Bez obzira na to slažete li se ili ne, ako ste jedan od onih ljudi koji se lako ometaju, e-pošta je jedan od glavnih razloga. Izvršili ste podešavanja i upotrijebili ste mnoge trikove, ali čini se da vaša poštanska pošta ne funkcionira onako kako želite. U ovom ćete članku naučiti biti ninja e-pošte koja će majstorski rješavati sve probleme s e-poštom. Sve što trebate učiniti je odabrati bilo koju od sljedećih metoda i bit ćete gotovi.

Ali metode artikulacije neće vam pomoći nositi se s takvom neodoljivom distrakcijom. Prvo ti treba razum. Dakle, dovedimo malo razumnosti u vaše probleme s e-poštom, a zatim ćemo govoriti o 5 jednostavnih stvari koje možete upotrijebiti za zaustavljanje svih problema s računom e-pošte.

Donoseći razum

Koliko puta ste provjeravali e-poštu dnevno? Ako ste radni profesionalac ili netko tko treba pročitati puno e-poruka, brojevi bi bili 100, 200, čak 500. Ali koliko ljudi znate koji provjeravaju pretinac pristigle pošte (višestruko) 500 puta dnevno i osjećaju razumnost ? U pravu si. Na zemlji ne može biti nikoga tko bi rado provjeravao e-poštu 500 puta dnevno. No čini se da njih ne prestaje ovisnost.

Ali usred ove ovisnosti, možete li vidjeti da zbog ove ovisnosti u poštanskoj pošti, redovito iz dana u dan propuštate svoje dragocjene sate? A vaše najbolje djelo još uvijek nije poništeno, projekt iz snova vas tek treba realizirati i vaš život je još uvijek na čekanju.

Dakle, evo što biste trebali učiniti ako želite unijeti jasnoću i razumnost u svoje dane.

  • Isključite internetsku vezu

Internet je blagodat s kojim se svi slažemo. Ali previše toga djeluje protiv prednosti. Prekomjerna upotreba e-pošte jedna je od takvih stvari. Ljudi to ne shvaćaju sve dok nisu smješteni u pristigloj pošti. Pa što može biti moguća mjera za izliječenje ovisnosti? Rješenje je temeljno koliko može biti. Jednostavno pustite izvor. Ako ste ovisni o e-pošti, isključite internetsku vezu u određeno vrijeme kada želite raditi svoj posao. Nemojte reći da se to ne može učiniti. Sve što trebate učiniti je imati malo jasnoće u danu. Isplanirajte svoj dan unaprijed i svjesno odložite internet kad god želite raditi (provjeravanje e-pošte nije nešto što možemo nazvati "posao"; nekima se to može dogoditi, ali tada se nećete žaliti zbog pretjerane upotrebe e-pošte).

  • Odredite vrijeme kada koristite e-poštu

Ako ste jako ovisni o svojoj pristigloj pošti, bilo bi teško prepustiti se ovisnosti. Najbolji način za smanjenje ovisnosti je pravilno postavljanje vremena kad ćete provjeravati probleme s računom e-pošte. Možda dva puta dnevno. Za neke nije dovoljno provjeriti e-poštu dva puta dnevno. U tom slučaju postavite svoje vrijeme, a zatim provjerite tijekom tih blokova vremena. Ali nemojte ići više od pet puta dnevno.

  • Riješite se uređaja

U ovo doba moderne tehnologije, svi imaju pametni telefon, pa je provjeravanje i odgovaranje na e-poruke postalo znatno lakše, a istovremeno sve vrijeme dobijamo obavijesti o tome koliko e-poruka primamo. Ali plašimo se ideje da se pametno riješimo. Ali ako to uspijemo, moći ćemo unijeti toliko zdravlja u naš život da ga sada ne možemo razumjeti. Možda ćete reći da je to protiv stvarnosti. Da možda. Istina je da niste plaćeni za provjeru e-pošte. Umjesto da ste plaćeni za obavljanje smislenih poslova i doprinos vašem klijentu na način koji čini klijenta sretnim. Pa čak i ako se ne možete riješiti telefona; stavite ga u avionski način ili isključite Internet dok radite. Uštedjet će vam puno vremena, a osim toga pomoći će vam da postanete sigurniji.

  • U potrazi za mirnim životom

Svaka obavijest o e-pošti koju primimo osjeća se važnom. Osjećamo se podsvjesno da radimo važan posao, a ljudi to prepoznaju i putem slanja e-pošte. Ali što ako taj stalni protok e-pošte postane nepotreban. Što ako želite život koji ne treba nikakvo priznanje izvan vas! Što ako se možete osjećati dobro radeći sjajan posao i ne smetajući e-porukama i stalnim obavijestima u pristigloj pošti! Zar vam to ne bi donijelo više tišine i razuma u vašem životu (profesionalnog i osobnog)?

