Klijent koji nije tehnički: Pročitao sam projektnu dokumentaciju, ali nisam dobio različite aspekte specifikacija softvera koji bih se koristio. Želio bih neko daljnje objašnjenje o njima.
Voditelj projekta: Naravno. Možemo razgovarati o tim točkama i tada možemo ići naprijed.
Klijent koji nije tehnički: Ovdje se spominje u jednom od članaka koji sam prolazio na Internetu da će softverski alat moći preuzeti opterećenje za 10 članova projekta, ali izdvojili ste samo 5 i ako bismo imali 10 na brodu, posao bi se obavio brže, smatram.
Voditelj projekta: Da, tako je. 10 GB može podržati 10 članova projekta, ali uložili smo u investiciju od 5 GB prostora za pohranu za 5 korisnika i to je smanjivanje točnih troškova; nipošto nam ne nedostaje. Trebat ćemo da se projekt zadrži za tu vremensku traku kako bismo mogli usmjeriti cjelovit sustav povratnih informacija od 360 stupnjeva unazad, kako bi se poslovanje zadržalo. Pored toga, razvijamo funkcionalnost pretraživanja i podudaranja koja bi ionako dugo držala projekt. U tom ćemo slučaju udvostručiti ulaganje i još uvijek žuriti s projektom. Nema kvalitete.
Klijent koji nije tehnički: Posljednji dio toga nisam baš dobro razumio i ne spominjem ga u dokumentaciji koju ste mi poslali. Možete li pojasniti?
voditelj projekta: Gospodine, to se sigurno jasno spominje u dodatku koji je dostavljen uz vaš plan. Jeste li uspjeli proći kroz to?
Klijent koji nije tehnički: Oh! Ne, nisam to prošla. Prva stranica me navela da jezik smatram grčkim. Ima previše izraza koje ne mogu razumjeti. Možemo li planirati sastanak kako bismo pregledali cjelokupnu dokumentaciju?
Voditelj projekta: Svakako! Javite mi kada to možete učiniti na našoj stranici.
Most koji nedostaje između tehničkih rukovoditelja projekata i netehničkih klijenata
Kao što je jasno vidljivo iz razgovora vođenog između netehničkog klijenta i projektnog menadžera, uvijek će postojati veliki postotak prekida veze između tehnički ispravnih voditelja projekata koji se cijeli dan kotrljaju tehničkim dijalektom i njihovih netehničkih klijenata, koje trebaju svoje usluge, ali nisu dobro upućene u čitavu shemu tehnološkog svijeta.
Ako klijenti aktivno sudjeluju u projektima u kojima su dionici, menadžer projekta može postati malo iscrpljiviji da održi most između ljudi koji znaju mnogo o radu koji se provodi kako bi se olakšale potrebe osoba koja malo zna o pozadinskom radu.
Voditelji projekata i tehnički stručnjaci obično su ljudi koji bi na pojedinom jeziku trebali detaljno opisati proizvod i postupak koji pojedincu koji nije okusio ovo polje možda nisu razumljivi. Kao voditelji projekata, odgovornost održavanja učinkovite komunikacijske veze između nas i netehničkih klijenata ima vrlo važan stav u velikoj shemi stvari. Trebat će nam doprinosi naših klijenata sve do završetka projekta.
Ali, ne možemo sve držati pred sobom i tražiti ih da dešifriraju tehničke pojmove spomenute u projektnoj dokumentaciji i projektne smjernice ili čak prezentacije koje iznesemo. Morat ćemo ih okretati i okretati i donositi im pogled na proizvod ili uslugu koji stvaramo ili poboljšavamo kroz projekt. Premoštavanje ovog tehničkog i netehničkog jaz je izuzetno važno, a mi ćemo razmotriti 8 različitih načina na koji možete predstaviti svoj rad kako bi oni stvorili mentalnu sliku proizvoda.
8 načina za učinkovitu komunikaciju s netehničkim klijentima
U nastavku su navedeni sigurni načini za prolazak do te komunikacijske linije sa svojim ne-tehničkim klijentima. Ovi savjeti i trikovi omogućit će vam veliku slobodu da postignete ono što smatrate da je najteža stvar. Dižite se i razgovarajte sa svojim ne-tehničkim klijentima i promijenite način na koji projekt vidi i kako oni doprinose u njemu.
