Uvod u planiranje i planiranje projekata
„ Planiranje i planiranje projekata“, iako odvojeno, su dvije strane iste kovanice u upravljanju projektima. U osnovi, 'Projektno planiranje' odnosi se na odabir i osmišljavanje učinkovitih politika i metodologija za postizanje ciljeva projekta. Dok je „Raspored projekata“ postupak dodjeljivanja zadataka kako bi ih se dovršilo dodjelom odgovarajućih resursa unutar procijenjenog proračuna i vremenskog okvira.
Osnova planiranja projekta je cjelokupni projekt. Malo je vjerojatno da se planiranje projekata usredotočuje samo na zadatke povezane s projektom, datume početka / završetka projekta i ovisnosti projekta. Dakle, 'projektni plan' je sveobuhvatan dokument koji sadrži ciljeve, opseg, trošak, rizike i raspored projekta. A raspored projekta uključuje predviđene datume i redovne projektne zadatke koji se izvršavaju.
Planiranje projekta
Faza planiranja projekta odnosi se na:
- Razvoj projekta kako bi se pripremio za ulaganje
- Određuje poslove / zadatke potrebne za postizanje ciljeva projekta
Faze planiranja projekata
Faze planiranja projekta navedene su u nastavku:
- Identificiranje ključnih pokrovitelja projekata i dionika kako bi se odredio temelj opsega projekta, proračuna i vremenskog okvira za provedbu projekta.
- Nakon uvrštenja zahtjeva dionika, postavljanje prioriteta / postavljanje ciljeva projekta.
- Identificiranje rezultata projekta potrebnih za postizanje ciljeva projekta.
- Izrada rasporeda projekata.
- Identificiranje projektnih rizika, ako ih ima, i izrada odgovarajućih planova ublažavanja.
- Komuniciranje i prezentiranje plana projekta dionicima.
Prednosti planiranja projekata
- Karta puta: Projektni plan nudi put koji usmjerava projekt od početka do kraja.
- Dokumentacija zahtjeva kupaca: Dobro artikuliran projektni plan omogućava evidentiranje zahtjeva kupaca u dokumentiranom obliku. To omogućuje precizan smjer umjesto oslanjanja na pretpostavke, koje bi mogle biti netočne i mogu dovesti do pogrešaka u projektu.
- Autonomija zadatka: Planiranje omogućava zadavanje zadataka određenim članovima tima i daje autonomiju. Tim osjeća osjećaj odgovornosti i vlasništvo nad uspjehom ili neuspjehom projekta. Slijedom toga, potiče ih na bolji rad ili ih potiče na postizanje nedosljednih rezultata.
- Procjena resursa: Planiranje je od vitalnog značaja, omogućava nam procjenu resursa, troškova i vremena. Ona donosi ocjenu bilo kakvog kašnjenja ako nekoliko članova radi na raznim projektima odjednom.
- Plan ublažavanja: Plan projekta daje način za predviđanje rizika, ako ih ima, i u skladu s tim planira strategije ublažavanja.
- Identifikacija sposobnosti zaposlenika: Faza planiranja omogućava identificiranje zaposlenika s određenim skupovima vještina ili stručnosti. A kako se zadaci dodijele, članovi tima osposobljavaju se za nedostaje skupove vještina ili se nadograđuju na one koje posjeduju.
- Snage i nedostaci prethodnih projekata: Projektni planovi također pomažu u analizi i poboljšanju ili učenju iz prethodnih projektnih zapisa i olakšavaju donošenje odluka.
Zakazivanje projekta
Faza planiranja projekta odnosi se na:
- Procjena potrebnih ljudskih resursa i materijala u svakoj fazi projekta; i približno proračunsko vrijeme za dovršavanje svakog od ovih zadataka.
- Ukazuje na datum početka i završetka svakog projektnog zadatka i logičku povezanost između različitih projektnih zadataka / aktivnosti.
