Uvod u komunikaciju u upravljanju projektima
Prije no što obučemo kombinezon i počnemo opisivati važnost komunikacije u projektu, moramo imati jasno razumijevanje 'upravljanja projektom'. Upravljanje projektima disciplina je korištenja postupaka, politika i načela za uspješno vođenje projekta od ideje do završetka. Pored toga, algoritam planiranja, organiziranja i kontrole resursa tvrtke usmjerava određene zadatke / aktivnosti prema ostvarenju.
Definicija upravljanja projektima
Wikipedia definira vođenje projekata kao "disciplinu pokretanja, planiranja, izvršavanja, kontroliranja i zatvaranja rada tima radi postizanja određenog cilja i ispunjavanja određenih kriterija uspjeha".
Općenito, ovaj pojam 'vođenje projekata' povezujemo s industrijama poput graditeljstva, informacijske tehnologije, inženjerstva, zdravstvene zaštite koje imaju složeni skup komponenti koje se mogu organizirati na određeni način kako bi se postigao cilj u određenom vremenskom razdoblju. Iako svaka industrija uokviruje projektne metodologije na temelju svojih potreba, ipak je odgovornost voditelja projekta gotovo ista, uključujući određivanje zadatka, završetak i provjeru kvalitete dovršenog proizvoda.
Faze komunikacije u upravljanju projektima
Od konceptualizacije do završetka, pet je faza korišteno za postizanje uspješnog artikuliranog rezultata.
1. Inicijacija : Ova faza određuje početak projekta. Nakon što voditelj projekta dobije odobrenje, započinje dokumentaciju opisa koncepta koji uključuje cilj koji se temelji na svrsi projekta i njegovom željenom rezultatu s izračunavanjem rizika.
2. Planiranje: U ovoj fazi voditelj projekta verbalizira strategiju za postizanje cilja uz strogo pridržavanje vremenske trake. On može odabrati članove tima i utvrditi zadatke / aktivnosti, raspoređujući ih među članovima tima s određenim prekretnicama i ključnim parametrima uspjeha. Postavljanje rasporeda rada i komunikacijske linije također se razmatra u ovoj fazi.
3. Izvršenje: Voditelj projekta implementira resurse za postizanje željenih rezultata kako je istaknuto u projektnom planu.
4. Kontrola: U ovoj fazi voditelj projekta nadgleda timski rad radi usklađivanja projektovanih performansi kako je određeno u fazi planiranja.
5. Zatvaranje: U završnoj fazi, voditelj projekta dostavlja konačni ishod svojim nadređenima i olakšava administrativni zadatak ako ostane.
Učinkovita komunikacija u upravljanju projektima
Za uspješno ostvarenje cilja ključna je faktor učinkovita komunikacija koju voditelj projekta treba imati na umu od početka formuliranja strategije. Zato možemo reći da je učinkovita i učinkovita komunikacija temelj života svake vrste upravljanja projektima. Mnogi projekti propadaju zbog neučinkovitosti ili nedostatka komunikacije. Prema izvještaju PMI (Project Management Institute), voditelj projekta trebao bi potrošiti 90% svog vremena za komunikaciju sa dionicima i članovima tima. Uspješno vodstvo ovisi o jasnoj komunikaciji o cilju, učinku, odgovornosti, postignuću, izazovima kao i o povratnim informacijama kupaca s članovima tima koji općenito pripadaju raznovrsnoj skupini ljudi. Redovito izvješćivanje o napretku i statusu projekta dionicima je presudan dio učinkovitog vodstva projekta. Dakle, pravilno upravljanje komunikacijom koje se sastoji od tri procesa u određenoj mjeri smanjuje rizik od neuspjeha. Ovo su neke od učinkovitih komunikacija u upravljanju projektima.
- Plan komunikacije
- Upravljajte komunikacijom
- Monitor komunikacija
Plan komunikacije
Prvi korak u komunikacijskom planu je pronalaženje analize zahtjeva komunikacije. Postoji toliko mnogo informacija o projektu, ali koje informacije je potrebno poslati komu 'je važno odlučiti. Komunikacijski plan mora biti dovoljno detaljan koji obuhvaća sve faktore, uključujući publiku (članovi tima, dionici, kupac), cilj, kanal (medij komunikacije poput verbalne, pismene), itd.
