Stvorite efektivnu Ganttovu kartu za projekt -
Upravljanje projektima je složen proces i često uključuje žongliranje s nekoliko zadataka odjednom. To se odnosi na sve vrste projekata - bilo da se radi o upravljanju kućom ili posebno teškim projektima razvoja softvera ili civilnim ugovaračem.
Kad postoje jedan ili dva zadatka, voditelju projekata lako se sjetiti što treba učiniti kada i kako. Ali što ako postoji više različitih aktivnosti, koje su međusobno povezane? Kako se prate svi zadaci kako bi se osiguralo da je projekt dovršen, dobro završen i dobro završen na vrijeme?
Evo gdje Ganttov grafikon ulazi u sliku. Oni su vizualni prikaz zadataka u projektu. Ganttova ljestvica potječe iz 1896. godine, kada je poljski inženjer, Karol Adamiecki, koristio sličan grafikon kako bi prikazao proizvodne planove. Nazvao ga je harmonogramom, a budući da je objavljen na poljskom i ruskom jeziku ostao je uglavnom nepoznat. Istodobno, Amerikanac Henry Gantt dizajnirao je sličnu kartu, a njegovo je ime sada.
Grafikon se uvelike koristio u proizvodnom inženjerstvu. Ubrzo, s pojavom računala, postao je uobičajen i praktičan način zakazivanja projekata. S web-baziranim aplikacijama, Ganttova karta stekla je na popularnosti i sada je uobičajena značajka u većini projekata. No, sada je, uz Agile metodologije, popularnost Ganttove karte niska. Međutim, pokušao je s vremenom evoluirati.
Što je Ganttova karta u upravljanju projektima?
Prvo stvari: što je Ganttova karta u upravljanju projektima? Jednostavno rečeno, Ganttova karta je vizualni prikaz grafikona bar-grafikona projekta.
Redovi obično sadrže različite zadatke projekta, koji se često svode na pojedinačne zadatke, a vremenska traka formira stupce grafikona.
S programima koji stvaraju Ganttov grafikon za projekt, možete vidjeti gdje projekt stoji određenog dana. Ganttova karta za projekt prikazuje tko je odgovoran za svaki zadatak, kao i sve ovisnosti između zadataka.
Evo tipične Ganttove karte za projekt:
Grafikon jasno pokazuje, na lako razumljiv način, mjesto na kojem se projekt danas nalazi. Tablica je izuzetno korisna u prezentacijama menadžmenta, kao i klijentima koji možda žele brzu ocjenu zadataka u tijeku.
Zavisnosti u Ganttovoj karti za projekt
Jedan od glavnih razloga zbog kojeg su obrasci projekata pogrešni je nepravilno prepoznavanje ovisnosti. Recimo, imate projekt koji zahtijeva tri različita radna staza. Sve se to mora zbližiti kako bi projekt mogao ići naprijed. Čak i ako se jedan od radnih staza odgodi, cijeli se raspored projekta urušava. Pomoću Ganttove karte ta se ovisnost identificira još u fazi planiranja, vizualno, tako da će svaki zaostatak biti označen odmah, kako bi se označila moguća kašnjenja. Kao voditelj projekta možete odmah implementirati resurse kako biste osigurali da kašnjenje uzrokuje minimalnu štetu.
Postoji nekoliko vrsta ovisnosti u projektu. Sve to može se označiti na Ganttovoj karti.
- Završi za početak (FS): U ovoj vrsti ovisnosti zadatak A mora biti dovršen prije nego što zadatak B može započeti. Primjer: Recimo da radite na projektu web dizajna. Tek nakon što klijenti odobre slike koje će se koristiti na web mjestu, može se dogoditi bilo koji Photoshop rad na fotografijama.
- Start za početak (SS): U ovoj vrsti ovisnosti treba započeti zadatak A da bi zadatak B počeo. Jednostavan primjer bio bi na polju pisanja. Pisac je vjerojatno morao pisati roman prije nego što je počeo uređivati njegove dijelove.
- Finish to Finish (FF): U ovoj vrsti ovisnosti zadatak A mora biti dovršen prije nego što se zadatak B može dovršiti. Recimo da radite na brošuri. Zadatak "stvaranja teksta" mora biti završen prije nego što se zadatak "dizajniranja brošure" dovrši. Međutim, dizajn može započeti prije dovršetka teksta, kao što se često radi, pomoću obrasca. \
- Početak dovršetka (SF): U ovoj rijetkoj ovisnosti zadatak A mora se započeti prije nego što zadatak B može završiti. To bi se moglo primijeniti na novo popunjeno mjesto. Može biti od ključne važnosti da odlazeći zaposlenik osposobi novog zaposlenika tako da zaposlenik koji napušta organizaciju može to učiniti tek nakon što se novi pridruži dužnosti. Valja napomenuti da ovo, strogo govoreći, nije profesionalni pristup.
