Uvod u sastanke sa zaposlenicima

Sastanci jedan na jedan sa zaposlenicima mogu vam zaista biti važan trenutak da upoznate više o članovima vašeg tima i razumijete njihove stilove rada, kao i kako se nose s njihovim svakodnevnim radnim problemima. Kao voditelji projekata, uvijek nastojimo održati učinkovite ove pojedinačne sastanke sa zaposlenicima i omogućiti im rezultate koje predviđamo za članove našeg tima i za naše timove, poput razvoja karijere i akcijskih planova za razvojna područja. Ali negdje ispod crte kojom uvijek nalazimo ili nedostaju na tim sastancima ili još gore, ne sprovodimo ih na način na koji bi trebali biti vođeni.

Bez obzira jeste li iskusni voditelj projekata ili nedavno promovirani voditelj projekata, ti pojedinačni sastanci sa zaposlenicima trenutno vam ne čine ništa dobro i smatrate da su oni samo gubljenje vremena za vas i članove vašeg tima. Vjerujete da biste sat mogli iskoristiti na bolji način od trošenja na slušanje ili savjetovanje članova svog tima.

Kako biste očistili zrak oko ovog učinkovitog alata, koji je pojedinačni sastanci sa zaposlenicima, smislio sam ovaj članak koji će vam objasniti važnost koju ovi pojedinačni sastanci nose sa sobom i kako to možete učiniti ih učinkovitim da donose koristi u izobilju.

Važnost sastanaka jedan na jedan sa zaposlenicima

Za vrijeme mog vođenja projekta, naišao sam na brojne kolege s velikim razlikama u njihovom mišljenju o važnosti i upotrebljivosti sastanaka jedan na jedan. Neki jednostavno nisu bili u cjelokupnom konceptu redovitog susreta s članovima svog tima kako bi razgovarali o rezultatima i njihovim problemima, ako ih ima. Vjerovali su da su ti sastanci na poslu potpuno beskorisni i izuzetno dugotrajni. Dok su drugi željeli uvijek saznati više o opsegu sastanaka jedan na jedan i bili su uvjereni da trebaju znati kako postići učinkovitost ovog tipa sastanka, jer im to pomaže da se nose sa članovima svog tima i znati njihovu izvedbu na redovnoj osnovi.

Po mom mišljenju, sastanke jedan na jedan gledam kao platformu za veliku razmjenu informacija i inovativnih ideja. To je vrsta susreta koja pomaže dvojici različitih ljudi da razumiju i nauče više jedni o drugima, o čemu oni misle u organizaciji i kako će gledati na ozbiljna pitanja ili ponekad vlastite frustracije na svom radnom mjestu. Ne bih zagovarao sastanke jedan na jedan samo u svrhu djelovanja članova tima, već i za rast i učenje više o poslu, članovima tima i kako se njih dvoje može udružiti u veliki doprinos.

Sastanci jedan na jedan namijenjeni su isključivo članovima tima da kažu svoje mišljenje i srce, a to je sjajna prilika da voditelji projekata započnu sjajan razgovor kako bi pomogli da njihovi članovi postanu zvijezde u usponu u okviru projekata koji poduzimaju.

Preporučeni tečajevi

  • Program o analizi točke funkcionalnosti
  • Online tečaj za alate za smanjenje otpada
  • Internetska obuka za certificiranje u upravljanju rasporedom projekata

Prednosti sastanaka jedan na jedan sa zaposlenicima

U ovom ću dijelu navesti prednosti koje osobno vidim iz pojedinačnih sastanaka sa zaposlenicima. Možda će biti mnogo više koristi i suprotnih nuspojava od ovih sastanaka. Ove nuspojave uglavnom nisu zbog načina oblikovanja sastanaka, već ovise o vašem načinu provođenja. Prije nego što saznamo o ovih 10 nevjerojatnih načina provođenja pojedinačnih sastanaka, pogledat ćemo popis prednosti koje sam sastavio za vas.

