Mitovi o upravljanju projektima - Upravljanje projektima steklo je ogromnu prednost u posljednjih nekoliko desetljeća, pri čemu su voditelji projekata vodili organizacije kroz revolucionarne promjene i razvoj. Te su promjene olakšale posao cijelom čovječanstvu koje imaju popravljene ruke na svojim računalima i drugim vodećim tehnologijama. Od proizvodnje do proizvodnje, od razvoja softvera do financija, projektni menadžment uspješno je nastojao uspostaviti rad upravljanja promjenama, upravljanje ljudima, upravljanje nabavkama i upravljanje procesima.
Tijekom godina, s tako širokim poduhvatom, pojavilo se mnogo nagađanja i znatiželje oko uloge menadžera projekata i upravljanja projektima u cjelini. Uz nagađanja i znatiželju dolaze glasine, legende i moćni mitovi o upravljanju projektima. Upravljanje projektima ima svoj udio u „mitovima o upravljanju projektima“ i stvarima koje mi smatramo istinitim, a mnogi rukovoditelji projekata tijekom godina propustili su brojne mogućnosti koje su se našle na putu zbog tih mitova o upravljanju projektima i ograničenja koja postavljaju,
U ovom ćemo članku razmotriti 10 takvih mističnih mitova o upravljanju projektima koji su vršili krugove i raskrinkati sve mitove o upravljanju projektima jer upravo kroz sliku možemo postići potpunu produktivnost i visoke performanse za svoja nastojanja za upravljanje projektima.
Podrijetlo mitova o upravljanju projektima
Upravljanje projektima je već dugo vremena prije nego što je zapravo steklo priznanje u glavnim poduzećima i organizacijama. To je bila najbolje čuvana tajna među industrijama koje nisu željele trgovati svojim pobjedničkim formulama sa svijetom radi poštenja i mjera uspjeha. Uloga radnog mjesta voditelja projekta nije bila ona zbog koje bi mnogi ljudi plutali da je posjeduju kao sada; sve to zbog misterije kojom bi je okružio. Bio je ozbiljan nedostatak svijesti koji je prevladavao tijekom prvih godina da su poduzeća započela realizirati potencijal upravljanja projektima kako bi im pomogli povećati svoj udio.
S ograničenim resursima koji su korišteni za provođenje upravljanja projektima u vrhunskim organizacijama i tvrtkama, postojale su zajednice formirane oko tih pojedinaca, koje ne bi masama otkrivale svoje poslovne tajne. Sve je bilo suptilno nejasno i zaposlenici bi izmislili različite teorije i načela o upravljanju projektima koja su se na kraju pretvorila u mitove o upravljanju projektima; neke istinite, neke neistinite.
Kako je zaživjelo dvadeset i prvo stoljeće, dobili smo jasniju perspektivu nastanka tih mitova o upravljanju projektima i bili smo na putu da razdvojimo i raščistimo ove pojmove koji su ih pratili. Ustanovale su institucije i upravljanje projektima raslo je 100 puta. Mnogi kvalificirani zaposlenici uputili su se u novo doba industrija, organizacija i metodologija za upravljanje preduzećima i brzim tempom kojim su se mijenjali mitovi o upravljanju projektima.
Top 10 mitova o upravljanju projektima
U ovom ćemo dijelu pogledati 10 najpopularnijih mitova ili tajni o upravljanju projektima za koje ste vjerojatno već čuli i nikad niste pokušali zbog oblaka koji okružuje njegovo postojanje. Stoga, oslobađajući vas tih lanaca, dopustite mi da vam pomognem pronaći jasno razumijevanje ovih mitova o upravljanju projektima i omogućiti im da steknu istinski ili lažni status. Riješimo to jednom zauvijek.
-
Kupci imaju jasnoću o svojim potrebama iz projekta
Krivi odgovor! Iako kupci imaju jasnu predodžbu o tome gdje žele stići na kraju projekta, zasigurno nemaju jasne odgovore o svakom koraku koji dolazi do tamo.
Kupci nisu profesionalni projekti i većinom nisu svjesni dinamike u okviru projekta. Ako vjerujete i pratite svaku riječ koju vam kažu kupci i klijenti, a zatim morate napraviti svoj projektni plan, sigurno će vam nedostajati neke sitnice koje su vrlo važne.
Kao voditelj projekta ključno je ne samo se pouzdati u riječi i korake koje su izneli vaši kupci i klijenti, već i temeljito provjeriti pozadinu i istraživanje tržišta o toj temi, a pritom je vrlo proaktivno u razumijevanju potreba kupaca.,
Možda će trebati više od onoga što vam kažu ili se vaš projekt može dovršiti u nekoliko koraka i zadatka nego što su procijenili vaši klijenti. Uvijek znajte da ste pokretačka snaga projekta i znate kako najbolje upravljati.