U razvoju softvera Microsoft preporučuje da se najčešće koristi shema Finish Start. Također obeshrabruje uporabu algoritma Start to Finish, jer to može značiti beskrajno kašnjenje i moguće kružne reference u tijeku rada. Međutim, za pravovremene implementacije može se upotrijebiti ovisnost Start do kraja.
Koraci za stvaranje efektivne Ganttove karte za projekt:
Proces stvaranja Ganttove karte za projekt prilično je intuitivan. Međutim, za najbolju upotrebu morate planirati i grafikon.
Dok možete pripremiti grafikon na papiru ili na računalu, to će olakšati zadatak ako imate predložak Ganttove karte u koji možete uključiti informacije. Većina web-alata za suradnju uključuju predloške Ganttovih grafikona. Dostupno je i dosta predložaka za isti za Microsoft Excel.
-
Napravite opsežan popis zadataka
Ovaj korak uključuje raščlanjivanje projekta na njegove dijelove Ganttovih ljestvica. Ako ga je moguće razbiti u hijerarhijsku strukturu s grupama zadataka, u okviru kojih su zadaci detaljnije postavljeni, funkcionirat će najbolje.
Na primjer, razmotrimo zadatak stvaranja nove web stranice
Neke od cjelokupnih faza su:
- Pregled
- djelokrug
- Oblikovati
- Sadržaj
- šifriranje
- Testiranje
- Provedba i održavanje
U svakom od ovih koraka bit će dodatni zadaci. Najbolje je izbušiti što dublje kako bi zadaci bili jasno definirani.
Na primjer, uzimajući u obzir fazu sadržaja, uključeni pod-zadaci mogu biti:
- Prikupljanje i pregled teksta
- Prikupljanje i pregled grafičkih elemenata
- Stvaranje / prepisivanje teksta
- Izrada grafičkih elemenata (može uključivati fotošop, itd.)
- Uređivanje slika
- Uređivanje teksta
- Finalizacija sadržaja
Ili bilo koje druge korake koji mogu biti relevantni za vaš projekt.
Slično tome, treba nabrojiti sve zadatke, koliko god naizgled bili trivijalni.
-
Navedi ovisnosti zadataka
Potrebno je navesti ovisnosti o zadacima. Dovoljan je običan Excel list ili čak Word tablica.
Koji su koraci ovisni o drugima?
U našem primjeru uređivanje sadržaja može započeti tek nakon što se postojeći sadržaj ocijeni i po potrebi stvori novi sadržaj. Fotografije se mogu izvršiti tek nakon što se naprave fotografije.
Važno je zabilježiti ovisnosti kako bi planiranje Ganttovih ljestvica postalo lakše i strože.
To ovisi i o vašoj organizaciji. Ako su timovi manji i resursi malo, možda bi imalo smisla prvo nacrtati resurse, a zatim ih vremenski rasporediti. Ako je vaša velika tvrtka s velikim bazenom resursa, možda bi imalo smisla prvo stvoriti vremensku traku.
-
Stvorite vremensku traku projekta
Za menadžere koji vole da se skinu i zaprljaju ranije, ovo je najzastupljeniji dio Ganttove karte.
Nakon što su zadaci spremni, kreira se vremenska traka. Faktor vikenda i državnih praznika.
Na softveru kao što je SmartDraw, Ganttov grafikon za projekt kreira se odmah nakon što unesete podatke na zaslon prilagođen korisniku. No s drugim softverom ili predlošcima Excela možda ćete morati upisati vrijednosti na samo proračunsku tablicu Ganttove karte.
Kako je Ganttova ljestvica alat za vizualizaciju plana, dostupnost specijaliziranog softvera ne bi trebala biti bitna.
Rokovi ovise o klijentu i ako klijent ima određeno vremensko ograničenje, osigurajte da pametno podijelite vrijeme između zadataka.
Ta će se vremenska linija možda promijeniti i vjerojatno neće biti konačna, ali pokušajte je učiniti što bližom konačnom.
-
Dodijelite svaki zadatak grupi ili osobi
Kao voditelj projekta, morat ćete smisliti najbolji način da ovo učinite. Ocijenite svoj tim. Otkrijte tko će najbolje raditi za koji zadatak. Postavljanje projekta na grubu vremensku traku u bilježnicu ili softver također će vam pomoći da osigurate da se resursi ne dvostruko potope - potrebni su na dva mjesta odjednom.
To može potrajati neko vrijeme, ali to je važan dio koji treba popraviti.
Neka od pitanja koja bi vam mogla pomoći privezati odgovarajuće ljude su:
- Hoće li ovaj resurs biti dobar u ulozi klijenta?
- Hoće li ovaj resurs moći koordinirati i raditi s drugima?