-
Saznajte o svijetu vašeg kupca i stavite noge u njihove cipele
Istražite pozadinu svog netehničkog klijenta i industriju iz koje dolaze. Osigurajte da znate dovoljno o njihovom profesionalnom statusu rada kako biste razumjeli razinu komunikacije koju im možete pružiti. Isto tako, razumite razinu tehničke znanja koja je svjesna i istupite istim linijama kad komunicirate s njima.
Te osobe neće uvijek biti potpuno izgubljene kada su dio projekta, ali, kao rezultat na projektu, vaša je odgovornost voditi računa o svim razinama udobnosti svih dionika i članova tima dok upravljaju i rade na projektu.,
Razmislite iz njihove perspektive i pređite kilometrinu u njihovim cipelama, tada ćete shvatiti kako oni vide tehničke pojmove i prema tome možete na temelju te studije i istraživanja izmijeniti nivoe prezentacije i svoju tehnologiju. Posvetite se dobrom radu u komunikaciji s tim pojedincima. I, jedan važan aspekt - ostati ponizan.
-
Zapamtite da se radi o ljudima i njihovim postupcima, a ne o kodovima i tehnologiji
Ako ste tehnički intezivan pojedinac, to ne znači da će vas svi uočiti kada virirate u onom tehničkom jeziku koji nosite. Kao voditelj projekta, dok razgovarate s netehničkim klijentom, osigurajte da se usredotočite na ljude (svoj tim i kupce) i zadatke koje oni obavljaju za projekt. Obavijestite svoje klijente o njihovom napretku i kako doprinose postizanju te prekretnice u projektu.
Razgovor o linijama kodova i problemima petlje kodova koji su se dogodili neće vam biti od koristi, pa će vaše netehničke klijente poslati u mahnito raspoloženje.
Pokušajte koristiti izraze koji se mogu odnositi na npr. "Korisnik će morati pritisnuti ovaj gumb da dođe do tih stranica kako bi dovršio transakciju …" umjesto "sustav će pokrenuti akciju slanja i prikazati će dovršenu obavijest o transakciji dok je akcija završava … "Na ovaj način možete pogoditi pravo u srce onoga što žele postići ovim projektom i omogućiti im da shvate da ste vi i vaš tim ispravno shvatili.
-
Neka bude jednostavno, blesavo
KIS i reci, kažu. Kao voditelj projekta koji se bavi vanjskim, ne-tehničkim klijentima, morate osigurati da komunikacija s klijentima bude potpuna, sažetka i više nego ikad jednostavna. Upotrijebite običan engleski jezik kako biste im prenijeli svoju poruku. Proučavali ste njihovu pozadinu i znate na što gorljivo reagiraju. Dakle, vaš sljedeći korak je da svu komunikaciju s njima učinite što jednostavnijom i izravnajte je samo na temelju onoga što ste stekli stručnim provjerom.
Nemojte ih preplaviti žargonom koji možete koristiti sa članovima vašeg tima ili unutarnjim dionicima i budite iskreni prema njima koji se odvijaju.
Učinkovita komunikacija je put prema tome. Zamislite situaciju u kojoj posjetite liječnika i on vam objasni svoju bolest na način koji vas ostavlja zbunjene i neredovite. Bespomoćnost koju osjećate upravo je ono što vaš klijent prolazi. Dakle, vladavina palca, KISS (neka bude jednostavno, blesavo).
-
Raspravite o rezultatima koje će dobiti
Kada komunicirate sa svojim ne-tehničkim klijentima, obavezno im objasnite "zašto" i "što" radite aspekte projekta, a ne "kako" radite upravo to. Kad klijenti koji nisu tehnički gledaju na prednosti i funkcionalnosti koje će iskoristiti iz projekta, reagiraju bolje nego kad objasnite složene detalje kako vaš tim sve to sastavlja.
Pokažite im prednosti koje će rezultati za njih tada dobiti. Pokažite im da će se sa svakim prekretnicom koje postigne projekt i projektni tim približiti postizanju cilja koji su postavili. Pazite da shvate da će ti zadaci rezultirati postavljenim ciljem i da će ti zadaci, kada se izvrše učinkovito, pokazati više koristi nego što se predviđalo.
