Ne samo da ćemo vam prikazati postupak korak po korak za izradu jasnog, specifičnog i pismenog plana komunikacijske strategije za vašu organizaciju, već ćemo vam pomoći i da razvrstate naše razloge zbog kojih biste trebali učiniti isto.
Duhovni učitelj Osho napravio je primjedbu kada su ga pitali zašto je vrlo plodan dok je govorio o vlastitim talentima i sposobnostima. On je rekao
- Ako neću vrištati o svojim talentima, tko će drugi? Ako to ne učinim, kako će ljudi saznati da im mogu pomoći svojim resursima i mogućnostima?
Ako se pitate zašto vam treba plan komunikacijske strategije, to je zbog toga - nitko vas neće upoznati dok im ne kažete na način koji mogu razumjeti. Jednostavno je biti neobavezan u komunikaciji s unutarnjim i vanjskim dionicima. Ali to ne povećava vrijednost vašeg poslovanja.
Ako još uvijek razmišljate o tome zašto izradite učinkovit plan strategije komunikacije kako biste svojim ljudima i kupcima priopćili svoje najdublje vrijednosti, usluge, proizvode, misiju, viziju, pogledajte sljedeće razloge. Upoznali biste zašto je to izuzetno značajno.
Razlozi za izgradnju plana komunikacijske strategije
- Agenda: Plan strategije komunikacije pomaže u izradi plana za organizaciju - zašto postoji, kome služi, kako se služi, svoju misiju i viziju i kako se planira proširiti. To je dnevni red, jer ljudima u organizaciji pokazuje kako trebaju izvršiti planove i gdje trebaju stići. Kupci će također dobiti jasan uvid u to što mogu očekivati od organizacije u skoroj budućnosti.
- Strategija: Strategija je umijeće odlučiti se ići od A do B tamo gdje su značajni rizici. Dakle, unaprijed planiranje plana komunikacijske strategije uvijek je oprezno za organizaciju koja želi rasti. Bez planiranja i pravilnog plana komunikacijske strategije, organizacija ne može daleko u kanaliziranju informacija koje želi prenijeti.
- Istodobni podsjetnik: Izrada plana komunikacijske strategije olakšava značajan atribut podsjećanja unutarnjih i vanjskih dionika na ono što namjeravaju raditi ili trenutno rade. Njegovi programi i re-programiraju um pojedinaca uključenih u proces i objedinjuje ih za zajedničku svrhu.
- Otkrivanje: Nijedan posao ne može stajati u vakuumu. Odgovorni su za svoje postupke i kako sve utječe na sve, svaki njihov potez utječe na društvo izravno ili neizravno. Dakle, svrha izgradnje sjajne komunikacijske strategije zaposlenicima je dati cjelovito otkrivanje o tome što posao planira i kako posao planira rast zajednice i suzdržati se od neetičkih praksi.
Ovo su glavna četiri razloga zbog kojih morate izgraditi učinkovitu strategiju komunikacije za zaposlenike. Možete uvrstiti i stvari poput dosegavanja veće publike, pokušaja boljeg tržišta za svoje proizvode i širenja horizonta poslovanja, ali oni su sekundarni razlozi (ti razlozi možda nisu sekundarni za vas).
Bez obzira na to zašto ili čak i ako nemate razlog za izradu učinkovite komunikacijske strategije za zaposlenike, molimo vas da obratite pažnju na ostatak članka. Ako se pravilno izvodi, ovaj članak može promijeniti cjelokupnu komunikacijsku strukturu vaše organizacije.
Započnimo.
-
Artikulirajte trenutnu situaciju
Bez da znate gdje stojite, kako biste očekivali da napredujete i dođete do određene situacije u kojoj će se stvari uskladiti s vašom vizijom. To neće učiniti dok ne znate gdje ste.
Najbolji način da se to zna je napraviti SWOT analizu. Vrlo je jednostavno. Uzmite papir i podijelite ga na četiri dijela, a zatim na prvi dio napišite Strengths; pod Snage, napišite Slabost. S desne gornje strane napišite Prilike i pod Prilikama napišite prijetnje.
Odvojite malo vremena za unos ulaza. Ako trebate potražiti pomoć svojih vršnjaka ili povratnih informacija kupaca, učinite isto. Što preciznije napravite ovu analizu, korisniji će vam postati plan strategije komunikacije. Znajte da možete jasno komunicirati tek onda kad imate konkretne i zdrave informacije. Ne preskočite ovaj korak. Za početak je to jedna od najvažnijih stvari.
-
Dogovarajte sastanak s ključnim dionicima
Nakon što napravite SWOT analizu, vrijeme je da napravite neke korekcije kursa. Znate svoje snage, slabosti, prilike i prijetnje. Sada uključite sve dionike da razgovaraju o tome koji su zaključci do kojih ste došli apsolutno ispravni ili bi željeli dodati bilo kakav doprinos. Ako dodaju unose, slušajte i zapisujte.