  • Provjera performansi - Ovo će biti sjajno vrijeme da procijenite i pitate članove svog tima što misle o njihovom vlastitom nastupu i kamo ide odavde.
  • Samopregled zaposlenika - Kako se razgovori povećavaju, moći ćete im pomoći uvidjeti u njihove vlastite radne stilove i pomoći im da upravljaju svojim svakodnevnim radom, prema njihovim pogodnostima.
  • Rasprostiranje problema i problema - U prostorima za sastanke im ćete pružiti priliku da govore o problemima i problemima s kojima se suočavaju i onima s kojima se tim suočava. Budite im povjerljivi.
  • Praćenje razine motivacije - S obzirom na to da je u tijeku zamah, član vašeg tima zasigurno će vam iznijeti svoje osjećaje prema ovoj ulozi na poslu. Tada možete provjeriti njihovu razinu motivacije kada s vama razgovaraju o svom poslu.
  • Posvećenost praćenju posla - Ovi sastanci sa zaposlenicima izvrsna su prilika za traženje budućih težnji, bilo da ostanu i rastu u organizaciji ili pređu na sljedeći posao koji pronađu. Pomoću ovoga možete procijeniti njihovu razinu opredijeljenosti i predviđati planove broja zaposlenih na osnovu toga.
  • Platforma na kojoj ćete se zahvaliti - ako su prošli tjedan učinili nešto vrijedno spomena ili otkad ste ih posljednji put upoznali na sastanku jedan na jedan, svakako im čestitajte i ohrabrujte ih da nastave dizati traku više.
  • Planiranje njihovih područja razvoja - Svatko od nas ima razvojna područja na kojima treba raditi, kako bi se približili optimalnoj kvaliteti rada. Nacrtajte SMART planove s članom vašeg tima i dogovorite ih.
  • Akcijski plan - Na temelju svojih razvojnih planova obavezno zatražite da zapisuju zapisnike sastanka, a sve zajedno s akcijskim točkama koje će se provjeriti i procijeniti na sljedećem sastanku.
  • Nove ideje i inovacije - Ovi sastanci sa zaposlenicima mogu biti najbolje mjesto za okupljanje novih ideja i inovativnih misli koje prolaze kroz misli članova vašeg tima. Većinu puta upravo kroz te članove tima dobivamo zabrinjavajuća i kreativna rješenja za krajnje probleme i probleme.
  • Veza s njima - ovaj jedan sat može vam biti najbolje vrijeme za osobnu povezanost sa članovima vašeg tima. Čak možete odrediti vrijeme za razgovor o slučajnim simpatijama i nesklonostima kako biste izgradili odnos i pronašli vezu kada je riječ o zajedničkom radu.
  • Povratne informacije o vašem menadžmentu - Ovi sastanci s zaposlenicima izvrsne su prilike da tražite od članova vašeg tima da vam daju povratne informacije. Svatko mora poboljšati mnoge aspekte svog rada, a upoznavanje s njima iz vaših izvještaja može biti sjajna stvar. Zamolite ih da budu jednako otvoreni i transparentni koliko bi željeli da budete s njima.

Savjeti za sjajan sastanak jedan na jedan

Budući da smo objedinili brojne prednosti koje proizlaze iz održavanja sastanaka jedan na jedan sa zaposlenicima, naš je sljedeći korak razumjeti kako možemo učinkovito voditi jedan, a zatim dva, a zatim još mnogo toga. Ispod je 10 fenomenalnih savjeta o provođenju sjajnog sastanka jedan na jedan sa članovima vašeg tima.

  1. Raspored! Raspored!

Najčešća greška koju menadžeri čine je održavanje rasporeda s članovima njihovog tima i ne pridržavanje ga. Zakazivanje je doista vrlo važan aspekt u svijetu sastanka sa zaposlenicima. I menadžeri i članovi njihovog tima trebali bi zajedno surađivati ​​i postizati uspjeh sastanka na vrijeme i pridržavajući se ovih rasporeda.