5 jednostavnih trikova za stalno rješavanje problema s e-poštom

Ovo su 5 stvari koje možete učiniti da biste zauvijek riješili sve probleme s e-poštom. Ne, nisu tehnički. Da, može ih raditi bilo tko, bez obzira na karijeru ili profesionalni život.

  1. Koristite 80-20 princip za svoju e-poštu i poštu

Slažete se da većina vaših e-poruka ne daje vrijednost vašem životu. Jednostavno ih nema. Naravno, malo ih se pozabavimo i radimo samo s onima koji vašem životu doprinose. Ono što vam predlažemo su ove -

  • Prepoznajte od kojih pošiljatelja e-pošte dobivate maksimalnu vrijednost. Dodajte u svoj adresar kako ne biste propustili nijednu e-poštu s njih.
  • Odjavite se od svih ostalih pošiljatelja e-pošte.
  • Kako biste to učinili? Trebate koristiti mjeru za ograničavanje svoje pretplate putem e-pošte. Pratite koliko e-poruka primite dnevno. Recimo da primate 100 e-poruka dnevno. Sada je praćenje 100 e-poruka teško. Ali ne trebate se baviti sa 100. Jednostavno pogledajte koliko želite u inboxu (pretpostavimo 18-20), a ostatak pustite. Jednostavno se pretplatite i prijavite neželjenu poštu ako se čini da učitava dolaznu poštu čak i nakon otkazivanja pretplate (puno ih se događa).
  • Prema Pareto principu, znamo da samo 20% stvari čini 80% razlike. To znači da možete koristiti isti princip za filtriranje koji su oni koji stvaraju maksimalan učinak, a ostatak možete pustiti.

  1. Jeste li čuli riječ 'izbriši'

Da, to je jedan od najlakših načina za rješavanje problema s e-poštom. Vidjeli smo mnoge mape pristigle pošte prepune e-mailova, 100, 500, čak 1000 koji nisu pročitani ili im nije bila važna, ali svejedno, oni leže u inboxu i hvataju glave za pažnju. Ali je li to potrebno? Ako ste se ikada suočili s takvim problemom, jedino rješenje je odabrati sve i pritisnite 'delete'. Ako to niste u mogućnosti, postoje određene stvari koje će vas voditi na putu da stvorite prazan pretinac pristigle pošte -

  • Inbox pun e-poruka stvara vizualnu i postupno mentalnu dvosmislenost. Svakodnevno vas podsjeća da vam ne trebaju koliko ih trebate, ali ne možete skupiti hrabrost da ih izbrišete odjednom.
  • Razlog zbog kojeg ih ne možete istovremeno izbrisati je taj da i vi, kao i bilo koji od nas, patite od sindroma „za slučaj“. Čuvamo stvari ili e-poštu ili poruke, za svaki slučaj ako nam u budućnosti trebaju. Ali ako ih niste otvorili zadnjih 3 do 6 mjeseci, vjerujte da vam ih više neće trebati, da ne ni u skoroj budućnosti. I dalje možete provjeriti i izbrisati e-poruke koje želite izbrisati, ali to je dug postupak.
  • Također možete koristiti postupnu metodu brisanja. Jednostavno se odlučite za brisanje 10 poruka e-pošte svaki dan nakon provjere. I ne dopustite da u vašu pristiglu poštu sjedi nova e-pošta. Ako ih nije potrebno izbrisati ih. Za stare poruke e-pošte pročitajte ih i izbrišite 10 e-poruka dnevno. Olakšat će vam stvari.

  1. Pisanje problema i odgovaranje na probleme s e-poštom

U prethodnim smo odjeljcima spomenuli kako ćete moći ukloniti probleme s računom e-pošte i svoju pristiglu poštu učiniti praznom. U ovom ćemo dijelu razgovarati o tome kako pisati ili odgovarati na e-poruke. Ako ste profesionalac i morate se baviti s puno klijenata, koristite sljedeće metode da biste savladali pisanje e-poruka -

  • To se može nazvati minimalističkom propagandom, ali ova metoda ima puno koristi. Ako ga koristite, uštedjet ćete vrijeme, trud i pomoći vam da skratite vrijeme e-pošte.
  • Kad god pišete ili odgovarate na bilo kakve probleme s e-poštom, pobrinite se da vaša e-pošta ne bude duža od 5 rečenica. Da, može postojati e-pošta o kojoj trebate napisati cijeli dnevni red sastanka ili transkript čitavog izvještaja. Ali u tom slučaju obavezno koristite privitak (.doc ili .pdf ili .xls). Ne koristite svoj e-mail prostor za pisanje cijele stvari. Jer se izvješće ili dnevni red mogu izraditi u različito vrijeme sa ili bez potrebe za obradom e-poruka.
  • Prednosti pisanja samo 5 rečenica u e-pošti su ušteda vremena na vašoj strani, a istovremeno će uštedjeti vrijeme ljudi koji čitaju vaše e-poruke. Dakle, napišite samo 5 rečenica e-poštom i ne više.