Zatim predstavite konačne zaključke nakon moždane oluje. Ako se svi ključni dionici slažu s istim, planirajte ponovno sjediti za izradu strateške vizije. Sastanak je važan jer jedan član ne može napraviti organizaciju.
Svi se moramo uskladiti s organizacijskim razvojem i širenjem. A ako ste u nekoj organizaciji koja radi, znali biste da postoji termin zvan Johari Window što kaže da postoji mračna strana nas koja drugi ljudi mogu bolje prikazati.
Dakle, koristeći se istim principom u organizaciji, obavezno se ne oslanjati samo na svoje vlastite misli i mišljenja i tražiti od drugih ključnih ljudi da podijele i svoja.
-
Nacrtajte idealnu budućnost organizacije
Jednom kada ključni ljudi daju svoja mišljenja i doprinose, vrijeme je da zacrtate idealnu budućnost organizacije. Za početak postupka zapišite sve što želite da se organizacija zalaže. Zamislite da imate sve resurse, ljude, novac i talente za stvaranje besprijekorne budućnosti. Zatim zapišite budućnost kako vidite.
Nemojte razmišljati o nemogućnosti kao sada. To je korak gdje trebate razmišljati izvan svog trenutnog scenarija, ako želite proširiti posao i zaraditi svoj značaj. Ne dopustite da vam idealna vizija luta u glavi. Dajte joj oblik i strukturu. Zapišite na isti način kao što vidite. Poslovni filozof Jim Rohn upitao je -
„Je li moguće vidjeti budućnost prije nego što postoji?“ Odgovorio je sebi: „Moguće je vidjeti budućnost prije nego što ona postoji. Jer to možete vidjeti u svom umu prije nego što postoji.
-
Izrezujte viziju u skladu s prioritetom
U ovoj je fazi vrijeme da mu damo oblik. Sada morate biti realni. Morate izaći i obaviti dužnu istragu. Ako ste u prerađivačkoj industriji i želite se vratiti unatrag, razmislite o resursima, novcu i ljudima potrebnim za obavljanje posla.
Zapitajte se - da li je to potrebno? Koliko to može dugoročno postati? Sjednite sa svojim SWOT-om. Pokazuje li vaš SWOT da imate snage za ovaj korak? Ako je odgovor da, nastavite, a ako ne, stanite.
Najidealniji način davanja vizije prioritet je podijeliti ga u četiri dijela - kritički, nekritičan, odlučivanje i uklanjanje. Stavite svu svoju viziju na ova četiri dijela. Razmišljajte dugo i naporno.
Pogledajte povratne informacije kupaca, analizu tržišta, prosudite tržišne trendove, a zatim uzmite mišljenje ključnih dionika, a zatim odlučite koje će stvari nužno prijeći u kritičnu fazu, koje bi trebale ići u odlučivanje i nekritične, a koje zapravo možete ukloniti iz vizija.
-
Pretvorite viziju u ciljeve
Vrijeme je da sjednete s ključnim ljudima vaše organizacije. U ovom susretu predočili biste podjelu koju ste napravili iz svoje vizije. Uzmite njihove podatke i provjerite je li sve što mislite u skladu.
Ako ne, zašto? Otkrijte što misle. Dodajte natrag određene stvari ako su zaslužne i odbacite određene stvari ako smatrate da ih možete u potpunosti izbjeći. Nakon što se uvjerite u svoju viziju i prioritet te vizije, vrijeme je da postavite ciljeve.
Postavljanje ciljeva znači da trebate izobličiti svoju veliku viziju u dijelove koji se mogu postići u roku od 3-5 godina ili manje. Važno je usitniti se. Ako se ne usitnite, pogubljenje se neće dogoditi i vi ne biste u bliskoj budućnosti mogli pretvoriti svoju viziju u stvarnost.
-
Zapišite korake akcije potrebne da biste stigli do točke B od A
Jednom kada postavite ciljeve, vrijeme je da obavite neki prizemni posao. Svi znamo da je mašta bez izvršenja zabluda. Dakle, važno je uzeti svaki cilj i odlučiti A i B točku. A je točka u kojoj se trenutno nalazimo. A B je mjesto na koje želimo doći. Ne možemo doći do B dok ne poduzmemo neke akcijske korake.
Vrijeme je da detaljno napišemo svaki korak, tako da možemo razumjeti gdje učiniti što i kako pristupiti cijeloj stvari na jednostavan način. Održavajte redoslijed i strukturu. Za svaki cilj izdvojite po jednu stranicu.
Na vrhu, ako jeste, napišite cilj, a zatim napišite korake jedan po jedan, a zatim ih slijedite prema važnosti. Ova jednostavna struktura pomogla bi poduzimanju mjera i izvršenju bi bila besprijekorna.
