Pozitivne povratne informacije na poslu - Prije nego što razgovaramo o tome kako dati pozitivne povratne informacije na poslu, prvo moramo razumjeti što zapravo povratne informacije znači. Povratne informacije su način komuniciranja nečijih opažanja o ponašanju, stavu i performansama druge osobe. To je način da se druge iskažu želje i očekivanja. To je i sustav za pokretanje interakcije o tome kako poboljšati trenutnu situaciju, riješiti probleme i poboljšati rad organizacije i njene radne snage.
Zašto je pozitivna povratna informacija bitna?
Davanje povratnih informacija kolegama i zaposlenicima pruža uvid u njihov rad. Također nudi rješenja problema. Pozitivne povratne informacije ne samo da poboljšavaju rad organizacije, njenu radnu snagu; ali također pomaže rastu organizacije. Davanje redovnih pozitivnih povratnih informacija je neophodno. Kod organizacije je povratna informacija vrlo važna i igra vitalnu ulogu u ukupnom uspjehu organizacije. Sjednice za povratne informacije imaju sljedeće prednosti:
- To je način prikupljanja informacija, o ciljevima i očekivanjima organizacije i njenog upravljanja. To je način da se prepoznaju pozitivni i negativni aspekti radne snage i kako oni mogu pokrenuti pozitivne rezultate.
- To je proces koji pruža stavove i ideje cjelokupne radne snage. Ove ideje, prijedlozi mogu se koristiti za rješavanje trenutnih i budućih problema, povećanje učinkovitosti organizacije i planiranje realističnih i plodnih strategija i planova djelovanja.
- Kroz postupak povratne informacije možemo izmjeriti i analizirati postojeće strategije i akcijske planove, kako su uspjeli uspostaviti trenutne ciljeve. Bez obzira jesu li ove strategije učinkovite ili im je potrebna izmjena.
- Pomaže u poboljšanju odnosa zaposlenika i poslodavaca. Sjednice za povratne informacije pomažu zaposlenima da izraze svoje ideje, misli i osjećaje. Ove sesije pomažu u pronalaženju načina za rješavanje problema i pronalaženju načina za poboljšanje radne snage. To jača timski duh, koheziju, razvija motivaciju i inspiraciju među radnom snagom.
- Sjednice za povratne informacije pomažu u donošenju učinkovitih i realnih budućih odluka u korist organizacije. Mogu dovesti do razvoja snalažljivih i kompetentnih politika i dopuna.
- Sjednice za povratne informacije također olakšavaju koordinaciju između različitih odjela organizacije. To će olakšati lako funkcioniranje unutar odjela. Svi odjeli raditi će u skladu za postizanje ciljeva i ciljeva organizacije. Također će omogućiti učinkovito i brzo odgovaranje na različite interferencijske upite i pitanja o povratnim informacijama.
Savjeti za pružanje pozitivnih i produktivnih povratnih informacija
# 1. Stvorite zonu udobnosti
Pobrinite se da osoba s kojom dajete povratne informacije bude s njom ugodna, ako mu nije ugodno onda je praktički neće primijeniti i povratne informacije postaju neproduktivne. Uvijek zapamtite da vaše povratne informacije ne bi trebale osramotiti drugu osobu, ne bi trebale osjećati loše zbog toga. Recite stvar na takav način da osoba dobije poruku i motivirana je da poboljša svoje performanse i stav.
# 2. Biti pozitivan
Pozitivne povratne informacije koje dajete ljudi prihvaćaju otvoreno i teže uzimaju nove ideje i upute koje ste dali. Dok negativne povratne informacije dolaze kao prijetnja, osoba dobiva osjećaj da se mora promijeniti ili prilagodba te postaje obrambena. Negativne povratne informacije nije moguće ukloniti, ali ih je potrebno slijediti u redovitim intervalima kako bi se postigao pozitivan ishod.
# 3. Budi precizan
Nemojte govoriti općenito dok dajete povratne informacije, budite konkretni. Identificirajte područje i istaknite ono što točno želite, za primjer pozitivnih povratnih informacija kada želite nečije ideje ili mišljenja, nemojte samo govoriti, vi možete reći nešto slično, pametni ste i kreativni, želim čuti barem jednu ideju ili prijedloge vaših sastanaka.
