Alati i tehnike upravljanja projektima za učinkovito planiranje projekata

Sadržaj:

Anonim

Ukratko o alatima i tehnikama upravljanja projektima

U postojećem scenariju, unatoč postojanju napredne tehnologije i puno resursa, projekti nisu realizirani u skladu s očekivanjima dionika (tj. Isporuka projekta u predviđenom roku i raspoloživom proračunu). Ovdje se pojavljuje potreba za upravljanjem projektom, to je strateška inicijativa koja usmjerava projekt prema zadanim ciljevima strukturirajući cijeli projekt u pokretanju, planiranju, izvršavanju, kontroliranju / nadzoru i dovršenju projekta. U ovoj ćemo temi upoznati alate i tehnike upravljanja projektima.

Tijek upravljanja projektima

Upravljanje projektima teče na sljedeći način:

  1. iniciranje
  2. Planiranje
  3. Izvođenje i nadzor
  4. Završetak / Faza završnog proizvoda

a) Faza inicijacije

Ovo je glavna faza upravljanja projektom za bilo koji projekt, u ovoj fazi, početni zahtjevi su identificirani i utvrđeni kako slijedi:

  • S obzirom na zahtjeve projekta, odgovarajući tim se identificira i stavlja na brod
  • Opseg i ciljevi projekta su jasno definirani i sva očekivanja dionika se jasno razgovaraju s timom.
  • Tim je dodijeljen svojim poslovnim ulogama i odgovornostima.
  • Postupci i formati objavljivanja informacija o projektu i ažuriranja dionika daju se timu.
  • Unutarnji i unakrsni komunikacijski protokoli i odgovarajuća hijerarhija objavljeni su svim dionicima.
  • Apt alat koji je potreban za upravljanje projektima se identificira i daje timu.

b) Projektno planiranje

Nakon Inicijacije slijedi glavna i ključna faza projekta koja je unaprijed mapa puta za upravljanje projektom:

  • Detaljni opseg projekta, izvedivost je definirana.
  • Sve aktivnosti projekta su popisane i pripremljena je njihova WBS (Work breakdown structure) struktura. WBS nije ništa drugo do razbijanje glavnih događaja na skup aktivnosti (Na primjer, događaj : Sadnja stabla Aktivnost : Nabava stabla, 2. Iskopavanje jame, 3. Sadnja stabla)
  • Nakon pripreme WBS-a, provodi se izrada budžeta gdje se procjenjuje kvantitet svih aktivnosti i dobivaju se konkurentske stope i priprema se preliminarna procjena projekta za daljnje odobrenje (gdje su potrebni izmjene i dopune na temelju dodatnih troškova nastalih tijekom projekt)
  • Identifikacija rizika vrši se samointerpretacijom ili usporedbom projekta s ostalim konkurentnim projektima, a potrebni su planovi ublažavanja koji sprečavaju potencijalne rizike.
  • S obzirom na zahtjev dionika, glavni raspored priprema se redoslijedom svih nabrojanih aktivnosti kako bi se dobilo osnovno (idealno / preliminarno) trajanje projekta. Postoje uglavnom 4 vrste slijeda SS-a - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.

c) Faza izvršenja i nadgledanja projekta

  • Voditelj projekta inicira izvršenje projekta u odnosu na osnovni plan pripremljen u fazi planiranja.
  • Nabavka / razmještanje potrebnih resursa i osiguravanje da se projekt odvija po rasporedu u skladu s propisanim standardima kvalitete.
  • Napredak projekta prati se / prati u odnosu na osnovni plan koristeći različite alate (Ganttova karta, PERT itd.)
  • Zbog nekih neizbježnih okolnosti, projekt može imati prekoračenja vremena ili troškova, pri čemu se osnovni raspored ili procjena prema potrebi mijenjaju.
  • Status projekta održava se u propisanim formatima koji se daju u fazi pokretanja i isti se ažuriraju i distribuiraju pravodobno zainteresiranim stranama projekta.

d) Zatvaranje / završetak projekta

  • To je završna faza upravljanja projektima gdje ciljni cilj postiže projektni tim u valjanim rokovima, predviđenim proračunom i kvalitetom.
  • Sve potrebne evidencije o zatvaranju i usklađivanje dovršavaju se i objavljuju dionicima.
  • Na temelju iskustva projekta pripremaju se različita izvješća poput izvještaja o učenju projekta, izvješća o zadovoljstvu korisnika itd. Kao referentni plan za buduće projekte.
  • Konačno, projekt se predaje kupcu osiguravajući da nema kamenčića na kome će se otvoriti zatvaranje svih kontrolnih točaka ili sudjelovanjem u snagama koje podiže kupac.

