Izvješćivanje o upravljanju projektima
Komunikacija igra vitalnu ulogu u evoluciji svega što mi ljudi radimo. Bilo da se radi o svijetu poslovanja kroz određeni medij, mi uvijek nalazimo svoju poruku ili stavove kako bi drugi bili prijemčivi i potrošili misli u našem umu. Pri postavljanju izvještaja o upravljanju projektima, ova učinkovita komunikacija dovedena nam je u obliku izvještaja. Unutar izvješća o upravljanju projektima, postoji mnogo različitih izvještaja koja se pažljivo sastavljaju i šalju odabranim pojedincima ili grupama ljudi kako bi naša komunikacija o postupcima projekta bila jasna, precizna i učinkovita.
U ovom ćemo članku pogledati svijet izvještavanja o upravljanju projektima i sve ono što obuhvaća.
Zašto nam treba izvješće o upravljanju projektima?
U uvodu se jasno govori o potrebi učinkovite komunikacije unutar članova organizacije i onih izvan organizacije, i u tu svrhu imamo uspostavljeno izvještavanje o upravljanju projektima. Iako u većini slučajeva često imamo različite medije koji komuniciraju s velikom ciljanom publikom i pružena komunikacija može biti krajnje beskorisna za neke koji je primaju, ovdje je upravo to što moramo paziti na učinkovitu komunikaciju, gdje je komunikacija jasna i precizna i baš o onome što je potrebno. Nikada se ne bismo trebali brinuti o ažuriranju različitih dionika na popisu projekata ako za to imamo učinkovit sustav izvješćivanja o upravljanju projektima.
Uz sustav izvješćivanja o upravljanju projektima, imate redovan i formalni postupak distribucije izvještaja koji će ažurirati ključne dionike o aspektima projekta koji trebaju znati. Na taj način možete zaštititi članove projektnog tima i dionike projekta od neočekivanih iznenađenja i stvari koje su izuzetno kritične da budu poznate. Kroz izvješća razumijemo napredak projekta i tempo u kojem se odvija kroz projektni plan. Čak ćemo razumjeti što sprečava da se projekt brže kreće i imat ćemo priliku analizirati različite aspekte projekta u odnosu na plan upravljanja projektom, koji je prethodno postavljen na učinkovit način.
Osim što je jedan od glavnih aspekata komunikacije, uprava može učinkovito koristiti izvještavanje o upravljanju projektima za održavanje dokumentirane povijesti projekta i njegovih postupaka. Uz primjenu ove povijesti, na njima se može provoditi analiza kako bi se izvukle lekcije, procijenili procesi i naučilo o jakim i slabostima načina na koji projekt napreduje. Ove lekcije mogu se uključiti u uobičajeno učenje ureda za upravljanje projektima u organizaciji i uklopiti se na sve različite projekte unutar organizacije.
Ukratko, izvještavanje o upravljanju projektima nada se:
- Učinkovita komunikacijska veza između svih različitih dionika na projektu i organizacije
- Pomaga u prikupljanju važnih podataka i informacija kako bi se pratili i evidentirali postupci na projektu
- Sustav koji osigurava primanje informacija potrebnom osoblju kad god je to potrebno
- Točka najava kada projekt dostigne prekretnicu
- Okosnica je organizacije koja razumijeva projekt, njegovo upravljanje, plan i cilj
Top 5 vrsta alata za izvješćivanje o upravljanju projektima
U ovom ćemo dijelu pogledati 5 različitih vrsta alata za izvještavanje o upravljanju projektima koji postoje kada je u pitanju izvještavanje o projektima u upravljanju projektima i njegovom sustavu. Svaka od ovih vrsta igra ključnu ulogu u razvoju projekta i glatkom prijelazu projekta iz njegovih početnih faza u uspješnu fazu.
# 1 Izvještaj o radnom listu
Uz svaki aspekt projekta pod vašim zapovjedništvom, kao voditelj projekta, jedno od najvažnijih izvještaja o upravljanju projektom koje se može nalaziti na vašem popisu izvješća trebalo bi biti Izvješće Timesheet-a. U ovom ćete izvještaju pronaći sve detalje koji se odnose na vrijeme koje ulažu vaši resursi tijekom rada na projektu.
