo PMO-om.

  1. funkcionalna

Uspostavljanje funkcionalnog aspekta PMO-a važna je inicijacija koja može potaknuti izgleda vašeg PMO-a. Uloga ili opseg PMO-a potrebno je izmjeriti i definirati u organizaciji kako bi se započeo proces. Redoslijed se održava za cijeli funkcionalni skup PMO-a i on se mora pridržavati funkcionalnih slojeva koji se održavaju. Sljedeća slika će vam predstaviti što su točno funkcionalni slojevi PMO-a i kako se održava red i treba mu funkcionalni aspekt.

Po definiciji, PMO je subjekt koji postavlja standarde, a to je upravljačko tijelo u svrhu održavanja jedinice za upravljanje isporukom, kao i strateški sustav podrške menadžmentu i članovima projektnog tima unutar organizacije.

Postoji progresivan poredak koji održava PMO. Svaki nivo ovisi o razini izvan njega. Sve to pod mikroskopom strategije razmještene od organizacije.

  1. strukturalan

Ovo formira kvalitativni temelj PMO-a i kako utječe na elemente projekta ili organizacije - ljude, procese i sustave / alate.

  • Ljudi - ljudi u sustavu PMO-a su njegova voditeljska jedinica i osoblje koje rade na izradi dobrog projekta kako bi se postigao poslovni cilj tvrtke.
  • Proces - Proces su SOP-ovi temeljeni na disciplinama koje PMO upravlja. Procesi bi trebali biti praktični i vezani uz tijek rada cjelokupne organizacije. Prilagodljivost i skalabilnost i otkup od ljudi u organizaciji također su aspekti kojima se moraju uskladiti prilikom postavljanja ovog aspekta ureda.
  • Sustav / Alati - Alati moraju biti izrađeni po mjeri dostupnosti resursa i skupa znanja njegovih korisnika. Sustavi bi trebali biti dizajnirani na način koji uključuje sljedeće elemente:
  • Sve potrebne informacije u točnom i realnom vremenu
  • Discipline PMO-a koje treba postaviti
  • Trebali bi imati mehanizme izvještavanja za osiguranje učinkovitog odlučivanja u svakom trenutku

  1. disciplinski

Ured za upravljanje projektima trebao bi biti osnovan tako da se bavi slijedećim kvadrantima poslovnog upravljanja kada je riječ o pokretanju projekata ili programa unutar organizacije:

  • Upravljanje komunikacijama - komunikacija za 360 ° za sve partnere
    • Upravljanje dionika
    • Izvješćivanje i metrike
  • Upravljanje resursima - Važno za izvršenje projekta
    • Uprava osoblja
    • Uprava dobavljača
    • Nabava i upravljanje imovinom
  • Upravljanje promjenama - rješavanje problema i rješavanje scenarija rizika s promjenom
    • Upravljanje opsegom
    • Upravljanje rizicima i problemima
    • Upravljanje obukom i razvojem
  • Upravljanje izvršenjem - vrijeme i troškovi presudni su aspekti za bilo koji posao
    • Upravljanje kritičnim putevima
    • Financijsko upravljanje

Postavljanje i pokretanje PMO-a

Postavljanje PMO-a ne odnosi se samo na finaliziranje hrpe kriterija i započinjanje poslova na implementaciji. Baš kao što je provedba projekta, PMO-u je potrebna ista razina procjene, analize, dokumentacije i planiranja kako bi se započelo s radom. Napisao sam najboljih 6 koraka koji će vam trebati za postavljanje i pokretanje PMO-a koji će ispuniti sve vaše potrebe u sceni upravljanja projektima, s vašom organizacijom i vašim projektima. Uskočimo odmah unutra!

  • 1. korak - opisivanje procjene

Razumijevanje unutarnjih i vanjskih zahtjeva i vašeg cilja postavljanja PMO-a ključno je za postavljanje i na kraju pokretanje PMO-a. Procjena je nužna kada je u pitanju uspostavljanje PMO-a. Trebate proći i izmjeriti trenutno stanje u uredu za upravljanje projektima i provjeriti željeni ciljni scenarij u kojem se tvrtka želi nalaziti.

U svrhu provođenja ove procjene, predlažem vam da koristite PMI-jevu ocjenu OPM3 (model zrelosti organizacijskog upravljanja projektima) ureda za upravljanje projektima koja će vam pomoći da procijenite razinu organizacije u odnosu na trenutno stanje PMO-a koji boravi u njoj.

U ovom ćete koraku proučiti funkcionalna područja koja će upravljati i regulirati PMO te razlike između vašeg poslovanja i zahtjeva PMO-a. Pogledajte odjeljak Disciplina u ovom članku da biste znali različite kvadrante paradigme poslovnog upravljanja. Pažljivim pregledom ovih područja PMO se može smjestiti unutar odgovarajuće razine zrelosti.