-
Pronađite rupe
Ako ste pročitali djelo Edwarda de Bonoa "Šest šešira", vrijeme je da obučete crni šešir. Pisanje koraka s radnjama vrlo je jednostavno. Ali trebamo imati neke planove za izvanredne situacije kako bismo oprezno upravljali cijelom stvari.
Zašto nepredviđeno? Jer u svakom trenutku stvari mogu poći po zlu. Na putu ćete se možda susresti s paklenim preprekama zbog kojih će vaš život biti jadan. A ako unaprijed nemate plan, jedino što ćete moći učiniti je da se zaglavite i ostanete bez posla.
Dakle, planirajte krize. Planirajte situacije u kojima stvari mogu poći loše. Plan za hitne slučajeve. Planirajte prepreke. A onda krenite naprijed sa sljedećim korakom.
-
Postavite rokove
Jednom kada jasno ugledate crne točke pretvaranja vizije u stvarnost, vrijeme je da mu date više smisla. Organizacija se ne može proširiti bez rokova. Netko je rekao tako lijepo - Ne postoje nerealni ciljevi, već nerealni rokovi.
Dakle, vrijeme je da postavite rokove za svaki korak akcije koji ste prethodno ucrtali. Budite konkretni, budite realni i dodajte međuspremnik svakom roku (barem 20% prvobitnog vremena za koje ste mislili da će vam posao trebati dovršiti).
-
Dodijelite resurse i odgovornosti i dijelite
Sada imate u ruci čitav popis stvari. Već ste postavili ciljeve, stavili ih u određene korake djelovanja, pronašli prepreke s kojima se možete suočiti u dugim i postavljenim rokovima za svaki zadatak.
Sada je vrijeme da dodijelite resurse i otkrijete ljude koji mogu obaviti zadatak. Ovo je najvažniji dio izgradnje učinkovite komunikacijske strategije zaposlenicima. Način na koji dijelite odgovornosti puno će vam reći o tome kako želite da se planovi provode.
Većina ljudi misli da su komunikacijske strategije zasebna stvar, ali to je duboko usklađeno s misijom, vizijom, ciljevima i ciljevima organizacije. U svakom koraku morate znati komunicirati sa svojim podređenima. Dakle, pripisujući odgovornosti, pobrinite se da im budu dostupni svi resursi za implementaciju.
Nakon što sve učinite, zamolite svoje ljude da počnu s radom u roku. Stvorite male petlje za povratne informacije koje će vam pomoći da dobijete povratne informacije za svaki zadatak i kako se provodi.
Ako je komunikacijsku strategiju zaposlenicima teško implementirati, otkrijte razloge zašto. Je li to problem u vezi s resursima / sposobnostima / jasnoćom / komunikacijom? Zatim poduzmite potrebne korake da to promijenite. Provedba je vrlo značajna jer bez toga cijeli plan komunikacije prošao bi uzalud.
-
Savjet o bonusu - Poduzmite korektivne mjere
Ovaj korak je više o primanju povratnih informacija i kreiranju politike otvorenih vrata u kojoj ljudi mogu doći i susresti se sa svojim nadzornicima u bilo kojem trenutku i razgovarati o svojim problemima tijekom provedbe. Ako zaposlenici nisu motivirani i ne znaju veću svrhu malog zadatka, odgovornost je nadzornika da nauči zaposlenike i motivira ih da djeluju.
Ti se supervizori također trebaju prijaviti svojim menadžerima, a zatim bi se rukovoditelji trebali prijaviti višim menadžerima i tako dalje. To će stvoriti učinkovit sustav povratnih informacija koji je vrlo važan za poduzimanje korektivnih mjera jer zaposlenici provode provedbu zadatka koji im je dodijeljen.
Plan strategije komunikacije nije zasebna stvar. Svrha strateških komunikacija svojstvena je suštini postavljanja ciljeva organizacije i njihovog postizanja s maksimalnim uspjehom.
Dakle, ako organizacija može provesti gore navedeno, ne bi bio problem izraditi učinkovitu komunikacijsku strategiju za zaposlenike u cijeloj organizaciji i tada bi ista transparentnost pogodila i vanjske dionike.
Prvi izvor slike: pixabay.com
Preporučeni članci
Evo nekoliko članaka koji će vam pomoći da dobijete više detalja o planu komunikacijske strategije, pa samo prođite vezu.
- 8 sjajnih koraka za stvaranje nevjerojatne strategije prodajnog tima
- Besplatni korisni savjeti i trikovi Microsoft Excel (proračunska tablica)
- 6 značajki intraneta za uspješnu komunikaciju s zaposlenicima
- Top 8 korisnih i najboljih savjeta za strategiju upravljanja promjenama