Izvještaj o tablici može biti vrlo zanimljiv i koristan za alat za izvještavanje o upravljanju projektima, jer može provjeriti sljedeće detalje za vas:
- Vrijeme koje je svaki zaposleni uložio
- Rad dovršen određenog dana, tjedna ili mjeseca
- Odgovornost svakog člana tima prema zadatku koji mu je dodijeljen
- Prekomjerno prekomjerno korištenje resursa na projektima
- Upravljanje ljudima treba pretvoriti u određeni resurs
Ovo izvješće trebaju distribuirati rukovoditelji projekata svojim članovima tima. Voditelj projekta može pribjeći korištenju alata za izvještavanje o upravljanju projektima za praćenje vremena. Ove alate za izvještavanje o upravljanju projektima mogu koristiti njihovi članovi kako bi precizno pratili svoje vrijeme. Na ovaj način voditelj projekta ima cjelovitu predstavu o vremenu i trudu utrošenim na završetak određenog zadatka ili čitavog projekta.
# 2 Izvještaj o troškovima
Zamislite situaciju u kojoj idete zajedno s projektom i prema vašem mišljenju ide glatko, kako je i planirano. Članovi vašeg tima izgledaju sjajno i zadaci se odvijaju po planu, u roku. Na kraju provedbe projekta, vi i članovi vašeg tima sastavite svoje ukupne troškove na projektu i izračunavate proračun koji troše resursi i svaki korišteni materijal. Na vaše iznenađenje, izračuni vas zasmetavaju jer su troškovi nastali daleko iznad proračuna namijenjenog projektu, a ono što ste smatrali uspješnim projektom je, zapravo, projekt utopljen u gubicima. Možda nije prošlo kako je planirano, ako ste imali Izvještaj o troškovima koji radi runde svaki tjedan, mogli ste to predvidjeti i poduzeti korektivne korake kako bi zaustavili projekt da prekorači proračun.
Izvješće o troškovima trebalo bi detaljno opisati sve nastale troškove i te listove moći ćete držati i ispred planiranog proračuna. Ovo izvješće mogu pregledati voditelj projekta i dionici, koji odobravaju proračune na tjednoj osnovi, ali bilježenje troškova, bilo velikih ili malih, treba provesti u stvarnom vremenu.
# 3 Izvješće o statusu projekta
Jedno od najvažnijih izvještaja o upravljanju projektom je izvješće o stanju projekta. To ga čini važnim zbog činjenice da je zbog toga sveobuhvatno izvješće. Cjelokupni status projekta trebao bi se odražavati u ovom jedinstvenom izvješću. Možete ih imati u obliku grafikona i grafikona ili možete imati podatke i informacije ispred sebe u obliku proračunskih tablica.
Izvještaj o statusu glavnog projekta bit će pokazatelj sljedećih statusa koji se odnose na projekt:
- Rad je dovršen
- Odgoda roka
- Varijacija u rasporedu (planirana prema stvarnim)
- Razlike u troškovima (planirani u odnosu na stvarne)
- Praćenje izdanja
- Praćenje rizika
- Čekajući zadatke
Osim ovih, možete dodavati ili oduzimati sve što trebate znati o ovom projektu i njegovom statusu. Da biste saznali više o izvještajima o statusu projekta, posjetite blog koji sam nedavno pročitao, ovdje. Sretno, izvještavanje s vama o upravljanju projektima!
# 4 Izvješće o radnom opterećenju resursa
Slično izvješću Timesheet, Izvješće o radnom opterećenju resursa pratit će koliko je posla dodijeljeno svakom članu projektnog tima. Ovo izvješće o upravljanju projektima vrlo je korisno voditelju projekata u dodjeljivanju ili dodjeli posla. Svaki član tima također se ažurira s ovim izvješćem, tako da mogu provjeriti zadaće za tjedan dana, a ako nedostaje posla, mogu se obratiti voditelju projekata i započeti posao koji mogu raditi.
