E-adresa je način komuniciranja između još dvije osobe za razmjenu informacija ili mišljenja. To je meka komunikacijska platforma na kojoj ljudi komuniciraju o temi, obavještavaju o događaju ili bilo kojoj drugoj svrsi. E-poruke su napisane u komunikacijskim jezicima tako da osoba (e) mogu razumjeti namjeru. Osnovni problem e-pošte je taj što sadržaj može biti zabludu zbog nedostatka tona i emocija u pisanom formatu i čitatelj može pogrešno protumačiti stvarno značenje koje pisac želi izraziti.

Značajke nepristojnih e-poruka

U nastavku su navedene značajke koje prikazuju da je adresa e-pošte nepristojna.

  • Zloupotrebni jezik ili pogrdni sadržaj koji se koristi za nepoštivanje čitatelja, što je očito zaključno, znak je nepristojnog e-maila. Neiskren jezik korišten na nepristojan način kako bi pokazao nepoštovanje, uznemiravanje ili prijetnju podvrgnut je pravnim postupcima.
  • Upotreba velikih slova i velikih slova, što znači da pisac viče na vas, također je nepoštivanje načina komunikacije.
  • Ostavljanje ljubaznosti u smeću i ne korištenje iste za vrijeme pisanja također je znak nepristojnog komunikativnog e-maila. E-pošta bez pozdrava ili visokog dijela izgleda kao zahtjev ili naredba i označava neznanje ili dominaciju. Ako je pošta dio tekuće teme, pozdrav i ljubaznost mogu se zanemariti, što ne daje bilo kakvu neprofesionalnost.
  • Sadržaj e-poruka koji vam izgovara neljubazne riječi i govori bilo što na nepristojan način upućivanja osobnih iskopa nije dobar dio pošte koji biste trebali pohvaliti.
  • Nepotrebna upotreba uskličnika i upitnika često se smatra nepristojnim ponašanjem u etičkom svijetu pisanja e-pošte, osim ako ne komunicirate s prijateljima i ne želite izraziti svoje povišene osjećaje. Stupanj isticanja prikazan upotrebom upitnika i uskličnika treba procijeniti u skladu s obzirom na situaciju.
  • Kopiranje materijala s veće ribe i slanje tebi da zaključimo da posao ili nešto treba izvoditi naredbom bosijim tonom, također je nepristojno.

Slanje nepristojnih e-poruka

S gornjeg popisa naznaka nepristojnog e-pošte, možete razumjeti osnovne značajke e-pošte koja mogu naštetiti čitatelju. To je uobičajena greška koju počine gotovo svi pisci e-pošte. Bez obzira koliko pisac bio obnažen i sofisticiran, ponekad zbog okolnosti može se nenamjerno prepustiti nepristojnom formatu. Dok razgovaramo s nekim imamo dar našeg izraza i tona glasa koji izražava polovicu namjere. Naše geste i izrazi lica određuju raspoloženje razgovora, ali u slučaju e-pošte praznina izraza može se popuniti samo izborom dobrih riječi koje odgovaraju namjeri.

U razgovoru putem e-pošte pokušajte pronaći odgovarajući ton prema komunikacijskoj temi namještajući se u cipelu čitatelja. Ovaj korak mnogo pomaže razumijevanju publike, pa će i korist pisanja e-pošte biti podjednako korisna. E-pošta je dizajnirana za jednostavne interakcije i štedi puno dragocjenog vremena. Ali žurba i pogrešno tumačenje mogu blagoslov pretvoriti u neuredan razgovor i neželjeno trenje. Pogreške treba prepoznati i treba ih se riješiti kako bi se sastavila odgovarajuća e-pošta koju osoba s druge strane ispravno razumije.

5 vrsta nepristojnih e-poruka

Popis 5 skrivenih pogrešaka koje pretvara situaciju u zbrku pomoći će vam da identificirate probleme koji e-poštu čine nepristojnim i neprofesionalnim.

  1. Faktor kopiranja ugljika (CC)

Kad pošaljete e-poštu i CC nekoga, oni će vidjeti e-poštu kao dio lanca primatelja. Ali Carbon Copying cijelo vrijeme je neugodna stvar među čitateljima. Uvijek dodajte primatelje bez razloga kako biste ih obavijestili o pošti, ne odražavaju i dobre načine. Čitateljima ponekad postaje vrlo iritantno kada pronađu svoje ime uz mail, osim ako je vrlo važno.