Sastanci na poslu mogu se planirati u različitim frekvencijama: tjedno, mjesečno ili tromjesečno. Iako je tromjesečno najmanje poželjno i može se podudarati s organizacijskim dizajnom tromjesečnih revizijskih sastanaka na poslu radi komunikacije, tjedni štandovi predstavljaju najperspektivnije i najpoželjnije vrijeme za sastanke na jednom mjestu.

  1. Jasan i precizan dnevni red

Određivanje dnevnog reda sastanka jedan na jedan u prvim minutama sastanka je neophodno. Važno je da dnevni red bude jasan, precizan i po mogućnosti onaj koji je kreirao sam zaposlenik. To će im omogućiti kontrolu nad onim što moraju reći, što će rezultirati sjajnim razgovorom i pravilnim iskorištavanjem vremena. Nakon što zaposlenik pripremi dnevni red, morat ćete ga ispitati i obje strane se moraju temeljito dogovoriti oko njega prije nego što nastavite. To vam omogućuje da još učinkovitije vodite sastanak.

Često menadžeri stvaraju fiksne predloške za članove svog tima koji slijede dok izmišljaju dnevni red. Ovaj bi predložak sadržavao široku kategorizaciju vremena i svaki odjeljak može sadržavati mišljenja i ideje člana tima.

  1. Odaberite Neutralne postavke

Većina organizacija danas imaju vrlo otvoren raspored sjedenja, gdje izbjegavaju kabinete i kabine među svojim zaposlenicima kako bi promicali vrijednosti otvorenosti i transparentnosti. To omogućava veliku razmjenu informacija među članovima tima. Primijenite ovu otvorenost i transparentnost čak i kada radite sastanke jedan na jedan na poslu i za raspravu odaberite ured zaposlenika ili zajedničku sobu za sastanke / sastanke.

Izbjegavajte sastanke u vašoj kabini, ako u vašem uredu nemate otvoreni sustav, dok i dalje održavate hijerarhiju i dekorum unutar organizacije.

  1. Primijenite Pravilo 60-40

Prema meni, to sam pravilo nazvao pravilom 60-40 da naznačim tko mora govoriti koliko kada je sastanak u tijeku. Ovdje bi, kao indikativno, 60 posto određenog vremena trebao iskoristiti član tima kad se sastaje jedan na jedan. Ovo će im pružiti dovoljno kontrole nad onim što imaju za reći i to mogu slobodno učiniti bez žurbe koja se odvija izvan dvorane za sastanke.

Možete ih savjetovati u preostalih 40 posto i možete im pomoći kada iznose probleme s kojima se susreću ili imaju preporuke za ideje koje dijele. S takvom ravnotežom koja se odvija unutar radnih sastanaka jedan na jedan, može omogućiti osnaživanje zaposlenika u vašem timu i zasigurno će vas cijeniti kao sjajnog menadžera.

  1. Držite brojke spremnim

Radne listove i tjedne ili mjesečne podatke treba pripremiti i treba ih temeljito proučiti prije nego što se zakucate na sastanak jedan na jedan sa članom vašeg tima. Na ovaj način imat ćete čvrste baze za ono o čemu morate govoriti i čemu vam odgovara član vašeg tima. Ne komplicirajte stvari grafikonima ili grafikonima, već omogućite sebi osnovne brojeve različitih faktora na kojima se temelji učinak člana tima.

Obavezno imate predložak ili dijelite izvještaj sa članovima vašeg tima prije njihovih pojedinačnih sastanaka na poslu i zamolite ih da i oni prođu. Pobrinite se da razumiju vlastite brojeve izvedbi i neka vas pitaju je li nešto nejasno ili pogrešno.