  1. Stvorite naljepnice

Ako koristite Gmail, možete prijeći na postavke i stvoriti oznake. Stvaranje naljepnica riješit će većinu vaših problema u vezi s pristiglom poštom. Slijedite sljedeće korake za učinkovito upravljanje primljenom poštom -

  • Prije svega, stvorite tri naljepnice za obradu. Prva bi oznaka bila "neposredna", druga bi bila "važna", a treća bi bila "eliminirati".
  • Kako idete prema rasporedu za provjeru svoje e-pošte, stavite ih u naljepnice koje ste stvorili.
  • Sa e-porukama pohranjenim u naljepnici "odmah" bavite se njima odmah. Ako je posao završen, obradite ga s trećom oznakom "eliminiraj".
  • Oznaka "važan" ima više značenja od bilo koje oznake u vašoj pristigloj pošti. Stoga, tome dodajte veći naglasak. U naljepnici "važno" imat ćete e-poruke koje su dugoročni projekti ili nešto čemu treba više pozornosti od nekoliko sekundi ili minuta. Dok ćete završiti s njima, obradite ih da biste ih "uklonili".
  • I na kraju, sve što ćete dobiti u naljepnici "eliminiraj", pogledajte ih jedan po jedan i izbrišite ih iz pristigle pošte.
  • Ne možete koristiti ovu metodu. Strukturirajte svoju vlastitu metodu. Najvažnije je imati metodu svoje mape pristigle pošte. Bilo koja metoda učinila bi vam ako vam pomaže stvoriti razumnu poštu.

  1. Pripazite dok obrađujete svoje e-poruke

U ovo doba sulude produktivnosti, profesionalci su zaboravili vrijednost pažljivosti. A majstorstvo nad inboxom nije briga. Čak i kada razmišljate o e-pošti ili ulaznoj pošti, sve što mislite o povećanju produktivnosti. Ali istina je da je prisutnost važnija od produktivnosti. Ako ste prisutni, ne morate brinuti o pronalaženju vremena. Imaš vremena. A uz nazočnost, sada imate i razum. Sljedeće korake vodite računa o pristigloj pošti -

  • Kad god planirate za obradu pristigle pošte, usporite. Ne žuri. Samo to učinite kao da ste na meditaciji 15-20 minuta. Pazite na svaki vaš potez.
  • Nemojte ići na bilo koji drugi problem s računom e-pošte dok ne završite s jednim. Riješite probleme s e-poštom u pristigloj pošti, dan po dan, i vidjeli biste da će proces postati glađi i lakši.
  • Kad god odgovorite ili odgovorite bilo kome, utipkajte rečenice kao da ste potpuno svjesni načina kucanja, načina na koji obrađujete informacije i kako se obraćate.
  • Dajte veću prednost prisutnosti nad produktivnošću, da, čak i prilikom obrade pristigle pošte.

Gornji savjeti se ne mogu naći u knjizi samopomoći ili članku koji se bavi majstorstvom pristigle pošte. Vlastitost pošte ne odnosi se na to kako možete kategorizirati ili obrađivati ​​svoje poruke e-pošte (iako smo to već spomenuli); radi se više o tome kako ne izgubiti razum. Ako slijedite ove savjete, vidjeli biste da se e-pošta i pretinac pristigle pošte ne prikazuju ispred vas i stoga biste mogli napraviti svoj najveći posao.

Odaberite bilo što od navedenog i pokušajte ga provesti. Uvjerite se sami kako možete učinkovito riješiti hrpu problema s e-poštom u pristigloj pošti.

Preporučeni članci

Ovo je vodič za vječno rješavanje svih problema s e-poštom. Ne, nisu tehničke prirode, ali ih može svatko implementirati. Ovo su sljedeća vanjska veza u vezi s problemima s e-poštom.

  1. 5 nepristojnih e-poruka koje šaljete svaki dan
  2. 22 zadivljujuća načina za rješavanje problema pomoću tehnologije (jednostavno)
  3. 12 učinkovitih načina da izvučete najbolje iz automatizirane e-pošte

Kategorija:

Razvoj poduzetništva