Upravljanje dionicima u projektu -
Dio definiranja nas samih kao društvenih životinja proizlazi iz činjenice da napredak naše civilizacije i društva ovisi o našim međusobnim interakcijama. Komuniciramo međusobno putem jezičnog medija koji se zove jezik i to čini most između razumijevanja i reagiranja na različite situacije i scenarije.
Čak i kad je riječ o našem radnom mjestu, očekuje se da naša radna etika diktira da ostajemo u srdačnom i pozitivnom odnosu s ljudima s kojima surađujemo kako bismo postigli napredak u postizanju zajedničkog cilja i cilja tvrtke.
U svijetu upravljanja projektima, voditelj projekta je jedina osoba koja upravlja i upravlja projektom i ljudi koji su uključeni u taj projekt. Dakle, postaje bitan faktor da ovaj pojedinac može uspostaviti jaku povezanost sa svakim dionicima kroz komunikaciju. Ovaj će se članak baviti ovim pitanjem koje vam je samo palo u glavu, kako točno izgraditi pozitivan odnos sa svim ključnim dionicima projekta.
Što je upravljanje dionicima?
Zainteresirane strane su one osobe koje su uključene u projekt i izravno ili neizravno sudjelovale u postupcima na projektu. Upravljanje ovim dionicima može se podijeliti u dvije glavne kategorije:
- Upravljanje vanjskim dionicima : Ovi vanjski dionici mogu utjecati na projekt ili utjecati na njega kako funkcionira, ali oni nisu izravno uključeni u posao u organizaciji. Tu spadaju zajednice, mediji, šira javnost, ostale javne grupe i još mnogo toga.
- Unutarnje upravljanje zainteresiranim stranama projekta : Ti su dionici izravno uključeni u transakcije koje je poduzela tvrtka, a u neko doba ili drugi su u posjedu ili povezani s proizvodom ili uslugom (ili dijelom proizvoda ili usluge) koju je pružila organizacija. Ovo upravljanje dionicima u projektu uključuje zaposlenike, kupce, dobavljače, dobavljače, dioničare i drugo.
Menadžment dionika projekta kojim ste okruženi može se opisati kao dvije grupe: jedna je izravno uključena u projekt i prisutna je u upravljačkom odboru projekta, a druga koja nisu ključni donositelji odluka, ali ih treba upozoriti na napredak projekt i kako se odvija prema početnom planu poslovnog projekta. Pogledajmo pobliže upravljanje tim dionicima i kako njihova uključenost oblikuje tijek projekta.
Za nesmetano funkcioniranje projekta tijekom godina postalo je važno da voditelj projekta uspostavi posebnu komunikacijsku liniju s unutarnjim i vanjskim dionicima. Ova linija komunikacije dovela je do mnogih uspjeha, a neuspjeh u pravovremenoj i preciznoj komunikaciji s tim ključnim dionicima projekta doveo je do neuspjeha samog projekta.
Svi dionici su ključni igrači u ovoj igri i njima treba dati istu razinu prioriteta.
Vrste upravljanja dionicima
Budući da smo sada upravljanje projektnim sudionicima svrstali u unutarnje i vanjske dionike organizacije, možemo dalje istražiti vrste postojećih upravljača projektima na temelju njihove razine izravno ili neizravno uključenosti u projekt.
- Ljudi koji pozitivno utječu na cijeli projekt, ali nisu izravno uključeni u rad projekta i plana projekta. Ove vrste upravljanja projektnim dionicima uključuju starije i najviše menadžere, dobavljače i odjeljenje za financije u organizaciji
- Ljudi koji su pogođeni bilo kojim od radnji poduzetih u pretpostavci organizacije. Oni su izravno pogođeni i također su ključni u provedbi preuzetih promjena. Uključuju zaposlenike i kupce.
- Ljudi koji su zainteresirani za uspjeh organizacije, posebno u smislu povrata i prihoda ostvarenih zbog profita. Ti ključni dionici na projektu utječu na te programe promjena i proizvode i usluge organizacije do mjere u kojoj znaju koje su koristi aktivnosti. Ti ključni dionici u projektu uključuju pojedince koji posjeduju zalihe u poslu.
Kao voditelj projekta, vaša je odgovornost povezivati točkice i učinkovito komunicirati sa svim tim vrstama ključnih dionika projekta kako biste postigli kohezivnost u projektu i uspješno vodili s njim. Ova učinkovita komunikacija osigurat će da se vaš projekt odvija na pravom putu kroz njegov životni ciklus i da se svi na projektu stalno ažuriraju o njegovom napretku.
Što ti menadžeri dionika projekta žele znati?
