Kako imati učinkovite sastanke? Sastanci su sastavni dio svakodnevnog života u korporaciji, a broj sati koje provedete na sastancima stalno se povećava kako se povećavate u organizaciji. Izuzev nekoliko uloga koje su po prirodi „ individualni suradnik “ u kojima je prisustvo manje sastancima, u svim ostalim ulogama značajan dio radnog dana osobe će provesti na sastancima.
Dok na ulaznoj razini postotak vremena provedenog na sastancima može iznositi samo 5-10% ukupnog vremena, na višim razinama to vrijeme može oduzeti do 90-95% radnog vremena. Nije ni čudo što osobe starije razine moraju biti radnoholičari jer trebaju pronaći vrijeme iznad i iznad svog radnog vremena provedenog na sastancima kako bi obavili svoj posao.
Budući da toliko vremena u organizaciji troši na sastanke, važno je razumjeti zašto imamo sastanke? Budući da u velikoj organizaciji sve zadatke obavljaju timovi ljudi koji rade zajedno, većina sastanaka u organizaciji su interni sastanci radi postizanja bilo koje specifične svrhe.
Naučit ćete taj sastanak sa specifičnim internim učinkovitim radom -
1. Zašto imamo sastanke?
2. Troškovi sastanaka (COM)
3. Savjeti o tome kako održati učinkovite sastanke
# 1: Savjeti prije rada
# 2: Savjeti tijekom sastanka
# 3: Post posao (nakon sastanka)
I) Zašto imamo sastanke?
- Sastanci za razmjenu informacija : - Ti se sastanci provode radi razmjene informacija i povremenih ažuriranja, na primjer - učinkovite obuke za sastanke, nove politike itd.
- Sastanci za ažuriranje statusa: - Ovi sastanci koriste se kada skupovi ljudi ili timovi rade zajedno na različitim dijelovima projekta i trebaju dijeliti ažuriranja o statusu posla koji rade. Ti se sastanci obično ponavljaju po prirodi i ponavljaju nakon određenog vremenskog intervala kao što su dnevni, tjedni, mjesečni itd.
- Sastanci za donošenje odluka: - Ti sastanci su obično kad treba donijeti odluku i donositelj odluke želi doprinose različitih dionika prije nego što donese odluku.
- Sastanci za rješavanje problema: - Ponekad se grupa ljudi okuplja u mozgu i razgovara o i odlučuje o najboljem načinu za rješavanje problema organizacije.
- Razne vrste sastanaka: - Može postojati još nekih sastanaka poput sastanaka o inovacijama, učinkovitih sastanaka za izgradnju tima, sastanaka s ocjenom učinka, sastanaka revizije, učinkovitih sastanaka odbora itd.
Pored internih sastanaka može biti i sastanaka s vanjskim dionicima, kojima osoba može prisustvovati. U svrhu ovog članka našu raspravu ograničit ćemo na interne sastanke kojima osoba koja se treba upisati i koja će biti na razini srednje razine upravljanja sastancima.
II) Troškovi sastanaka (COM):
Postoji li nešto poput troškova sastanaka (COM)? Odgovor je definitivno da, a to je zbroj svih troškova osoba koje prisustvuju sastancima, plus troškova infrastrukture za održavanje tog sastanka. Za našu raspravu možemo pretpostaviti da je trošak sastanka trošak koji tvrtka ima s obzirom na vrijeme koje su sudionici potrošili na tom sastanku.
Dopustite mi da pojasnim dalje ovo dajući vam primjer. U većini poduzeća voditelji različitih učinkovitih sastanaka odjela obično se sastaju jednom tjedno ili u dva navrata u trajanju od jednog do dva sata kako bi razgovarali o operativnim pitanjima.
Recimo da se u organizaciji XYZ Deset starijih vođa sastaju jednom tjedno u trajanju od dva sata. Također, pretpostavimo to
- Prosječni CTC ovih visokih čelnika je Rs 36 Lakhs.
- Stoga je prosječna plaća mjesečno = 36, 00.000 / 12 = 300.000
- Stoga je prosječna plaća po danu = 3, 00.000 / 30 = 10.000
- Pretpostavljajući 10 sati rada dnevno - Av. Trošak po satu = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Vrijeme za sastanak 10 voditelja u trajanju od 2 sata = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -
Dakle, cijena ovog sastanka je 20 000 / Rs. Međutim, upotrijebili smo vrlo pojednostavljeni model gore navedenog, ako dodamo više složenosti uzimajući u obzir prednosti učinkovitih sastanaka i činjenicu da zaposlenici rade samo 22 dana u mjesecu itd. Stvarni troškovi sastanka lako će se udvostručiti iznos.
Sad kad ste shvatili da sastanci koštaju. Nije pametno shvatiti zašto je djelotvorno održavanje sastanaka vrlo važno za bilo koju organizaciju jer značajan dio vremena zaposlenici provode na sastancima.