  1. Podjela i pravilo

Podijelite svoj sastanak na odjeljke i zadržite vrijeme za svaki od tih odjeljaka. Obavezno obavijestite članove svog tima o ovim odjeljcima i tražite da se drže njihovog rasporeda unutar okvira sastanka jedan na jedan. Idealni sastanci jedan na jedan imaju sljedeće odjeljke:

  • 15 minuta - Izvadite kredu i dogovorite dnevni red
  • 15 minuta - Dopustite članu vašeg tima da razgovara o njihovom učinku, problemima i problemima i stvarima koje se tiču ​​njihovog neposrednog rada
  • 15 minuta - Dopustite da savjetujete i razrađujete o učinku i problemima koji se vrte oko člana tima i pomozite im u vođenju i podršci koristeći SMART razvojne planove i akcione planove
  • 10 minuta - Dopustite svom članu tima da govori o idejama i inovacijama i bilo kakvim povratnim informacijama koje bi imali za vas

  1. Predložak sastanka

Zadržite fiksni predložak sastanka i ostavite prostor unutar njega za ad hoc pitanja i odgovore ili nedoumice, osim uobičajenih zadataka koje obavlja član tima. Dopustite da vaš predložak sastanka jedan na jedan bude dovoljno fleksibilan da udovolji potrebama brojnih članova tima. Sve su različite osobe i ne bi trebale biti ograničene strogim predloškom.

  1. Pritisnite prema dolje odgovornosti

Na kraju sastanka jedan na jedan, ključno je da založite odgovornost na stolu, zajedno s razvojnim planom. Uz odgovornost, morat ćete iz sastanka izdvojiti nešto podložno. Prema povratnim informacijama i ljestvici uspjeha o kojoj se razgovaralo ili o idejama i inovacijama koje su istaknute, pobrinite se da članovi vašeg tima djeluju na njih i pretvorite te razgovore i ideje u korisne akcije.

Učinite ovaj dio zapisnika sastanka i dopustite članu vašeg tima da pošalje službeni e-mail u kome se navodi zapisnik sastanka, kao i dogovorna odgovornost.

  1. Što se događa u sobi za sastanke, ostaje u sobi za sastanke

Obavezno nemojte objavljivati ​​rasprave koje se vode između vas i člana vašeg tima. Ako su to djelotvorne točke i ideje, dopustite članu vašeg tima da poduzme dovoljno radnji na njima i ne oslanjajte se na širenje riječi, osim ako je relevantno i potrebno.

Sve osobne rasprave i ciljevi i razvojna područja trebaju biti strogo između vas i člana vašeg tima i koristiti ih samo onako kako vi smatrate prikladnim. Izbjegavajte korištenje informacija koje dobivate tijekom sastanaka jedan na jedan na poslu na javnom forumu i u vašu korist. Član vašeg tima povjerio vam se; poštuj to.

  1. Akcijski plan za sebe

Potrebno je ne samo da član vašeg tima napravi akcijski plan, već s obzirom da ste voditelj među njima, nekoliko je koraka koje ćete čak trebati poduzeti kako biste osigurali da razvoj vašeg prevladava u vašem timu.

Snimite akcijski plan, prema kojem ćete postupati u korist člana vašeg tima i poslovanja, koji će vam donijeti korist. Budite usredotočeni na pomaganje članovima vašeg tima da postignu uspjeh. Ovo će biti i vaš uspjeh.

Preporučeni članci

Ovo je vodič za sastanke s zaposlenicima koji su jedan na jedan, zaista vam može biti važan trenutak da bolje upoznate članove vašeg tima i razumijete njihove stilove rada. Ovo su sljedeća vanjska veza koja se odnosi na sastanke sa zaposlenicima.

  1. 12 savjeta za govor tijela za poslovne susrete
  2. 3 izvanredna savjeta! Kako imati učinkovite sastanke?
  3. 6 značajki intraneta za uspješnu komunikaciju s zaposlenicima

Kategorija:

Razvoj poduzetništva