  • 2. korak - popis dolje preporuka

Sada ste procijenili gdje stoji organizacija ureda za upravljanje projektima i gdje PMO mora intervenirati, vaš je sljedeći korak pažljivo popis preporuka o tome kako popuniti praznine procesom, ljudima ili sustavima i kombinacijama i permutacijama onih, Te bi preporuke mogle obuhvaćati:

  • Imajte preglede vrata za bolje odlučivanje
  • Pratite napredak svojih projekata i u skladu s tim obavijestite rizike tim voditeljima projekata
  • Neka se jamstva kvalitete daju projektima za provjeru pridržavanja postavljenih metodologija upravljanja projektima
  • Obuka, mentor i obuka novih menadžera projekata u različitim procesima i sustavima upravljanja projektima koji su uspostavljeni za standardizaciju
  • Suradite i osigurajte da su svi potrebni koraci i metode dobro dokumentirani za ponovnu upotrebu

Budite u stalnom kontaktu sa zaposlenicima koji rade u organizaciji i pitajte ih za česte povratne informacije, a vi ćete moći saznati slabosti i snage procesa i sustava postavljenih tijekom izvođenja svakog projekta.

  • Korak 3 - Izrada plana izvršenja

Imate područja koja trebaju stalna punila, imate preporuku i razinu na kojoj su. Sada dolazi dio u koji uđete i osmislite plan implementacije kako bi se stvari započele. Imate preporuke taktičke prirode, dok je nekima potrebna dublja organizacija; oni se nazivaju strateškim preporukama. Započnite s taktičkim projektima i baš poput projekata, održavajte zahtjeve vremena, troškova i resursa kako biste razvili plan provedbe.

Pribavite otkup svog menadžerskog tima kada predložite plan izvršenja koji ste namjeravali ostvariti, uzimajući u obzir sve što je potrebno davati prioritete. Imajte na umu i strateški pogled na tvrtku i kako je postavljen. Top menadžment voli vidjeti posvećenog i utjecajnog menadžera, spremnog za šetnju miljom.

  • Korak 4 - Provedba plana izvršenja

Motori na … nozi ubrzanja … karta u ruci … preostaje samo otpustiti kvačilo! Zumirajte prošlost do sjajnog PMO-a pred sobom! Iako zvuči poput šetnje tortom kada se spominjete trkaćih automobila, ali izvršavanje PMO-a zahtijeva marljivost i izuzetno naporan rad, s jedinstvenom perspektivom koju treba postići. Otisnite se taktičkih planova i skupite te "pobjede" pod svojim krilima. S ovim poticajem spremni ste za osvajanje sljedeće kilometraže.

Pokažite vrijednost koju PMO drži za vas sa svakom pobjedom koja prolazi, i uvijek imajte na umu ciljeve pri ruci, a pritom strogo vodite računa da uopće ne odstupite od plana. PMO mora pomoći ljudima u njihovim projektima na način koji je u skladu s tvrtkinim standardima. Ovim kratkim dobicima možete uspostaviti povjerenje u mnoge stvari u koje se PMO može pretvoriti.

  • Korak 5 - Komuniciranje ažuriranja u čestim intervalima

Komunikacija je izuzetan čimbenik u našem životu koji prijenos znanja i informacija čini tako vrlo povoljnim, ako se učinkovito koristi. U slučaju postavljanja i potvrđivanja poteza PMO-a, komunikacija je presudna komponenta njegova uspjeha i smislene primjene. Da bi PMO trajao, komunikacijski okvir mora biti jak i trebao bi se baviti svim zainteresiranim.

Dok se usmjeravamo prema taktičkim planovima i njihovim dovršetcima sve do strateških promjena, moramo biti u mogućnosti na svaki sistematičan način priopćiti svako ažuriranje. To će osigurati i poboljšati komunikaciju tijekom i ažurirati potrebne dionike o napretku koji PMO postiže i koliko je implementacija PMO-a u organizaciji prikladna.

  • Korak 6 - Stanite. Gledati. Popraviti. Ponoviti

Kontinuirano poboljšavanje najbolji je način da projekt ili bilo koji poduhvat preraste i sazrije u sustave i procese kakve bismo željeli da budu. Vaš PMO bi dao kratkoročne i dugoročne preporuke. Oni bi se trebali često pregledavati, uglavnom na godišnjoj osnovi, kako bi se iz njih stvorili planovi i iskoristile mogućnosti. Sa svakim pregledom, planom i provedbom, vaš PMO raste, a tako i organizacija ureda za upravljanje projektima u provedbi projekata i programa.

Vaš PMO nije stagnirajući entitet. Evoluira i način na koji se razvija iterativni je proces. Pregledajte svaku priliku ili rizik koji se susreće i pregledajte kako proces donosi vrijednost. Jednom kada to učinite, moći ćete pronaći praznine kojima je potrebno popunjavanje, dok ne postignete savršenstvo.

Kategorija:

Razvoj poduzetništva