Dakle, uđimo u to kako izbjeći sastanke koji su dosadni, neproduktivni, neorganizirani i predugi? Na temelju mog iskustva više od 20 godina u korporaciji i svakodnevno pohađam 3+ sastanaka, evo nekoliko savjeta o tome kako sastanke učiniti učinkovitijima.
Prije svega, uz pravilno planiranje i pripremu, svaki sastanak može biti učinkovit i ugodan. Ako voditelj pravilno planira i izvede besprijekorno te ima odgovarajuće praćenje, sastanak će biti učinkovit.
Preporučeni tečajevi
- Online tečaj za certifikaciju u CAPM-u
- Online tečaj o upravljanju projektima
- Program ISO 27001
III) Savjeti o tome kako održati učinkovite sastanke
Savjeti o učinkovitim sastancima mogu se podijeliti u tri dijela
- Predradnja (prije sastanka)
- Tijekom sastanka
- Pošaljite posao (nakon sastanka)
# 1: Savjeti prije rada
- Dnevni red :
- Osoba koja će voditi sastanak mora odlučiti koja je svrha sastanka.
- Koji se rezultati očekuju?
- Na temelju njih treba razviti dnevni red sastanka.
Dnevni red sastanka mora biti vrlo jasan o očekivanim ishodima. Ako dnevni red sastanka nije jasan, neće se postići željeni ishod. Dopustite mi da vam objasnim primjer - recimo da se od vas traži da organizirate sastanak radi pregleda br. u zadnjem tromjesečju i odlučiti o djelovanju za sljedeće tromjesečje. Tada u tom slučaju možete poslati dnevni red sastanka na bilo koji način
- Sastanak radi pregleda prodaje.
- Pregledajte prikaz prodaje za Q2
- Rasprava o prodaji.
U svakom od gore navedenih slučajeva dnevni red nije vrlo jasan, a šanse su da sastanak prođe po cijelom mjestu, a sudionici ne bi bili spremni za sastanak, drastično smanjujući učinkovitost sastanka.
Pa pogledajmo kako bi izgledao dobar dnevni red za ovaj sastanak:
Naslov: Provjera prodaje Trajanje sastanka: 2 sata
| S. Br | predmet | predlagač | Trajanje |
| 1 | Uvod i pozadina | Jakov | 10 min |
| 2 | Prezentacija o sjevernoj i zapadnoj regiji (rezultati u posljednjem tromjesečju, što je pošlo po zlu, što je pošlo po zlu) | Sheena | 30 min |
| 3 | Prezentacija o južnoj i istočnoj regiji (rezultati iz posljednjeg tromjesečja, što je pošlo po zlu, što je pošlo po zlu) | Edie | 30 min |
| 4 | Otvorena rasprava o učinku, područjima poboljšanja i odlučivanju o strategiji za sljedeće tromjesečje | Matt | 40 min |
| 5 | Pregled radnji sa sastanka | Rachel | 10 min |
Kao što možete vidjeti iz gore učinkovite agende sastanaka, postaje vrlo jasno da je struktura sastanka jasno definirana. Sudionici koji bi trebali prezentirati znaju što im je potrebno predstaviti i trajanje unutar kojeg su potrebni za dovršenje učinkovite prezentacije sastanaka.
Takav detaljan dnevni red će stoga pomoći u osiguravanju da sastanci postanu učinkovitiji.
- Popis sudionika : Organizatori većinu vremena ne razmišljaju o tome tko su sudionici koje treba pozvati. Vrlo je važno da se na osnovu rezultata koji se traže od sastanka pozove točan skup sudionika.
U slučaju da neki od potrebnih sudionika propustite, odluka se ne može donijeti. Alternativno, ako na kraju pozovemo sudionike koji sastanku nisu potrebni, jer će oni gubiti vrijeme, osjećaju dosadu tijekom sastanka i mogu stvoriti uznemirenost koja utječu na rasprave.
- Ostalo ostalo. stvari : neke druge stvari koje organizator treba imati na umu je da se to osigura
- Rezervirana je odgovarajuća veličina dvorane za sastanke.
- Sudionici unaprijed potvrđuju svoje sudjelovanje na sastanku.
- Ako sudionici trebaju proći kroz bilo koji podatak / materijal za čitanje / pripremni materijal, isti trebaju biti poslati unaprijed.
- Očekuje se da od svih sudionika očekuje da standardni materijal predstave na standardni način u takvom slučaju.
# 2: Savjeti tijekom sastanka:
- Započnite sastanak i završite sastanak na vrijeme. Ako sastanak ima vremena za različite dijelove dnevnog reda, pratite na vrijeme i pokušajte osigurati da se tih vremenskih ograničenja strogo pridržavaju.
- Ako je moguće, poslužite lagana osvježenja ili čaj / kavu jer su oni dobri ledolomci i držite članove budnim i angažiranim.
