Uvod u tehnike planiranja projekta
Moramo koristiti tehnike planiranja u projektu da bismo uskladili sve njegove aspekte kako bismo odgovarali jedni drugima. Raspored bi trebao biti proporcionalan vremenu predviđenom za projekt, a svi se resursi trebaju koristiti na optimalan način. S obzirom na promjenjivu prirodu projekta i njegov opseg, teško je planirati, ali očekuje se da to učinimo jer ćemo mi biti odgovorni.
Raspored se sastoji od svih aktivnosti uključenih u provedbu i izvedbu projekta unutar unaprijed određenog vremenskog okvira projekta. Raspored projekata pomaže u određivanju prioriteta radova koji su uključeni u projekt i dovršavaju ga na uredan način. Također pomaže u imenovanju prave osobe za posao i pravilnoj raspodjeli raspoloživih resursa. Upravljanje vremenom i prilagođavanja opsegu projekta moguća su samo ako je pripremljen odgovarajući raspored za izradu projekta.
Različite tehnike planiranja projekata
Raspored projekata obično uključuje različite tehnike, u nastavku je dat opis svake tehnike.
1) Matematička analiza
Metoda kritične staze (CPM) i tehnika evaluacije i pregleda programa (PERT) dvije su najčešće korištene tehnike od strane voditelja projekata. Ove se metode koriste za izračunavanje vremenskog raspona projekta kroz opseg projekta.
a) Metoda kritičkog puta
Svaki dijagram stabla projekta ima kritičan put. Metoda kritičnog puta procjenjuje maksimalno i minimalno vrijeme potrebno za dovršetak projekta. CPM također pomaže u prepoznavanju kritičnih zadataka koje treba ugraditi u projekt. Promjene vremena isporuke ne utječu na raspored. Za korištenje CPM-a potrebni su opseg projekta i popis aktivnosti potrebnih za završetak projekta. Zatim se izračunava vrijeme potrebno za svaku aktivnost. Potom su identificirane sve ovisne varijable. To pomaže u identificiranju i razdvajanju nezavisnih varijabli. Konačno, to dodaje temeljne korake projektu.
b) Tehnika ocjene i pregleda programa (PERT)
PERT je način za planiranje tijeka zadataka u projektu i procjenu ukupnog vremena potrebnog za njegovo izvršavanje. Ova tehnika pomaže predstaviti kako svaki zadatak ovisi o drugom. Za planiranje projekta pomoću PERT-a, potrebno je definirati aktivnosti, uredno ih organizirati i definirati prekretnice. Možete izračunati vremenske rokove za projekt na temelju razine pouzdanosti:
- Optimistično određivanje vremena
- Najvjerojatnije tajming
- Pesimistički tajming
Prosječno ponderirano trajanje i ne procjene PERT koriste za izračunavanje različitih vremenskih okvira.
2) Kompresija trajanja
Kompresija trajanja pomaže skraćivanju rasporeda ako je potrebno. Može prilagoditi postavljeni raspored unošenjem promjena bez promjene opsega u slučaju da projekt kasni. Dvije metodologije koje se mogu primijeniti: brzo praćenje i rušenje sustava.
a) Brzo praćenje
Brzo praćenje je još jedan način korištenja CPM-a. Brzo praćenje pronalazi načine kako ubrzati tempo kojim se projekt provodi istovremeno izvršavanjem mnogih zadataka ili preklapanjem mnogih zadataka. CPM nam pomaže identificirati aktivnosti koje se mogu koristiti za ubrzavanje tempa projekta. Iako je privlačna tehnika, ima i svoj udio u riziku. Kako će se mnoge aktivnosti istodobno provoditi, vrlo je teško pogriješiti i praviti kompromise na kvalitetu.
b) Srušenje
Crashing se bavi uključivanjem više resursa kako bi se projekt završio na vrijeme. Da bi se to dogodilo, na raspolaganju su vam rezervni resursi. Štoviše, svi se zadaci ne mogu izvršiti dodavanjem dodatnih resursa. Potreba za dodavanjem novih članova tima u projekt i ograničena podjela zadataka vodi do veće komunikacije i osnovni je razlog koji stoji iza nje. Tehnika rušenja također se može koristiti dodavanjem vremena, plaćenog prekovremenog rada, ali treba ostati unutar odlučenog roka. To, nažalost, vodi do povećanja troškova projekta.
