Upravljanje projektima očaravalo je naš profesionalni život na takav način da je to sada postalo norma u svakom pojedinom poslu i uredu / organizaciji. Ova faza sustavnog vođenja vašeg rada i organiziranja djela i dijelova projekta za postizanje zajedničkog cilja ili cilja tvrtke bila je ono što je upravljalo uspješnim projektima i inovativnim, najsuvremenijim promjenama i sustavima upravljanja promjenama. S tehnikama upravljanja projektima razvijali su se pristupi upravljanju projektima, a ti su se pristupi stalno razvijali i prerastali u stalno mijenjajuće se aspekte globalnog poslovanja.
Kako je industrijalizacija eksponencijalno rasla, došlo je do podjele u načinu na koji smo gledali na pristupe upravljanju projektima i kako će to utjecati na poslovanje. Posao je potreban da bi bio brži i bolji i precizniji nego ikad prije. To je ono što nam se pojavilo kao nova strana upravljanja projektima. Stariji pristupi, ili više naslijeđeni sustavi, nazivali su se tradicionalnim upravljanjem projektima, a novi, živopisni i intuitivniji pristup postao je poznat pod nazivom Dynamic Project Management.
U ovom ćemo članku pogledati kako možemo razlikovati ove dvije faze upravljanja projektima i kako vam možemo pomoći da odlučite koji od ovih pristupa je potreban vašem poslu za funkcioniranje poput dobro podmazane mašine. Zamijenit ćemo tradicionalno upravljanje projektima i dinamično upravljanje projektima na temelju 6 pojedinačnih točaka i vidjet ćemo kako se igraju pod tim uvjetima.
Tradicionalno upravljanje projektima
Kad govorimo o tradicionalnom upravljanju, gledamo na vrlo ograničen i krut oblik pristupa upravljanju projektima. Ovaj je pristup bio početak upravljanja projektima na planeti Zemlji i pretpostavljao je da su opseg i ciljevi projekta ostali konstantni tijekom cijelog životnog ciklusa projekta. Iniciranje i planiranje su tada dizajnirani prema ovom misaonom procesu. Izvršene su raspodjele i proizvod je predviđen u dvodimenzionalnom okruženju bez ikakvih varijacija ili čak mogućnosti razmatranja varijacije.
Budući da nije preostalo više prostora za prilagodbu varijacija i promjena planova i rasporeda projekata, granice uspjeha bile su nejasne i ne baš ohrabrujuće. Tradicionalno upravljanje projektom prepoznalo bi vremenske rokove i resurse uz pretpostavku da se ništa neće promijeniti tijekom projekta i plana će se pridržavati u svakom trenutku. Životni ciklus projekta izgledao je ovako:
- Pokretanje projekta
- Planiranje projekta
- Izvođenje projekta
- Nadzor i kontrola projekata
- Zatvaranje projekta
Životni ciklus projekta slijedio bi slijedećim redoslijedom, a jedna faza bi slijedila drugu, to jest, tek kada je planiranje projekta dovršeno, cijeli će se projekt prebaciti na izvršenje projekta.
-
Promjene u planu
Kao što je već spomenuto, tradicionalno upravljanje projektima ima vrlo krutu perspektivu na cjelokupni prostor za upravljanje projektima koji stvaramo radi provođenja promjena ili kretanja prema postavljenom cilju. Uz pretpostavku da će sve ostati baš onako kako jest, nema fleksibilnosti plana koji se izrađuje nakon pokretanja projekta.
Uz manje prostora za bilo kakve promjene, čak i malu promjenu s kojom se projekt suočava u fazi izvršenja ili u samoj fazi osmišljavanja plana, bit će potrebno da voditelj projekta iznova iscrta cijeli plan s početka, imajući u vidu promjenu koja se dogodila.
Kao što sada znamo da unutar rada na projektu postoji mogućnost mnogih promjena. Prerađivanje i redizajniranje čitavog plana ne bi bilo skalabilno i koštalo bi vremena, resursa, inflacije proračuna i napora organizacije.
-
Uloge i odgovornosti
U tradicionalnom upravljanju projektima gledamo na središnju figuru koja vodi računa o cjelokupnom funkcioniranju projekta. Ta osoba je voditelj projekta (PM). Premijer pregledava sve faze kroz koje projekt prolazi i odgovoran je za njegovo nesmetano funkcioniranje.
S obzirom na dinamičnost koju projekt nudi, odgovornost za ažuriranje plana također pada na ruke premijera, čime se preopterećuje pojedinac sa zadatkom da upravlja i gura projekt na pravi put. To može biti prilično velik zadatak za upravljanje.