-
Softver za upravljanje projektima snažno će prorezati kroz vaše džepove
Nekorištenje softvera za upravljanje projektima može u potpunosti izbiti vaš džep! Uz različita dostignuća na čelu upravljanja projektima, postoje mnoge tvrtke koje se pribjegavaju mnogim softverima za upravljanje projektima na tržištu koji ih mogu koštati bogatstvo. No, opet tu su softveri za upravljanje projektima koji su također vrlo ekonomični i oni koji se temelje na oblaku.
Ako podcijenite zahtjeve softvera za upravljanje projektima ili ih čak precijenite, tada ćete biti spremni za povećanje cijene koju plaćate za svoj softver za upravljanje projektima. Uz pravilnu procjenu i izračunato proučavanje softvera od kojeg biste htjeli imati koristi, zadržaćete više novca nego što potrošite. Dakle, moć uklanjanja pogrešaka o mitovima o upravljanju projektima leži u činjenici da ovisi o vama i vašoj potrazi, je li ovo stvarno ili ne.
-
Samo su susreti presudni za komunikaciju
Iako u djelomičnom smislu to nije lažna izjava, voditelji projekata moraju biti oprezni na riječ "samo". Sastanci ne mogu biti jedini medij komunikacije s vanjskim svijetom o vašem projektu. Uz pozornost posvećenu razrađenim komunikacijskim planovima, dužnost je službenika za upravljanje projektima razumjeti potrebe informacija koje treba priopćiti i sukladno tome planirati da različiti mediji prenesu te poruke.
Mrzimo sastanke! Da, to je istina. Ako ste voditelj projekta koji pribjegava puno sastanka kako bi razgovarali i razgovarali o svakom malom razvoju, onda sigurno gubite vrijeme koje je potrebno članovima vašeg tima za dovršenje zadataka koji su vam pri ruci i projekt u njemu cjelina. Umjesto toga, možete usvojiti okvir Scrum sastanaka jer su kratki, precizni, a održavaju se uglavnom ujutro. U ovom slučaju, članovi vašeg tima neće morati dugo čekati u uredu nakon radnog vremena u smjeni.
Usredotočite se na produktivan sastanak nego samo na sastanak. Cijenite svaku minutu i gledajte kako mitovi o ovom projektu izbijaju u plamen.
-
Certifikacija za upravljanje projektima potrebna je 100%
Popularni mit na popisu, tvrdnja da je certificiranje upravljanja projektima apsolutno potrebno su čisti mitovi o upravljanju projektima i ništa drugo. Mnogo je poslodavaca širom svijeta koji bi voljeli da na brodu imaju certificirane pojedince za upravljanje projektima; međutim, ovo nikada nije bila potreba i gledajući trenutna istraživanja i studije, čini se da to nije trend koji će uskoro nadoknaditi scenu upravljanja projektima.
Uz sve više profesionalaca koji se bave upravljanjem projektima, mnogi od njih dosegnuli su vrhunac uspjeha ne na temelju certifikata za upravljanje projektima na temelju neovlaštenih zasluga i uspjeha.
S mnogim projektnim menadžerima koji se dižu iz pepela, oni su prošli svoje iskustvo kroz iskustvo jednako kao i projektni voditelj sa sjajnim certifikatom oko ogrlice. To ne znači da pohađanje tečaja za certificiranje upravljanja projektima nije dobra ideja i vjerojatno će vam gubiti vrijeme; mit stvoren tim mitom o upravljanju projektima - provaljen! Certifikacija će vam pomoći da poboljšate i fleksibilno djelujete na mišiće upravljanja projektima i vjerojatno vas može ojačati dalje. Ali, kao mitovi o upravljanju projektima, to nije istina.
-
Rukovodioci projekata moraju imati tehničko znanje o svojoj domeni
Nije istina! Surađivao sam s rukovoditeljima projekata koji su bili vrlo različitog podrijetla od posla kojim su rukovali i rukovodili, ali dobro su se snašli! Ovaj mit o upravljanju projektima treba brzo razbježavanje i sada. Voditelj projekta ne mora imati tehničke vještine rada kojim upravlja, ali trebat će im pamet i razumijevanje za posao, a to će biti stranica iz dnevnika uspješnog voditelja projekta.
Voditelji projekata koji ulaze u potpuno novu domenu ne moraju biti stručnjaci na tom polju, ali moraju imati osnovno razumijevanje kako stvari funkcioniraju na toj domeni. Udruživanje ovog osnovnog znanja s mnoštvom iskustva u upravljanju projektima i učenje može pomoći tim projektnim menadžerima da postignu uspjeh, a ne na domaćem terenu.
Uvijek su važne vještine rukovanja kada su na forumu za upravljanje projektima, a ne poznavanje domene kojom se rukuje.