Upravljanje komunikacijom projekata
Odgovornost voditelja projekta je za provedbu komunikacijskog plana. Ovo uključuje -
- Prikupljanje i analiza podataka.
- Distribucija i prijenos poruka.
- Pohrana svih izvještaja, datoteka ili dokumenata o komunikaciji.
- Dohvaćanje bilo koje pohranjene komunikacije.
- Zbrinjavanje bilo kojeg starog izvještaja o komunikaciji ili zatvaranja projekta ili skupa datuma.
Pratite plan komunikacije
Voditelj projekta trebao bi pratiti i kontrolirati plan upravljanja komunikacijama tijekom svog životnog ciklusa.
U kontekstu komunikacije s projektima, to je 'razmjena znanja, vještina i iskustava'. Tri su ključna područja komunikacije koja plaćaju puno težine uspjehu bilo kojeg projekta. Oni su -
- Interna razmjena informacija.
- Razmjena informacija i izvješća sa dionicima na projektu.
- Marketing projekata
Važno je da voditelj projekta osmisli strategiju komunikacije po nalogu projekta. Koje će komunikacijske metode slijediti je ozbiljna odluka voditelja projekta. Iako se metodologije, bilo aktivne ili pasivne, mogu razlikovati na temelju organizacijske strukture i industrijskih standarda. Ovo su neke od metoda učinkovite komunikacije koje voditelj projekta može prilagoditi za učinkovitu i namjernu komunikaciju s članovima tima i dionicima.
Metode učinkovite komunikacije
Učinkovito komuniciranje pomaže u razvijanju pozitivnog okruženja, pronađite nekoliko metoda učinkovite komunikacije.
1. Aktivna ili sinkrona komunikacija
Ako svi članovi ili stranke sudjeluju u razmjeni informacija istovremeno, komunikacija se naziva sinkrona komunikacija.
a. Sastanak uživo - Pridružite se svim članovima tima na istoj lokaciji.
b. Video konferencija - Video konferencija uživo.
c. Konferencijski poziv - telefonski poziv u kojem sudjeluju dva ili više ljudi.
d. Audio razgovor - Poput konferencijskog poziva, ali provodi se putem interneta pomoću softvera poput Skypea.
e. Računalo potpomognuta konferencija - audio konferencijski poziv s vezom računala na kojima se prikazuje proračunska tablica ili dokument i obje strane mogu ga uređivati.
f. IM (Instant Messaging) - Razmjena glasovnih poruka ili teksta pomoću skočnih prozora poput Google Hangouta.
g. SMS - razmjena poruka putem mobilnih telefona ili osobnog digitalnog asistenta.
2. Pasivna ili asinhrona komunikacija
Mnoge vrste komunikacija u upravljanju projektima ne zahtijevaju prisustvo svih članova tima ili stranaka na istom mjestu. Ova vrsta komunikacije naziva se asinhrona komunikacija. Uključuje:
a. E-pošta - Elektronička pošta široko se koristi za koordinaciju projekta i komunikaciju među članovima tima.
b. Faks - Faks se široko koristi u cijelom svijetu kao pouzdan postupak prijenosa dokumenata.
c. Blogovi - Neki voditelji projekata pišu blogove o svojim iskustvima s različitim izazovima s kojima su se susretali tijekom izvršavanja projekta. Ovi bi blogovi mogli biti korisni za budući proces donošenja odluka.
S napretkom suvremenih tehnologija postaje moguće okupiti sve članove tima iz bilo kojeg mjesta na svijetu.
Voditelj projekta može odabrati bilo koji kanal komunikacije s članovima tima ili dionicima, ali komunikacija postaje učinkovita ostvarivanjem onoga što se komunicira, a efektivne povratne informacije dobivaju od raznih dionika. Aktivno slušanje, snažna prezentacijska vještina, vještina rješavanja sukoba itd. Odlike su temeljnih kompetencija uspješnog voditelja projekta.
Preporučeni članci
Ovo je bio vodič za komunikaciju u upravljanju projektima. Ovdje smo raspravljali o konceptu, fazama i raznim učinkovitim metodama komunikacije u upravljanju projektima. Možete i proći naše druge predložene članke da biste saznali više -
- Tehničke vještine za voditelja projekata
- Projektna dokumentacija
- Uvod u upravljanje projektima
- 10 najboljih mitova o upravljanju projektima