# 4. Budite odmah
Uvijek zapamtite da povratne informacije morate dati u kratkom roku. Nemojte predugo iznositi svoje mišljenje o nečijem nastupu. Bit će beskorisno. Ako osoba djeluje na neki način i prima povratne povratne informacije, možda će joj biti teško napraviti potrebne izmjene ili čak zaboraviti tu stvar u određenom vremenskom razdoblju. Stoga je najbolje davati povratne informacije u redovitim intervalima, kad stvari još uvijek u umu ostaju svježe.
# 5. Imaj poštovanja
Još jedna stvar koja treba paziti je da, morate biti oprezni da ne povrijedite osjećaje drugih. Da biste to izbjegli, osoba može početi tako da osobu pitate što i koliko razumije određenu, rad, situaciju ili stvar. A onda mu pristojno kažite gdje nedostaje i kako ih može poboljšati. Recite mu o njegovoj pozitivnoj imovini i kako mu mogu biti od pomoći.
# 6. obris
Kada dajete povratne informacije, dajte objektivne i napredne povratne informacije, što će osobu nadahnuti i motivirati za bolji rad. Dajte mu do znanja da je ocjenjen za svoj nastup. Pobrinite se da razumije svaki aspekt onoga što tražite i želite. Osjećite ih da ste i vi tu da vam pomognu i usmjere ka uspjehu.
# 7. Identificirati
Prepoznajte ponašanje ili aktivnost koju je potrebno spomenuti. Recite osobi što je učinio, što zahtijeva uvažavanje. Dajte detalje o osobi i vašem promatranju rada ili aktivnosti koji vam se svidio.
# 8. Veza
Dok dajete povratne informacije, pokušajte povezati rad svojih zaposlenika ili kolega s pozitivnim ishodima organizacije. Prepoznajte napore i ponašanje i potaknite ih da imaju isti odnos prema svom radu. Recite im kako uspjeh ishoda jako ovisi o njihovoj visokoj razini.
# 9. Obradite utjecaj
Recite svoje pozitivne povratne informacije zaposlenicima ili kolegama kako su njihov učinak i doprinos doveli do pozitivnih promjena u vašem životu, nadahnuli ostale suradnike ili kako je to imalo koristi od organizacije u cjelini.
# 10. izraziti zahvalnost
Uvijek se sjetite osobi zahvaliti na njenom trudu i stavu i recite mu da od njega očekujete istu vrstu predanosti, motivacije i pozitivnog djelovanja.
# 11. Širite poruku
Kad iz pozitivnih povratnih informacija za zaposlenike vidite dobar učinak, učinite to pohvalom ispred ostalih zaposlenika. To povećava odanost i motivaciju te određene osobe i on teži učinkovitijoj izvedbi. S druge strane, dijeljenje is ostalim zaposlenima također će potaknuti ostale zaposlenike na isti rad.
# 12. Linija povratnih informacija
Nije nužno da povratne informacije dolaze od vrha prema dnu. Potaknite svoje zaposlenike da pohvale svoje suradnike, podređene i nadređene. Sve dok bi povratne informacije trebale biti autentične i primjerene za dijeljenje.
# 13. Razviti plan
Ako je vaša organizacija velika i ne možete biti dostupni za promatranje ponašanja i performansi svojih zaposlenika, razvijte pozitivan sustav povratnih informacija kako biste prikupili informacije o učinku svojih zaposlenika i kolega. Ovaj plan ili format treba biti jednostavan i svaki pojedinac trebao bi ga jasno razumjeti. Tako da su u mogućnosti pridonijeti tome. Treba ga razviti tako da odgovara svakom zaposlenom i fer je prema svima.
# 14. Dokumentacija
Uvijek je bolje razviti izvješće o uspjehu svakog pojedinca. Zabilježite njegova pozitivna sredstva kako čovjek rješava probleme s kojima se suočava. Ova će dokumentacija biti korisna i u vrijeme ocjene učinka i donošenja odluka o promociji.
# 15. Pripremiti
Dobro se pripremite prije nego što date povratnu informaciju. Zabilježite stvari o kojima želite razgovarati. Ponašanje, stav i rad zaposlenika. Kako je to imalo koristi od organizacije u cjelini i ostalih suradnika. Tamo gdje treba uložiti više napora i tako dalje.
# 16. Način komunikacije
Provjerite jesu li vaše pozitivne povratne informacije smislene i korisne. Povratne informacije trebaju biti povezane s radom i trebale bi objasniti ponašanje na radnom mjestu i radnu snagu zaposlenika. Vaša neverbalna komunikacija kao što su izrazi i govor tijela, radna snaga dobro razumije i tumači.