-
Produktivnost i performanse
Puno je fokusa na pridržavanje rasporeda i vremenskih rokova, jer sada za njega postoji stroga kazna premijera ako postoji čak i mala promjena u planu projekta. Ova jednostrana povezanost s rasporedima projekata ometa tijek rada projekta i rad na bilo koji način zaostaje.
Budući da se misli ne isključuju od stvarnog posla koji se događa, bilo je i mnogih slučajeva u kojima je kvaliteta bila ugrožena s ciljem da ostane na vremenu. Uvijek je bilo gužve kada su u pitanju vremenski rokovi, a ne trenutak da se izdahne i razmisli o tome što rade članovi projektnog tima.
-
Upravljanje rizicima
Iako se većina koncentracije tima i voditelja projekta nalazi na vremenskim rokovima, s neadekvatnom pažnjom na upravljanju rizicima i predviđanju rizika, tim bi reagirao na rizik umjesto da na njih reagira.
Kad dođe do reakcije na rizike, znate da uopće ne obraćate pažnju na rizike, jer pretpostavljate da se promjena neće dogoditi i projekt će teći prema vremenskim rokovima. Ali s vatrogastvom koje se odvija tijekom projekta, prisiljeni ste krenuti izvan pravca i tada se ciklus ponovnog izrade plana odvija opet.
-
Priorizacija rada
Prioritizacija rada može ozbiljno pogoditi tijekom projektnih postupaka, a kod tradicionalnog upravljanja projektima, gdje je vlast centralizirana, postoji mogućnost da članovi tima nisu svjesni ispravnog prioriteta rada. To može uzrokovati da rade na pogrešnim stvarima u pogrešno vrijeme.
Voditelji projekata obično su previše zaokupljeni planovima i promjenama koje se događaju tako da tim ostane bez tijela za određivanje prioriteta kako bi im pomogao da obavljaju posao prema potrebi.
-
Rokovi
Sa slabim vremenskim rokovima, tradicionalno upravljanje projektima bilo je na najranjivijem kraju i sada je poznato zašto je ovo rudimentarno postavljanje procesa bilo samo prethodnica dinamičnog oblika upravljanja projektima.
Puno je vanjskog utjecaja na vremenske rokove i rokove kada je riječ o tradicionalnom upravljanju projektima. S kupcima i klijentima koji diktiraju rokove, nema praktičnog pregleda procjene rada i vremena potrebnog za taj posao.
Dinamično upravljanje projektima
U suprotnosti s tradicionalnim upravljanjem projektima, okruženje stvoreno dinamičnim upravljanjem projektima rješava sve probleme koje je postavilo prijašnje okruženje. Dinamička priroda projekata savršeno se rukovodi ovom vrstom upravljanja projektima jer omogućava fleksibilan okvir koji obuhvaća stalno promjenjiva godišnja doba projektnih planova i ciljeva. Pristup koji se ovdje koristi, u dinamičnom okruženju za upravljanje projektima, jest podjela projekta na samoodržive jedinice koje za njega nemaju puno ovisnih faktora.
S obzirom na projekt razvoja softvera, vi imate različite zahtjeve koji su izuzetno volatilni i podložni su ogromnim ili manjim promjenama pri svakom poduzimanju koraka. Uglavnom se ovi planovi temelje na hipotezi koja se može ili ne mora podudarati sa stvarnim događajima u projektu. Vrlo je nepraktično slijediti tradicionalni pristup upravljanju projektima u takvim scenarijima i, stoga, stručnjaci za upravljanje projektima su se pojavili sa potrebom za novim i fleksibilnim pristupom.
Dinamično upravljanje projektima ili agilno upravljanje projektima dogodilo se samo kao pristup potreban za razbijanje jinxa u neuspjelim projektima, koji su nastali zbog krutosti tradicionalnog pristupa upravljanju projektima. Budući da je za pristup upravljanju projektima vrlo iterativan, dinamično upravljanje projektima postupno je krenulo. Uz sve dobre stvari, postoje aspekti projekta koje je potrebno pažljivo sagledati kako bi se lopta progurala. Oni su:
- Vrijednost pružena projektom treba biti jasna
- Klijenti bi trebali aktivno sudjelovati u provjeri postupaka na projektu
- Treba omogućiti i ohrabriti vizualnu i grafičku dokumentaciju
- Timska suradnja trebala bi biti autoritativna figura u provedbi projekta
Razvojni ciklusi su sastavni dijelovi koji omogućuju stalnu evaluaciju projekta, a okvir omogućava stalne povratne informacije i poboljšanja na licu mjesta. Uz kontinuirano poboljšavanje kao okosnicu, dinamično upravljanje projektima zasigurno je napredak. Planiranje postaje okretnije i odvija se s puno razmatranja i iščekivanja.