- Pozdravite članove na početku sastanka, navedite pozadinu i brzo prođite kroz dnevni red sastanka i očekivani ishod sastanka na početku kako biste osigurali da svi sudionici budu na istoj stranici.
- Potaknite rasprave da biste dobili sva gledišta i učinkovite ideje o sastancima. Ako neki od članova ne razgovaraju, postavite im i određena pitanja kako bi dobili svoje mišljenje.
- Razgovor uvijek držite usredotočenim na temu. Osigurajte da rasprava bude konstruktivna i izbjegavaju se ponavljajući komentari. Možete taktički završiti rasprave kada oni ne dolaze nigdje ili postaju destruktivni ili neproduktivni.
- Na kraju sastanka rezimirajte raspravu sastanka, postignute dogovore, radnje koje je potrebno poduzeti i odlučiti o vremenu sljedećeg sastanka (ako je potrebno)
# 3: Post posao (nakon sastanka):
Dakle, imali ste dobru produktivnu raspravu na sastanku, gdje su se ljudi dogovorili o akciji koju treba poduzeti. Pa je li u redu da se opustite?
Odgovor je veliko „NE“, a razlog je taj što je najveći izazov bilo koje organizacije da ljudi nakon što prisustvuju sastanku ne prate radnje koje su im dodijeljene i kao rezultat toga akcije nikada nisu dovršene i očekivani ishodi ne dolaze preko.
Da biste osigurali postizanje očekivanih rezultata, odmah (u roku od najviše 2–3 radna dana) svim sudionicima trebate poslati zapisnike sa sastanka „MOM“ zajedno s radnjama koje su izašle sa sastanka.
Vaše stavke MOM i akcije općenito trebaju sadržavati sljedeće
- Sažetak rasprave koja se odvijala
- Postignuti dogovori
- Područja na kojima je bilo neslaganja i gdje su potrebni naknadni sastanci / rasprave.
- Akcijski predmeti
Dolazeći do stavki MOM i Akcija, po svom iskustvu vidio sam da većina sudionika ne shvaća akcije jasno i kao rezultat toga se ne provode. Dopustite da to objasnim primjerom.
Na sastanku o kojem smo gore raspravljali većinu vremena radnje će se slati ovako.
Akcijske stavke
- Za izradu prodajne strategije za kupce „C“
- Provjerite izvedivost prodaje proizvoda x
- Poboljšajte prodaju u Kanpuru za 10%
- Imajte naknadni sastanak kako biste razgovarali o novom završetku na jugu.
Gore navedene akcije nisu vrlo učinkovite, jer one nemaju sljedeće
- Ime osobe koja je odgovorna za akciju
- Vrijeme u kojem se akcija mora dovršiti.
Tako će biti bolji način predstavljanja Akcijskih predmeta
| S. Br | Radna stavka | Odgovornost | Datum dospijeća | komentari | |
| osnovni | podrška | ||||
| 1 | Napravite učinkovitu strategiju prodaje za kupce „C“, koji ne kupuju naše proizvode, pa bi ih trebalo uputiti na raspravu na sljedeći pregledni sastanak | bregunica | Jinal | 10. listopada | |
| 2 | Na Manhattanskom tržištu napravite testni marketinški plan za „Product X“ na osnovu kojeg se može planirati uvođenje sve razine u Indiji | plast | Jared | 15. listopada | Trebao bi uključivati i detaljne troškove planiranih reklama. |
| 3 | Ohio tim za prodaju u studenom će povećati prodaju za 10% | Hobert | Petricia | 30. studenoga | |
| 4 | Do sredine studenog zakažite naknadni sastanak kako biste razgovarali o radnjama s današnjeg sastanka i pregledali marketinšku strategiju naših konkurenata za južnu regiju | Eric | 10. studenog | ||
Kao što možete vidjeti iz gornjih stavki o radnji, vjerovatno je da će ove radnje biti dovršene jer nema dvosmislenosti oko toga tko će dovršiti radnju i vremenski rok u kojem je sastanak potreban.
Da biste saželi mnogo organizacijskog vremena, truda i novca koji se troše na sastanke i stoga je neophodno svakom zaposleniku osigurati da sastanci budu učinkoviti.
Prateći neke od gore spomenutih jednostavnih koraka moći ćete poprilično poboljšati kvalitetu svojih sastanaka. Uz to, napravite kritički pregled svih sastanaka kojima prisustvujete da biste provjerili što je išlo ispravno i što nije bilo u redu, a to će vam pomoći da postanete majstor u učinkovitim sastancima.
Nadam se da smo opravdali odgovor na pitanje: Kako održati učinkovite sastanke?
Preporučeni članci
Evo nekoliko članaka koji će vam pomoći da saznate više detalja o učinkovitim sastancima pa samo prođite vezu
- Savjeti za grupnu raspravu
- Različite učinkovite metode komunikacije (korisno)
- 10 najboljih i najučinkovitijih koraka za stvaranje kreativnijih planova rada
- 10 učinkovitih koraka za proces strateškog planiranja