S druge strane, kada se pošta šalje hrpi primatelja da posluže komunikacijskoj svrsi, tada će svi primatelji nenamjerno odgovarati s "hvala" ili bilo kojim drugim priznanjem za poštu mogu se činiti vrlo neprofesionalnim. Dobijanje druge adrese e-pošte u istom lancu samo za gest potvrde vrlo je iritantno za zaposlenike koji ih dobivaju na desetke u procesu rada.

Trik za izbjegavanje ove iritantne navike jest tretirati postupak slanja e-pošte kao razgovor osobe. Razmislite o zahtjevima mailova i kuhajte skriptu za razgovor u kojoj ćete lako ustanoviti da jednostavno potvrđivanje e-pošte nije obvezno ili je potrebno što izaziva uznemirenost kod zauzetih čitatelja. Slanje nepristojnog e-maila gubi vrijeme čitatelja i produktivnost tima smanjuje se. Prekinite naviku odgovaranja na sve u lancu pošte i dopustite svima da čuvaju svoj mir.

  1. Prekratak za razumijevanje

Kako se osjećate kada nekome objašnjavate činjenicu, a nakon dovršetka on odgovori ona malim kimanjem ili pravednim držanjem? Ovo ponašanje je vrlo iritantno. Isti slučaj vrijedi i za pisanje putem e-pošte. Ako se pošiljalac dobro potrudi da shvatite činjenice pravilnim i detaljnim opisom, vrlo je iritantan kratki odgovor poput "hvala", "zabilježeno" ili "dobio". Pošiljalac smatra da sav trud ide uzalud zbog bezvrijednog odgovora. Nemate snage izraziti svoje osjećaje prema temi, zato se mali odgovori čine vrlo bezobrazni i nepoštivajući, iako ste to izrazili pravilnim osjećajima sa svoje strane. Vaša se namjera mora pravilno odražavati u vašem odgovoru kako bi pošiljatelj primio poruku da ste potvrdili poštu i dužni ste činiti. Apatični odgovori su nenamjerni, ali čitatelj može dobiti krivu sliku koja nije zdrava za buduće svrhe.

Najbolji način da se izbjegne takva napetost na radnom mjestu je komunikacija na humaniji način. Pisanje „Primio sam poruku i moći ću pravilno odgovoriti sljedeći dan“ puno je bolje od pisanja „Shvatio sam“. To daje bolji aspekt brige prema pošiljatelju i davanje vrijednosti e-pošti koju je napisao troši vrijeme. Jednostavna poruka postaje prihvatljivija kada se uloži malo više vremena za odgovor.

  1. Oznaka ASAP ili HITNO

Predmet e-pošte namijenjen je rasvjetljavanju namjere opsežnog djela. Kratko je i do točke. Ali ponekad kada stavite oznaku hitnosti ili žurbe tada čitav email postaje točka nepristojnog naglaska za čitatelja. Činjenica hitnosti ili hitnost ne mogu se rješavati putem e-pošte jer su namijenjeni pretraživanju slobodnog vremena. Ako je stvar hitna, bolje je komunicirati telefonom. Možete jednostavno nazvati osobu i odmah je riješiti, a ne čekajući njegov odgovor na drugoj strani. Oznaka hitnosti u naslovnoj liniji daje negativan i nepristojan ton prema čitatelju.

Postoje dva načina za izbjegavanje napetosti oznake "hitno" u temi. Ako se problem može priopćiti opušteno, a namjera e-pošte je učiniti čitatelja svjesnim, a zatim uklonite hitnu liniju s oznakom ili ASAP format iz teme. Neka on dobije poruku i reagira na isti način. Ako je stvar hitna, obratite mu se putem boljeg medija za trenutnu reakciju i riješite ga. Ako se stvar može komunicirati samo putem pošte, onda morate imati sposobnost pripremanja snažne teme koja će dati dobar naglasak hitnosti stvari bez korištenja nepristojnog sadržaja. Na radnom mjestu svi zaposlenici često provjeravaju adrese e-pošte, tako da je uvijek postojala mogućnost trenutnog odgovora. Neka čitatelj shvati hitnost i reagira u skladu s tim. Lica subjekta izvršit će posao kada se postavi pravim tonom. Privlačenje njihove pažnje putem dobre tematike pravi je način za rješavanje problema. Dodajte retke koji označavaju vrijeme odgovora koje su potrebne dotičnim osobama i čitatelj će također reagirati.