Ovo je jedno pitanje koje bi svi voditelji projekata trebali postaviti sebi i pronaći zadovoljavajuće odgovore na njega. Važno je znati što menadžeri tih projekata moraju znati u svakom trenutku. Bez obzira da li izravno rade na projektoru žele samo znati status i napredak projekta, kao dobrog voditelja projekta važno je da točno razumijete što žele znati i u skladu s tim pripremite svoj plan komunikacije kako bi odgovarao potrebama ključnih dionika projekta.
- Zainteresirane strane ključnog projekta žele znati što im je to - ljudi se uvijek vesele da ostanu motivirani nakon što saznaju što im je. Jednom kada su im poznate prednosti njihove uključenosti i cijelog projekta, to im je dodatni poticaj za dobivanje šireg osjećaja odgovornosti prema projektu i doprinose u skladu s tim.
- Ključni dionici projekta žele znati što je to za organizaciju - ljudi bi željeli znati više o širokoj slici i veseliti se kakvim će koristima organizacija donijeti. Uostalom, ako tvrtka napreduje, tako povećava njihove mogućnosti u većem udjelu.
- Zainteresirani sudionici u projektu koji vam žele vjerovati - stalna komunikacijska linija između vas i upravljanja dionicima u projektu može biti veliki faktor za poticanje povjerenja u odnos. Dionici moraju znati da se mogu osloniti na vas zbog posla koji su vam povjerili. Udobnost je vrlo važna.
- Zainteresirani dionici projekta žele znati da ste posvećeni - komunikacija je sjajan medij za pokazivanje posvećenosti i predanosti projektu koji vodite. Jednom kada uprava projektnih grupa zna da ste posvećeni, moći će promatrati projekt već kao veliki uspjeh i budite sigurni da će vaše budne oči voditi i dosljedno napredovati u životnom ciklusu projekta.
- Zainteresirane strane ključnog projekta žele vidjeti da ste sposobni - kada učinkovito priopćavate napredak projekta ili zadatak koji treba dovršiti; to pokazuje veliku sposobnost i umjerenost ključnim dionicima i članovima tima na vašem projektu. Činjenica da ste sposobni upravljati projektom može imati velik i dubok učinak na način na koji ti menadžeri dionika projekta sami doprinose projektu i ispunjavaju svoju obvezu.
Definiranje pozitivnog odnosa
Ako želimo održavati pozitivan odnos s ovim ključnim dionicima koji su ključni i ugledni dio naših projekata, bolje je da shvatimo i jasno definiramo što znači pozitivan odnos. I, ne, ostati pozitivan nije dio popisa upravljanja dionicima u projektu. Stoga, zaronimo prvo i krenemo definirati što nam znači pozitivan odnos. Sljedeće osobine po mom mišljenju savršeno opisuju i definiraju pozitivan odnos potreban dok radite na svom projektu:
- Povjerenje - bilo da je to vaš osobni odnos ili onaj profesionalni, povjerenje je jedan od ključnih faktora koji vam može biti prekretnica za uspješan i cijenjen odnos sa svojim dionicima. Povjerenje može biti snažna veza, spajanje projektnog tima i ključnih dionika na projektu za učinkovitije i učinkovitije radno i komunikacijsko okruženje. S povjerenjem dolazi činjenica da možete donijeti svoje ideje za stol, a da vas ništa ne ometa.
- Otvorena i učinkovita komunikacija - U uredskom scenariju neprestano ste u načinu komunikacije, bilo putem e-maila ili IM poruka ili jednostavnog razgovora licem u lice. Što više komunikacije steknete više odnosa, ali što je bolja i učinkovitija, to bi odnos bio pozitivniji.
- Dopuštanje za različitost - pozitivnost u odnosima može uzrokovati da ljudi prihvate različitosti i različitosti koje su uzrokovali drugi ljudi. Oni mogu smisliti različita mišljenja, razmišljanja i ideje. S njihovim različitim perspektivama, vaš projekt može imati puno koristi i vi ćete biti u pozitivnoj vezi.
- Međusobna zabrinutost i poštovanje - Rad kao tim i grupe može biti jako naporan. Možete naići na pojedince sa kojima je teško biti oko, ali imajući na umu širu sliku organizacije i na osnovu toga uspostaviti međusobnu brigu i poštovanje jedni drugih i unutar projekta, dionici mogu omogućiti inovativnost i nesmetano funkcioniranje projekta unutar Tim.
- Pažljivost - obazrivost na svoje postupke i riječi može vas postaviti među ključne dionike vašeg projekta kao odgovornu i odgovornu osobu s kojom se možete nositi. To može poboljšati vašu poziciju voditelja projekata i može vam pomoći u izvršavanju stvari. Samosvijest može vam uštedjeti probleme negativnih vibracija oko vas na vašem radnom mjestu.
Savjeti za pozitivno angažiranje menadžera na projektu
- Gledajte ne samo izgradnju pozitivnog odnosa s upravljanjem vaših dionika na projektu, već se radujte snažnoj vezi koja će trajati kroz ključne točke odlučivanja. Potrudite se da ih stalno uključujete u strategiju i primijenjeni pristup.