-
Promjene u planu
S najnovijim tehnologijama koje preuzimaju pristup dinamičnom upravljanju projektima, premijeri se oslanjaju na softverske alate za upravljanje projektima koji će im pomoći u postizanju različitih promjena u planovima i različitih uvoda u faze dizajna i izvedbe projekta. Ovi alati u skladu su s dinamičkim pristupom upravljanju projektima na način da potisnu vrlo malo stresa na premijera kada je riječ o promjenama plana.
Ovi alati omogućuju PM-ovima da automatski uključe promjene u plan, jer već postoje različite razmatrane situacije i planovi za izvanredne situacije dogovorene za eventualne promjene. Alat odmah uzima promjene i ponovno postavlja plan na način da ne bi pomaknuo cijeli plan, već prilagodio zadanu anomaliju.
-
Uloge i odgovornosti
Uz automatski prilagodbu promjena u projektnom planu, članovi tima ne moraju se pouzdati u jedno centralizirano tijelo kako bi dobili svoje narudžbe i radili za taj dan. Članovi tima mogu sami pomoći u planiranju i određivanju prioriteta dana tokom rada.
Dinamično upravljanje projektom bilo bi moguće samo ako su ruke koje su pridonijele projektu izuzetno vješte i mogu sjajno raditi u timu. Timska suradnja izuzetno je važna u prostoru dinamičnog upravljanja projektima i tvori ključnu komponentu koja taj dinamički okvir dovodi do većih mogućnosti uspjeha.
-
Produktivnost i performanse
Planom i vremenskim rokovima za plan sada automatski rukuje alat za upravljanje projektima i ne moraju ih imati posvećene oči nakon toga. S tim se tim i premijer mogu isključivo koncentrirati na posao koji treba dovršiti i iteracije o kojima treba paziti. Više vremena omogućava više kreativnosti i inovativnosti i pomaže članovima tima da uvijek razmišljaju o poteškoćama na putu.
-
Upravljanje rizicima
Za razliku od tradicionalnog upravljanja projektima, gdje je bilo više reakcija na prisutne rizike, u dinamičnom upravljanju projektima tražite načine kako odgovoriti na rizike koji su vam se dogodili. Tijekom faze planiranja projekta provodi se upravljanje rizikom i predviđaju se i predviđaju rizici. S tim provedenim predviđanjima, akcijski planovi također su određeni za svaki rizik, što je i bilo predviđeno. Ti su akcijski planovi ugrađeni u projektni plan, a ako se pojave rizici, proaktivna metoda će već biti primijenjena.
Ako se spriječe rizici, projekt i članovi njegovog tima mogu iskoristiti preostalo vrijeme kao priliku da povuku plan projekta unaprijed.
-
Priorizacija rada
Ovdje svi iz projektnog tima znaju što treba učiniti i prioriteti su već razvrstani. S transparentnošću u sustavu i jasnoćom u procesu prioritizacije, dinamično upravljanje projektom vodi računa o promjenama planova ili o prioritetu zadatka. To se odmah odražava na projektnim planovima.
-
Rokovi
Uz pouzdan raspored i fleksibilan pristup, vremenski okvir i datum završetka projekta ili datumi prekretnice projekta nisu postavljeni u kamenu na početku projekta, već se razvijaju kako se projekt razvija s vremenom. Ako se dinamično upravljanje projektima provodi učinkovito, velike su šanse za uspjeh i uštedu kada su u pitanju proračun, vrijeme i trud.
To bi podrazumijevalo da će vremenski rokovi biti uvijek točni, a datum završetka projekta temeljit će se na stvarnim, a ne na predviđanjima rano.
Zaključak
Tradicionalno upravljanje projektima bilo je od samog početka upravljanja projektima i njegov će doprinos tome kako danas upravljamo projektima uvijek biti aplaudiran. Nije da ovaj članak čini tradicionalno upravljanje projektima zastarjeli pristup upravljanju projektima, već je samo tradicionalno usklađen s dinamikom new agea. Tradicionalno upravljanje projektima i dalje se koristi u nekim industrijama koje imaju fiksne vremenske okvire za sve i za linearnu obradu posla.
Ova usporedba zasigurno i očito stavlja vodeće mjesto u ovoj utrci, a s vremenima koja se neprekidno mijenjaju i reformiraju u industrijskom sektoru, zasigurno ćemo poboljšati ono što radimo i još više napredovati za čovječanstvo.
Preporučeni članci
- Tehnike upravljanja projektima - 20 korisnih
- 7 najboljih korisnih i učinkovitih koraka za odabir pravog skupa članova projektnog tima
- CRM vs PM Software
- Intervju o upravljanju projektima