  1. Tona rušenja

E-poruke namijenjene su komunikaciji koja je namijenjena razvoju u pozitivnom smjeru. E-poruke koje se šalju da obavijeste zaposlenike ili kolege u vezi s njihovim radnim postupcima, ukazujući na nedostatke cijelo vrijeme, mogu postaviti nepristojan ton. To je način kritike i kao što svi znamo da kritika može biti pozitivna i konstruktivna. E-poruke koje su namijenjene ukazivanju na pogreške uklanjaju entuzijazam zaposlenika. Nakon što se samopouzdanje smanji, kvaliteta rada će se također pogoršati. Negativnost se mora izbjegavati u e-porukama kako bi se radna snaga posvetila i povećala. S druge strane, isticanje grešaka i ispravljanje podataka također je važno za budućnost tvrtke.

Ista buka leži u komunikaciji putem e-maila. Ne možete pokazati svoje izraze ili tonove u namjeri, stoga je sasvim očito da kritiziranje e-poruka može doći izravno u zonu čitatelja. Upotreba negativnih riječi postavlja loš ton u e-pošti i lako može deaktivirati čitatelja. Ako namjeravate iznijeti negativne poglede na nečiju izvedbu, stavite to na takav način da daje konstruktivan kritički ton. Izbjegavajte korištenje riječi koje dodaju negativan utjecaj i prepustite se upotrebi pozitivnih riječi koje pružaju negativan smisao, ali na ohrabrujući način. Obavijestiti nečije loše rezultate nije šetnja tortama. Trebali biste razumjeti sentiment koji stoji iza stupnja marljivosti osobe. U tom pogledu odredite svoj ton u pošti i sastavite dobar komad. Ako je situacija tako loša, najbolje je rukovati procesom osobno, a ne slati pogrdnu e-poštu. Ako je e-pošta jedina opcija, onda napišite članak na razgovorni način gdje osoba može shvatiti stvarnu namjeru koja stoji iza njega i lako može apsorbirati kritiku.

  1. Robotski pristup

Upotreba e-pošte kao medija komunikacije vrlo je česta na radnom mjestu. Ali ponekad zbog velikog posla i posla zaboravimo dodati konotacije. Nepostojanje „molim“, „zahvale“ i „pozdravi“ vrlo su česte u e-porukama koje odražavaju robotski pristup radu. Nije pravilo da te riječi budu obavezne u e-pošti, ali njihova prisutnost odražava jednostavne ljudske emocije. Čitalac bi vas mogao smatrati nečovječnim ako uskočite i pljesnete im datoteku u lice i napuste sobu. Čini se da je pristup dio montažne linije.

Slanje neljudskih mailova je poput ulaska u ured ili kabinu i predavanje izvješća koje je potrebno ispuniti bez razmjene niti jedne riječi potvrde. To je prilično nepristojno. Dodajte nekoliko sekundi u svoj sastav da uvrstite riječi koje odražavaju ljudski dio pošiljatelja. Nije da morate pitati kako se ponaša ili raspitivati ​​se o članovima obitelji kako biste se dokazali kao dobronamjerni, ali jednostavna pozdrav i druge riječi s priznanjem unose blagi dodir u pristup. Izbjegavajte i stroge riječi koje bi vam mogle činiti samo mehanički dio tima. Ton postavite na mekši i ljudski način kako bi se primatelj mogao uskladiti s vašim namjerama i djelovati na isti način.

Ukratko

Život se odnosi na pojednostavljenje puta. Svaki je korak povezan s komunikacijom. Jednostavna greška ili neznanje uništava čitav proces. Pisanje e-pošte na osjetljiv način koristi procesu povezivanja i razvoja u svim aspektima. Podesite svoj ton na način na koji namjeravate reći primatelju i sukladno tome, izbjegavajući nesporazume. Neka čitatelj pravilno shvati vašu poruku.

Kategorija:

Razvoj poduzetništva