# 17. Vrijeme povratne informacije
Povratne informacije trebaju biti produktivne i konstruktivne. Oni bi trebali biti što je moguće bliži vremenu izvođenja. Tako da to može dodatno motivirati osobu da poboljša svoje performanse i otkloni postojeće rupe.
# 18. Znajte svoje zaposlenike
Trebate znati pozitivne i negativne aspekte i kvalitete vaših zaposlenika. Trebali biste znati što ih motivira i kako se njihova učinkovitost može poboljšati do najveće učinkovitosti.
# 19. razjašnjenje
Prije donošenja odluke uvijek uzmite povratne informacije svojih zaposlenika o tome što misle o vašim očekivanjima i strategiji rješavanja problema. Pojasnite zašto određenu stvar treba učiniti na način na koji vi želite. To će osigurati razumijevanje aspekta od strane vaših zaposlenika, što će neizravno utjecati na uspjeh i rad vaših zaposlenika.
# 20. Interaktivne povratne informacije
Uvijek dopustite svojim zaposlenicima da izraze svoje mišljenje. Omogućite im da govore o svojim performansama, strategijama rada i problemima s kojima su se susretali tijekom rada. To daje pozitivnu povratnu informaciju o tome kako su uspjeli; također daje ideje i strategije drugim zaposlenicima koji ih mogu koristiti za rješavanje svojih problema.
# 21. Izrazite zabrinutost
Izbjegavajte negativne povratne informacije što je više moguće. Ali ako još uvijek trebate unijeti negativno, izrazite to u zabrinutosti. Tema zabrinutosti unosi osjećaj važnosti i brige. Izbjegavajte ljutnju, frustraciju i oštar ton istovremeno dajući negativne povratne informacije, neka vaši tihi izrazi odrade posao.
# 22. Izravna povratna informacija
Kada želite dati povratnu informaciju nekoj osobi, učinite to poanom dati povratne informacije licem u lice ili u njenoj prisutnosti. Izbjegavajte postupak putem glasnika. Povratne informacije su produktivne i uspješne kada su izravne i neformalne.
# 23. Promatranja ne interpretacija
Uvijek pazite da prenesete svoja zapažanja, a ne ono što tumačite. Recite ono što ste primijetili, a ne ono što mislite. I izvijestite o opažanju na stvarnoj razini, a ne kao atribut ponašanja. Ta zapažanja trebaju biti činjenična i ne prosuđuju.
# 24. Sadržaj
Iako dajete povratne informacije, napravite sustavno. Trebali biste započeti s onim o čemu ćete razgovarati. Navedite detalje zašto ćete o tome govoriti. Recite kako se i kada dogodilo. Napravite koje pozitivne aspekte donosi i na koji način koristi organizaciji i radnoj snazi u cjelini.
# 25. Razvijajte mišljenje o rastu
Negativne povratne informacije nije moguće izbjeći. Ali možete promijeniti način slanja negativnih povratnih informacija. Recite im kako ste kao novi došljak počinili brojne pogreške i kako ste od njih učili i postigli uspješan položaj u organizaciji. Uzmite priznanje za svoje pogreške i motivirajte svoje zaposlenike da razvijaju pozitivan način razmišljanja o rastu, naučite ih kako uzimati negativne povratne informacije i transformirati ih u načine poboljšanja sebe i izvrsnosti u njihovom radu.
Stoga možemo reći da je povratna informacija način izražavanja svojih opažanja i misli na zaposlenike i kolege. Povratne informacije su važna i učinkovita dvosmjerna komunikacija u organizaciji. Omogućuje nesmetano funkcioniranje organizacije i pomaže poboljšati radne snage i organizacije u cjelini. To stvara osjećaj odgovornosti, timski duh i odanost među zaposlenima, a oni težu da djeluju u najboljem redu za postizanje ciljeva i ciljeva organizacije. Povratne informacije mogu biti i pozitivne i negativne. Uvijek treba pokušati pružiti pozitivne povratne informacije, kako bi se olakšala motivacija i inspiracija među radnim snagama za učinkovit rad. Međutim, ponekad se ne mogu izbjeći negativne povratne informacije, negativne povratne informacije ne bi trebale narušavati osjećaje zaposlenika, već trebaju biti dovoljno učinkovite da nose stvarnu poruku koju treba prenijeti.
Moglo bi se reći ljudima da je obavljanje izvrsnog posla jednostavno, ali činjenica je da većina ljudi ne zna kako pružiti korisne, istinske i konstruktivne povratne informacije