Gore spomenute tehnike upravljanja projektima ustrojit će projekt i omogućiti projektnom timu da osigura sljedeće:

  • Isporuka određenih ciljeva s obzirom na zahtjeve dionika.
  • Razviti redoslijed rasporeda.
  • Procjena i proračun proračuna za projekt u skladu s osnovnim rasporedom.
  • Razbijanje događaja u strukturu rada.
  • Procjena i ublažavanje rizika.
  • Kontrola / nadzor projekata.

Alati za upravljanje projektima

Upravljanje projektima je tehnika koja ima širok izbor alata za pomoć u obavljanju zadataka i izvršavanju odgovornosti. Postoje i ručni i automatizirani alati za upravljanje projektima. Neke od najčešće korištenih tehnika su:

  • PERT - tehnika evaluacije i pregleda projekata
  • CPM - metoda kritične staze

a) PERT - tehnika evaluacije i pregleda projekata

PERT je statistički alat koji se koristi u upravljanju projektima, a osmišljen je da predstavi i analizira zadatke uključene u završetak projekta. Ovo je vjerojatni model koji upravlja vremenom.

Planiranje PERT-a uključuje sljedeće korake:

  • Svi događaji / prekretnice su dalje razvrstani u aktivnosti i napravljeno je potrebno sekvenciranje.
  • Priprema mrežnog dijagrama na temelju slijeda aktivnosti gdje su događaji / glavni koraci predstavljeni u krugovima i tijek aktivnosti jedne od druge označen je strelicama.
  • Daljnja procjena vremena potrebnog za svaku aktivnost vrši se prema satima, danima, tjednima ili mjesecima prema zahtjevu projekta.
  • Razlika u PERT-u odnosi se na nesigurnost rokova dovršetka. PERT model obično uključuje tri vrste procjene vremena:
  • Optimistično vrijeme - najbolje moguće vrijeme za završetak aktivnosti.
  • Najvjerojatnije vrijeme - Najveće vjerovatno vrijeme za završetak aktivnosti.
  • Pesimistično vrijeme - najduže vrijeme za završetak aktivnosti.

Konačno, ponderirani prosjek izračunava se sljedećom formulom:

Očekivano vrijeme = (optimistično + 4 x najvjerojatnije + pesimistično) / 6

b) CPM (metoda kritične staze)

  • Najduže trajanje dovršetka projekta je kritični put projekta. Kritični put određuje ukupno trajanje koje je potrebno za završetak projekta, pri čemu se vrijeme koje aktivnost može odgoditi bez odgađanja projekta naziva vremenom usporavanja, a aktivnost se naziva nekritičnim. CPM je deterministički model koji se temelji i na vremenu i na troškovima.

Kritični put projekta određuje sljedeća četiri parametra za svaku aktivnost, koji se izračunavaju pomoću očekivanog vremena za relevantne aktivnosti:

ES - Najraniji start, EF - Najraniji završetak, LS - Najnoviji start i LF - Najnoviji kraj

  • Sa naprednim radom mreže određuje se najranije vrijeme početka i završetka svake aktivnosti u odnosu na prethodne aktivnosti u mreži.
  • Radeći unatrag kroz mrežu, možemo odrediti najnovije vrijeme početka i posljednjeg završetka, što znači vrijeme kada se neka aktivnost može započeti i završiti bez ikakvog odgađanja projekta.

Slack = Najnoviji početak - Najraniji početak (ili) Najnoviji završetak - Najraniji završetak

Napomena: Aktivnosti na kritičnom putu ne sadrže nijedan zastoj

Primjer:

Mrežni dijagram za PERT i CPM

PERT i CPM pomoći će u postizanju pojednostavljenog načina dovršetka projekta tako što će:

  • Identifikacija kritičnih aktivnosti.
  • Potreba resursa i implementacija u projektu.
  • Uspostavljanje rokova završetka projekta
  • Definiranje aktivnosti s lakim vremenom (tj. Nekritične aktivnosti).
  • Izvođenje međuovisnosti i ograničenja resursa.

Preporučeni članci

Ovo je vodič za alate i tehnike upravljanja projektima. Ovdje smo raspravljali o tijeku upravljanja projektima i alatima za upravljanje projektima koji pomažu u postizanju zadataka. Možete i proći naše druge predložene članke da biste saznali više -

  1. Plan upravljanja projektima
  2. Životni ciklus upravljanja projektima
  3. Značajke i prednost Agile Oracle
  4. Primjena agilnog marketinga
  5. Vodič za softvere za alate za upravljanje projektima