Imajući to u vidu, siguran sam da ćete i vi kao voditelj projekta paziti na dodatne pogodnosti koje se mogu dobiti od ovog jedinstvenog projekta.
-
Upotrijebite primjere
Analogija i primjeri mogu biti vaši najbolji prijatelji u takvim trenucima. Ove će vam vježbe pomoći čak i pri uključivanju kreativne strane u posao. Ukrivite i pretvorite svoj put u primjere iz svakodnevnog života da biste istaknuli svoje mišljenje. Na ovaj ćete način moći bolje povezati podatke s njihovom stručnošću. Uz više relatabilnosti i svjesnog truda s vaše strane, moći ćete ih osvojiti i sa svojim drugarstvom. Uz relatabilnost dolazi i pouzdanost, a s tim i povjerenje u posao koji obavljate i komunikaciju koju pružate netehničkim klijentima.
Primjeri primjera mogu vam čak pomoći da pojednostavite projekt za sebe i članove svog tima i omogućit će vam da projekt sagledate iz laika. To će povećati vaše šanse za sveobuhvatni projekt koji doista služi kupcima i široj javnosti.
-
Nemojte podcjenjivati i precijeniti njihovu razinu stručnosti kad je riječ o projektima
Iako ovi netehnički klijenti često nisu dobro upućeni u tehničku temu, posebno tijekom stvaranja softverskih alata i aplikacija, oni uglavnom imaju dobru i dobro zaokruženu bazu znanja kada je riječ o projektima i procesima. Oni razumiju procese i kako ti procesi mogu u konačnici omogućiti proces razvoja softvera s lakoćom.
Možete im sigurno na brodu da aktivno pomognu timu kada je u pitanju pokretanje projekta. Mnogo je različitih vrsta klijenata s kojima mi, voditelji projekata, moramo imati posla. Nemojte ih smatrati jednim, već razumite svakog klijenta temeljito, njegove snage i slabosti i kako možete iskoristiti njihove snage i umanjiti njihove slabosti. Analizirajte sve to i nikada nemojte pogriješiti podcjenjujući ili precjenjujući ove pojedince.
-
Dajte im 101 razred
Zapamtite sve izraze koje ćete koristiti u svojim prezentacijama i dijalozima s klijentima koji nisu tehnički. Napravite na popisu definiciju i upišite definicije na običnom engleskom jeziku kako biste ih mogli predati svojim klijentima koji nisu tehnički i oni će razumjeti što mislite kad ih koristite. Možete izbjeći prazne izraze koji će im biti izloženi na licu kada u sastancima napišete ove pojmove, a također će izbjeći gubitak vremena zbog objašnjenja o tim određenim uvjetima.
Ovom vježbom siguran sam da će i vaši netehnički klijenti imati priliku naučiti nešto novo te će im omogućiti da oduševe sastanak i prezentacije. Ova aktivnost može ih pripremiti za još mnogo sastanaka i rasprava koje planirate organizirati, a omogućiti će im i plodan doprinos. Nije li to ono što želiš?
-
Uvijek ih pitajte shvaćaju li što im poručujete
Zaustavite prezentaciju na neko vrijeme i postavite nekoliko netehničkih klijenata nekoliko pitanja:
- Jesi sa mnom?
- Je li vam nešto nejasno?
- Trebam li da nešto ponovim?
- Imate li kakvih nedoumica ili nedoumica u vezi s ovim konceptom?
- Trebate li pomoć u bilo čemu?
- Jeste li zadovoljni brzinom prezentacije?
Takva pitanja mogu biti uvjerljiva i mogu im pokazati da vam je potrebna njihova prisutnost i aktivno sudjelovanje i da vam trebaju da shvate sve što se događa. Pruža im i priliku da postave trivijalna pitanja koja mogu dobiti značenje u njihovom razumijevanju.
Ovo će također ukazati na to da ćete rado odgovoriti na svako pitanje koje vam bace, a to će im pomoći da izgrade samopouzdanje da prihvate da nisu razumjeli određeni pojam ili koncept. S tim nagonom, ustat će da razjasne svoje sumnje. Vaš projekt tada ima koristi jer oni mogu razmišljati o tome iz svoje perspektive i ponuditi vam potpuno novu perspektivu o kojoj ćete razmišljati.
Preporučeni članak
- Dug i kapital
- Vodič za odgovornosti voditelja projekata