-
Činjenice i proračunske tablice Trumpova intuicija i perspektive
Ovaj zvučni signal ne može prestati piskati! Opet veliki mitovi o upravljanju projektima da se kao voditelj projekta ili član projektnog tima trebate isključivo oslanjati na činjenice i brojke iznesene na složenim proračunskim tablicama. Iako će vam trebati oni za sebe i svoje grafikone i prezentaciju, a da biste zapravo predstavili svoj projekt na kotačima, zajedno s tim vašim će projektima biti potreban i onaj ljudski dodir, gdje u igru unesete svoje perspektive i intuiciju.
Ova dva vrlo različita faktora igraju vitalnu ulogu u postizanju uspjeha tijekom rada na projektu. Da bismo otkrili neke činjenice i brojke, važno je sagledati to iz različitih perspektiva; tek tada ćete znati da imate mnogo drugih mjesta za iskopavanje kako biste dobili potrebne informacije za uspjeh vašeg projekta.
-
Hej Voditelj projekta! Skupite te kape
Jedinstveni sustav nazvan „Šest razmišljajućih šešira“ koji je dizajnirao Edward de Bono potresao je svijet psihologije kada je osmislio aktivnost koja će omogućiti različitim pojedincima da usvoje paralelno razmišljanje i poboljšati efikasnost načina na koji čovjek treba uvesti promjene konstruiranje misaonih procesa. Uskoro je projektno upravljanje usvojilo ovu metodologiju razvijanja taktika i strategija funkcioniranja projekata unutar organizacije.
No, mit među tim divnim stvarima je da sam voditelj projekta može nositi sve ove kape istovremeno, te mogu postati različiti pojedinci s različitim perspektivama da nose ove kape za razmišljanje i postižu ciljeve koje treba postići. Voditelj projekta nije jedini pojedinac koji će obavljati različite zadatke kako bi uspješno završio projekt. Tim ih mora poduprijeti i podržati upravljačke odluke na koje imaju pravo donijeti, osim naravno ako je to pogrešna odluka i jasno je da jest.
-
Rokovi dogovoreni od strane klijenata važniji su od kvalitete proizvoda
Mitovi o upravljanju projektima ne mogu više postati mitski. Kvaliteta je uvijek glavni čimbenik u razvoju proizvoda ili pružanju usluge.
Kad ste se dogovorili o određenim vremenskim rokovima i rokovima sa svojim klijentima ili kupcima, bio je to dogovor imajući u vidu kvalitetu rezultata u toj određenoj fazi. No, kako smo vrlo dobro svjesni da je svaki projekt podvrgnut raznim promjenama u vrlo suženim vremenskim intervalima. S tim promjenama koje utječu na rokove, tvrtke često pribjegavaju sporednoj kvaliteti kako bi udovoljile zahtjevima i rokovima klijenata. Ovo je pogrešan način prolaska kroz teški rok i voditelji projekata nikada ne bi trebali kompromitirati na kvalitetu s kojim izlaznost proizlazi.
-
Upravljanje projektima je Sva papirologija Nema igranja
Menadžeri projekata koji imaju ovo iskustvo sve do početka znaju da upravljanje projektima zapravo nije ono što predstavlja. Rečeno, upravljanje projektima nije vaš stari stari posao ili samo dokumentacija ili igra s brojem-nastavljanjem-projektom, to je dinamičan prostor koji se kreira u svrhu promjene unutar organizacije.
Većinu vremena voditelji projekata troše svoje vrijeme i energiju u komunikaciji, rješavanju problema, odlučivanju, upravljanju ljudima, upravljanju zadacima, dodjeli, upravljanju nabavkama i mnogim drugim funkcijama. Raskršten je još jedan mit o upravljanju projektima!
-
Rukovoditelji projekata moraju se preusmjeriti na detalje i nisu pažljivi na strategiju
Pozornost na detalje vrlo je važna i ona je potrebna osobina voditelja projekata. Obraćajući pažnju na svaki detalj i cjelinu projekta može vam omogućiti koncentriranu percepciju svega što se događa oko vas. No, uz to, ono što stalno i često čujemo jest činjenica da voditelji projekata, dok su vani s povećalom, ne trebaju obratiti pažnju na strateške planove ili akcije poduzeća jer nisu od velike važnosti za projekt.
Projekt je strana na ploči koju nazivamo tvrtkom i voditelji projekata koji bave tim projektima ne moraju se mučiti oko strategije koju organizacija koristi. Lažno!
To je potpuno neistinito, a zapravo bi voditelji projekata trebali imati pravi ulog u razumijevanju strategije poduzeća prije nego što poduzmu i planiraju projekt u svojim rukama. Budući da je dio strategije, od menadžera projekata se traži da doprinese i ostvari snažan dodatak vrijednosti na njihovoj strani poslovanja, što može vrlo utjecati na smjer u kojem se poslovanje kreće.