- Podijelite svoju viziju i vi preuzimate projekt i cilj koji namjerava postići.
- Uzmite stalni savjet i pomoć ljudi koji su već na sjajnijoj strani kada je u pitanju projekt i svi njegovi zadaci.
- Osmislite redovan raspored sastanaka da se izravno susretnete sa različitim vrstama upravljanja projektnim dionicima i uložite vrijeme u savjetovanje i usmjeravanje naprijed prema ključnim projektima koji su otporni na projektu, s ciljem da se potaknu na širu sliku i shvate sve što projekt za koji se zalaže.
- Pripremite komunikacijski plan i dogovorite se sa svim ključnim dionicima projekta o njemu.
- Komunikacija bi trebala biti jednostavna, ali učinkovita.
- Kako bi izgradili njihovo povjerenje u vas, pokažite im strukturirani pristup projektnom planu od samog početka projekta.
- Komunicirajte o rizicima i problemima i ne stvarajte iznenadno ili napeto stanje. To će zaprijetiti njihovom udjelu u projektu i spriječit će vas da preuzmete vodeće povjerenje.
Korištenje komunikacijskog plana
Već ste nekoliko puta čuli o planu komunikacije u ovom članku. Iako neki možda znaju sve o tome, a neki su to možda čuli već prvi put. Dajući prednost mladim i mladim projektima voditeljima projekata, sada ćete dobiti kratku lekciju o tome što je komunikacijski plan i kako biste trebali raditi s njim.
Što je komunikacijski plan?
Komunikacijski plan, jednostavno rečeno, omogućava učinkovitu i učinkovitu komunikaciju između vas kao voditelja projekta i različitih dionika s kojima ćete biti suočeni dok ste na projektu. Ovaj će plan biti potpuni vodič koji će vas voditi kroz svu komunikaciju koja će se odvijati i kojom učestalošću.
Pri uspostavljanju komunikacijskog plana morat ćete preuzeti:
- Sponzor projekta
- Upravljanje dionika projekta
Elementi komunikacijskog plana
Da bi se dobar i uspješan plan komunikacije iskorijenio, morat ćete poduzeti sljedeća 4 elementa plana:
- Ciljevi komunikacije
- Način i učestalost komunikacije
- Vrsta dionika (ciljna publika)
- Ključni elementi korišteni u komunikaciji
Izrada komunikacijskog plana
Ovaj se zadatak može lako izvesti pod uvjetom da imate sve jasne i jasne strategije komuniciranja. Kad saznate i shvatite što treba učiniti, reći i postupiti, možete biti sigurni u razvoj komunikacijskog plana koji neće propasti. Dati u sljedećoj tablici idealne su i preporučene strategije koje treba poduzeti kako biste pažljivo izradili i nacrtali dobar plan komunikacije kako biste izgradili pozitivan odnos sa svojim upravljačima u projektu.
| Fokusne točke | Pitanja |
| Ciljevi komunikacije | Što želite postići svojim komunikacijskim planom za svoj projekt?
Jesu li ti ciljevi usklađeni s ciljevima vašeg projekta? |
| Ciljana publika | Kome trebaju takve vrste komunikacije?
Što je tu za njih? |
| Način komunikacije | Sa čime se zadovoljava vaša ciljna publika kao njihov način komunikacije? |
| Učestalost komunikacije | Koliko često želite ažurirati svoje dionike? |
| Svrha komunikacije s različitim vrstama dionika | Zašto želite priopćiti ovaj podatak ovom tipu dionika? |
| Ključni elementi u komunikaciji | Što ih točno trebate znati?
Što vi kao voditelj projekta želite prenijeti njima? |
| Majstor komunikacije | Tko bi trebao isporučiti komunikaciju koju ste planirali?
Koji je član tima dovoljno odgovoran za takvu komunikaciju? Trebaju li različiti dionici različite komunikatore? |
| Izvori informacija | Koji je vaš izvor informacija kako biste mogli komunicirati?
Koje ćete podatke i podatke koristiti? Što je potrebno za ovaj određeni podatak za tog određenog dionika? |
| Mjerni podaci o uspjehu | Kako znam da funkcionira moj plan komunikacije?
Što se čini uspješnim komunikacijskim planom? Trebam li imati sastanak s evaluacijskim planom? |
Preporučeni članci
Ovo je vodič za stalnu komunikacijsku liniju između vas i upravljanja dionicima u projektu može biti veliki faktor za nadahnuće odnosa. Ovo su sljedeća vanjska veza koja se odnosi na dionike u projektu.
- Iznenađujući vodič o tehnikama upravljanja projektima
- Učinkovito izvještavanje o upravljanju projektima
- Top 7 važnih alata za upravljanje projektima otvorenog koda