Uvod u plan projektne dokumentacije

Plan projektne dokumentacije jedna je od ključnih stvari koje treba imati prije skoka na bilo koji projekt. To je jedan od ključnih tehničkih aspekata projekta.

Ako radite kao freelancer ili za veliku korporativnu tvrtku uvijek započnite projekt s dokumentacijskim planom, jer ćete izbjeći nepotrebne komplikacije s kojima ćete se suočiti na putu. Plan projektne dokumentacije ne samo da vam pruža radnu mapu projekta, već vam pruža i poteškoće s kojima ćete se susresti na tom putu. Uz detalje o post-činjenici o tome što će se dogoditi ako niste u mogućnosti dovršiti postupak na vrijeme, to će samo olakšati rad zaposlenika.

I samo da uključimo činjenicu, ona bi trebala biti dinamična u smislu da bi trebala biti fleksibilna za prihvat onoliko promjena koliko vrijeme sugerira.

Ako niste za dobar plan dokumentacije, onda to može dovesti do skupog kašnjenja projekta ili loše kvalitete dokumentacije koja će samo povećati opterećenje i procjenu projekta u svakom aspektu.

Na primjer - kada kupujete proizvod na tržištu, dobivate priručnik proizvoda, a uz pomoć ovog priručnika proizvod proizvodite u skladu s tim, pa vam daje grubu predodžbu o postavljanju, ugradnji, upotrebi tog proizvoda i onome što će dogoditi ako ga niste koristili kako piše u priručniku.

Dijelovi idealnog dokumentacijskog plana-

Kako imamo jasnu ideju da je plan dokumentacije vrlo potreban za uspostavu jasnog planiranja nečijeg projekta, potrebno je napraviti dobar projektni plan. A da biste je napravili, postoje neke točke koje treba imati na umu. O njima ćemo govoriti u ovim odjeljcima. U osnovi možemo podijeliti komponente na dva dijela:

Pregled prve dokumentacije
(trebali bismo znati kako napraviti dokumentarac o dokumentu) -

  • Naslovnica-

naslovnica je sažetak cijelog projekta, a svaki projekt treba sadržavati izjavu o autorskom pravu, ime vlasnika i sažetak važnih podataka (može ili ne mora biti potrebno).

  • tragovi prošlosti

Plan projektne dokumentacije mora sadržavati povijest kroz koju je prošao poput datuma ažuriranja, naslova i imena osobe koja je izvršila ažuriranje za taj projekt. U osnovi, to se događa tako da možete pratiti sva ažuriranja koja se događaju s vašeg kraja ili ako ga zabavlja neki drugi zaposlenik.

  • Podaci za kontakt-

Kartica podataka o kontaktima trebala bi sadržavati popis kontakata za cijelu odgovornu osobu koja se odnosi na taj projekt (specifičnu osobu sa razine uprave ili viša tijela vlasti ili one koji ikada imaju odgovarajuće mišljenje u projektu).

  • Sadržaj -

Uvijek bi trebala postojati odgovarajuća sadržajna povezanost dokumentacijskog plana, jer će on samo pomoći pri kretanju kroz plan

Druga sadržajna orijentacija
(trebali bismo znati kako staviti vrlo važno i gdje)

  • Sažetak-

To je srce i duša plana dokumentacije, a sažetak je inicijator plana projektne dokumentacije. Glavno se mjesto trebalo posvetiti središnjem svjetlu projekta, kao što su glavne nadogradnje glavnih aspekata. Kroz sažetak treba steći ideju o tome koji će biti vremenski okviri ili rokovi njihovih mini projekata. Sažetak treba podijeliti među još jedan mini projekt jer će mini projekt uvijek biti unutar velikog.

  • Publika-

Glavni aspekt bilo kojeg dokumentacijskog plana je publika za koju ga izrađujete. Na taj način osigurajte da uključite pravi aspekt projekta prema određenoj publici. (glavu gore - budite vrlo oprezni dok upotrebljavate tehničke izraze, jer publika možda i nije tako tehnička.)

  • Specifikacija dokumentacije-

Uvijek treba posebno razmotriti fontove, logotip, orijentaciju boja, slike, medijske sadržaje itd. Bilo da se radi o internetskom dokumentu ili ispisanom dokumentu ili oboje, hoće li to biti pojedinačno ili koja je dimenzija stranice.

  • Vremenska tablica-

Potrebno je imati tablicu vremena radi li se o stvarnom životu planiranja projekata, jer će nas rutina uvijek držati na nogama. U kontekstu planiranja projekata i dokumentacije, vrlo je potrebno imati vremensku tablicu kako bismo uvijek mogli provjeriti odgovarajuća pitanja.

Važna orijentacija koju treba imati na umu je:
Koje su prekretnice u razvoju projekta?
Koje poglavlje treba dovršiti kada?
Koje je razdoblje ciklusa pregleda?
Koje KPI trebamo redovito kontrolirati?
Koliko vrsta i krugova pregleda treba dopustiti?
Koji je kalendarski rok projekta?

  • Faktor rizika-

svi su čuli izjavu "veći je rizik veća nagrada". Dakle, sa svakim radom uvijek je povezan neki faktor rizika. Kao-

Koja su uska grla u ovom projektu?
Koji će faktori poremetiti stabilnost projekta (ili ga zaustaviti)?
Postoji li rezervni plan za takve događaje ili koje su mjere povezivanja?
Koje bi korektivne mjere trebale poduzeti kako bi djelovale?

Zaključak

Kao što vidite da bez dokumentacijskog plana ne može se projicirati iskrena projekcija njegovog projekta.

Dakle, možemo reći da je plan dokumentacije nacrt cjelokupnih projekata s uključenim cijelim ifs and butsima. To je okosnica cijelog sustava. Iako ne možemo reći koliko bi trebalo pokazati ovisnost o tome, jer je ponekad ljudska prosudba u stvarnom vremenu puno bolja od pisanih pravila, ali za laike koji će započeti raditi na projektu, voditelj koji je potreban pokretač, može se pružiti prvo pokretanjem programa dokumentacijski plan. A također je vrlo važno analizirati sav naš rad kako bismo prikupili što više ideja i inspiracije prije nego što projekt krene na pod jer se više znojamo na terenu, manje krvarimo na tlu.

Preporučeni članci

Ovo je vodič za plan projektne dokumentacije. Ovdje smo raspravljali o komponentama idealnog dokumentacijskog plana. Možete pogledati i sljedeći članak da biste saznali više -

  1. Metodologija upravljanja projektima
  2. Uloga voditelja projekta
  3. Faze upravljanja projektima
  4. 6 koraka za izradu plana upravljanja projektnim rizikom

Kategorija:

Razvoj poduzetništva