- Hoće li ovaj resurs moći brzo okrenuti stvari?
- Je li ovaj resurs bolji u obavljanju više zadataka ili dubinskom obavljanju jednog zadatka?
- Otkad je ovaj resurs dostupan? Ovisno o tome je li vaš projekt kritičan resursima ili je vremenski kritičan, zadaci će se raspodijeliti.
U ovom je trenutku također potrebno razjasniti nekoliko stvari unutar vaše organizacije:
- Tko se odjavljuje na dizajnu? Na tekstu? Na proračune?
- Važno je osigurati da osoba koja je zadužena za odjavu stvari dobije slobodan slobodni prostor. Ako voditelj sadržaja, zadužen za sav sadržaj, odlazi na planirano putovanje u inozemstvo, pobrinite se da se to zabilježi na vremenskoj traci.
Ovo će zahtijevati određenu koordinaciju s HR i drugim rukovoditeljima projekata i prihvaćati ih.
Sada možete dodijeliti pojedinačne resurse ili grupe zadacima koji su već unaprijed definirani i mapirani za ovisnosti.
Pa to bi trebalo biti, zar ne? Još je jedan završni i presudni korak.
-
Podijelite i pročistite
Nakon što se čini da je sve sjelo na svoje mjesto, podijelite grafikon s ključnim dionicima. Dobra je praksa da ljestvicu podijelite sa svojim cijelim timom kako biste osigurali da niste propustili ništa važno.
Spreman je za dijeljenje s klijentom i nakon odobrenja, vaša Ganttova karta za projekt je spremna za upotrebu!
Ograničenja Ganttove karte za projekt
Buzzword u upravljanju softverskim projektima je Agile. Agilne metode su svugdje i njihovo usvajanje iz dana u dan raste.
Tradicionalna Ganttova shema za projekt vrlo je ograničena za suvremene softverske projekte jer je žarište na prilagodljivosti. Ganttova karta planira čitav plan unaprijed, a ako se (radije, kada) rasporedi promijene, postaju vrlo teški za rješavanje. A bolje utrošeno vrijeme koristi se za ažuriranje Ganttove karte.
Agile projekti mogu koristiti kratke sprintove (u slučaju Scrum-a) ili prvo raditi na hitnom poslu (kao u Kanbanu), priprema Ganttove karte za tjedne jednostavno neće biti moguća. U ostalim metodologijama koje odgovaraju projektima, kao što je Ekstremno programiranje, to će jednostavno biti gubljenje vremena, jer su dijelovi grafikona koji se mogu planirati vrlo kratki.
Menadžeri softverskih projekata izvijestili su o nekom uspjehu u korištenju Ganttove karte za projekt koji prati pojedinačne sprintove. Ostali pooh-pooh ideju, rekavši da je Ganttov grafikon za projekt zasnovan na modelu upravljanja vodama projekta.
Ganttova ljestvica također ima reputaciju pokušaja prikazivanja previše informacija. Trake, s raznovrsnim bojama koje ukazuju na različite resurse i ovisnosti, mogu biti vrlo zbunjujuće za složene projekte.
Međutim, Ganttov grafikon još uvijek je popularan alat za zakazivanje u nekoliko industrija. U stvari, oni igraju veliku ulogu u projektima više vođenim procesima, kao što je izrada web stranica.
Alternativa Ganttovom grafikonu za projekt
Ganttova tablica u osnovi je dijagram rasporeda zadataka. Bilo koji papir, uključujući detaljan popis obaveza, može postići istu svrhu.
Neke alternative Ganttovom grafikonu za projekt uključuju:
- Detaljan popis obveza odgovornih
- Ploča na kojoj se prati napredak svake priče / sprinta, u slučaju Agile projekata
- Kanban ploča: jednostavna ploča s tri stupca koja treba, što treba, što treba, u svom najjednostavnijem obliku
- Ostali alati stvoreni posebno za Agile projekte, poput Sandglaza
Ganttovi ljestvici prešli su dug put, posluživši proizvodnu i uslužnu industriju. Učinili su procese toliko transparentnijima i prilagodili se što su više mogli zahtjevnoj softverskoj industriji.
Iako je njihova popularnost, bez sumnje, uvelike porasla, oni i dalje ostaju prva zamjena menadžera projekata širom svijeta na početku projekta.
Preporučeni članak
Ovo je bio vodič za izradu Ganttove karte za projekt. Ovdje smo razgovarali o koracima za stvaranje Ganttove karte za djelotvoran način. Možete također pogledati sljedeće članke da biste saznali više -
- Upravljanje projektima vodopada
- Kanban: koristan korak?
- Top 5 vrsta alata za izvješćivanje o upravljanju projektima
- 20 uzbudljiva pitanja o intervjuu za posao u upravljanju projektima
- Važno od Visual Basic - grafikona s dinamičkim unosom