Faze planiranja projekata
Faze zakazivanja projekta navedene su u nastavku:
- Na temelju obima projekta, osmislite i razvijte TBS (Task-Breakdown Structure).
- Odredite zadatke povezane s projektom.
- Odrediti ljudske resurse i materijalne potrebe
- Procijenite približno vrijeme potrebno za svaki zadatak
- Raspodjela resursa
- Analizirajte detaljan raspored
- Nadgledajte i upravljajte rasporedom
Prednosti planiranja projekata
- Skraćuje vrijeme trajanja projekta: raspored projekta daje pregled zadataka koji se moraju dovršiti prioritetno ili istovremeno s ostalim zadacima. To o tome obavještava članove tima i sprječava bilo kakva odgađanja ili odgađanja zadataka, smanjujući na taj način vrijeme trajanja.
- Smanjenje troškova: Omogućuje nadzor resursa sprečavanjem preklapanja zadataka. Također dovodi do učinkovitog korištenja resursa i vraća neiskorištene resurse u vremenu, smanjujući troškove.
- Olakšava produktivnost: Procjenom logičke povezanosti zadataka resursi koji nisu optimalno iskorišteni mogu se dodijeliti dodatnim zadacima, povećavajući produktivnost.
- Unaprijed predvidite probleme : Precizan raspored projekta omogućava vam da unaprijed predvidite sve probleme koji se odnose ili na, prema ili prekomjerno korištenje resursa, te osigurava optimalnu potrošnju istih.
- Postavlja cilj: Raspored projekta omogućava nam postavljanje ciljeva, kratkoročnih ili dugoročnih, pružajući smjer i viziju tijekom izvršavanja projekta. To također čini da su svi u timu svjesni smjernica i metoda za postizanje tih ciljeva. Bez rasporeda projekt bi bio nejasno definiran. Dakle, čineći je nezgrapnim upravljati i organizirati zadatke tako da ih uspješno izvode.
- Ažuriranja i upozorenja o napretku: Raspored projekta skica je koja daje mjesto projektu. Projekt bi mogao proći kroz određene izazove, međutim, ako ne postoji mapa rute, kako bi se projekt kretao u pravom smjeru? U takvom slučaju, raspored projekata pomaže u procjeni koliko je projekt bio praćen i mogućih načina da se on privede u ispravnom smjeru.
Zaključak
Očito je da „planiranje i planiranje projekata“ idu uporedo i da su osnovni elementi upravljanja projektima. Ukratko, „Projektno planiranje“ je razrađivački proces koji uključuje sve detalje projekta, od njegovog početka do završetka. "Projektni raspored" je alat za praćenje koji prati redoslijede i zadatke vezane uz projekt.
Raspored projekta obavještava / upozorava projektni tim o bilo kakvim kašnjenjima ili ako projekt nije u pogrešnom smjeru. To je živi dokument, zahtijeva periodično ažuriranje i snimanje. Alati i tehnike raspoređeni za planiranje projekata su 'Struktura raščlanjivanja zadataka', 'Opseg rada' i 'Metoda kritičnog puta' skraćeno 'TBS', 'SOP' i 'CPM'. Dok se u rasporedu projekata koriste softverski alati i metode poput „PERT“ (Procjena ocjene programa), Ganttove karte, Pareto karte i druge mrežne ilustracije.
Projekt je nepotpun i ne može biti uspješan bez dobro razvijenog plana projekta i preciznog rasporeda projekta. Da biste postigli ključne korake, planirajte i zakažite!
Preporučeni članci
Ovo je vodič za planiranje projekata i zakazivanje. Ovdje smo raspravljali o planiranju i rasporedu projekata, zajedno s fazama i prednostima. Možete pogledati i sljedeće članke da biste saznali više -
- Primjer planiranja projekta
- Odgovornosti voditelja projekta
- Vještine za voditelja projekata
- Poslovi upravljanja projektima