3) Simulacija
Očekivano trajanje projekta izračunava se korištenjem različitog skupa zadataka u simulaciji. Raspored se izrađuje na temelju pretpostavki, tako da se može koristiti čak i ako se promijeni opseg ili zadaci nisu dovoljno jasni.
4) Heuristika izravnavanja resursa
Skraćivanje vremena isporuke ili izbjegavanje prekomjernog ili prekomjernog iskorištavanja resursa prilagođavanjem plana ili resursa naziva se heuristikom izravnavanja resursa. Podjela zadataka prema raspoloživim resursima tako da nijedan resurs nije previše ili previše iskorišten. Jedini nedostatak ove metodologije je taj što može povećati troškove i vrijeme projekta.
5) Popis zadataka
Popis zadataka je najjednostavnija tehnika zakazivanja projekta od svih dostupnih tehnika. Dokumentirano u proračunskoj tablici ili uređivaču teksta popis je svih mogućih zadataka uključenih u projekt. Ova metoda je jednostavna i najpopularnija od svih metoda. Vrlo je korisno tijekom provođenja malih projekata. Ali za velike projekte s brojnim aspektima razmatranje popisa zadataka nije izvediva metoda.
6) Ganttova karta
Za praćenje napretka i svrhe izvješćivanja, Gantt Chart je tehnika vizualizacije koja se koristi u upravljanju projektima. Voditelji projekata ga koriste većinu vremena za dobivanje predodžbe o prosječnom vremenu potrebnom za dovršetak projekta. Ganttov grafikon projekta je grafikon koji predstavlja ključne aktivnosti u nizu slijeva i vremena. Svaki zadatak predstavljen je trakom koja odražava početak i datum aktivnosti, a samim tim i njezino trajanje.
7) Kalendar
Mnogi ne smatraju zadatke planiranja u kalendaru za svoje projektne potrebe - kada bi trebali! Većina kalendara može biti kustosirana s vlastitim imenima. U tom slučaju možete stvoriti jedan kalendar po projektu i zakazane događaje za taj projekt. Kalendar prikazuje vremensku traku za cijeli projekt. Glavna prednost je što se može podvrgnuti promjenama jer je dijeljivo. Iako se čini da je to sjajna tehnika za praćenje projekta, on ima određena ograničenja koja ne možete dodijeliti zadatke određenim ljudima i ne možete vidjeti ovisnosti o zadacima.
Zaključak
Alati za planiranje resursa mogu pomoći voditelju projekata u raspodjeli resursa i dovršenju projekta unutar propisanog vremenskog razdoblja. Oni također pomažu u pripremi rasporeda za sve projekte koji će se započeti u budućnosti. Proučavajući dosadašnji učinak vašeg tima, prepreke s kojima su se suočavale tijekom provođenja projekta i kako su te prepreke prevladale su vrlo korisne. Planiranje mora biti sastavni dio upravljanja projektima. To samo ne pomaže uštedjeti vrijeme, ali dobiva projekt organiziran.
Preporučeni članci
Ovo je vodič za tehnike planiranja projekata. Ovdje smo raspravljali o različitim tehnikama i nacrtu rasporeda projekata. Možete i proći naše druge predložene članke da biste saznali više -
- Odgovornosti voditelja projekta
- Poslovi upravljanja projektima
- Metodologija upravljanja projektima
- Što je planiranje projektiranja projekata?