Izvješće o radnom opterećenju resursa također se može koristiti za predviđanje opterećenja projekta na određeni dan, tako da voditelj projekta može biti ispred njihove igre i u skladu s tim premjestiti projektni plan u nastavku. Oni čak mogu smisliti odgovarajući plan i žonglirati radovima koji su u tijeku ili u planu.
# 5 Izvješće o portfelju
Ovo je izvješće o upravljanju projektima, posebice za voditelje projekata koji u bilo kojem trenutku rade s više projekata. Ovo izvješće prikazuje svoj portfelj u radu za mnoge projekte koje imaju u okviru njih. Kao što je vidljivo, ovo izvješće o portfelju prikazat će broj projekata kojima rukovoditelj projekta upravlja i osigurati da važni datumi budu zajedno sa spomenutim projektima. Ti datumi će uključivati sve važne datume, datum završetka projekta, a također će navesti i trenutni status projekta u toku od jedne faze do druge projekta.
Ovo je prilično malo izvješće i može biti izborno za mnoge. Otkrio sam da je to vrlo važno za mene i pomoglo mi je da pratim sve svoje projekte i ono što mi je trebalo više pozornosti od ostalih u to određeno vrijeme.
Najbolje izvještavanje o projektima u praksi upravljanja projektima
Dolazak do izvještavanja o projektu u izvještaju o upravljanju projektima može vas provesti kroz neprospavane noći i rana jutra, razmišljajući o tome što slijedi, što ja zapravo gradim kao svoj projekt i kako moja izvješća žele izgledati. U ovom ćemo dijelu pogledati sljedeće:
1) Dopisivanje jednostavnog izvještavanja o projektima u rukovodiocima projekata
2) Načini da izvještavanje o projektima u upravljanju projektima bude smisleno
# 1 Dos stvaranja jednostavnog izvještavanja o projektima u upravljanju projektima
Sada ćemo pogledati različite načine i načine izvještavanja o projektima u upravljanju projektima koje možete usaditi u svoje izvješće o upravljanju projektima kako biste postigli potrebnu efikasnost.
- Ponovno upotrijebite postojeća izvješća - korištenje predložaka projekata može vam pomoći da vam uopće ne nedostaje i može vas usmjeriti točno na ono što vam je potrebno tijekom prikupljanja zahtjeva projekta i prikupljanja podataka i informacija.
- Koristite podatke u točki - nemojte se tući oko grma i doći do točke s pravim podacima i što je još važnije preciznim podacima za svoja izvješća.
- Neka etikete budu jednostavne - pri označavanju grafikona i grafikona ili redaka i stupaca podataka provjerite jesu li kratke i precizne.
- Podaci trebaju biti prihvatljivi - bez obzira što u svom izvješću predstavljate, ne bi trebali biti statični podaci, već podaci na koje se može djelovati ili pokazati neki pomak u projektu.
- Omogućite ljudima da odgovore na izvješće - odvojite nekoliko dana nakon objavljivanja izvješća kako biste ljude pitali za mišljenje o onim što je predstavljeno u izvješću.
- Posavjetujte se s ljudima koji razumiju izvještaj - sjednite s ljudima iz vašeg tima, drugim timovima, starijim osobama i najvišim menadžmentom i pitajte ih o dojmu koji im daje vaše izvješće dok ih objavite.
- Delegatno izvješćivanje o upravljanju projektima - ima posvećenu osobu koja će pripremiti izvješća za vas i nemojte ih raditi sami; gubit ćeš vrijeme.
- Grafički rad bolje - uvijek pribjegavajte grafikonima i grafičkim prikazima, a ne proračunskim tablicama podataka, jer će vam oni bolje ispričati priču o projektu.
# 2 Načini da izvještavanje o projektima u upravljanju projektima bude smisleno
Da biste izvještaj o upravljanju projektima učinili smislenijim, neophodno je prenijeti samo dovoljno informacija koliko je potrebno. Prilikom prenošenja tih informacija o ploči i ploči, od presudne je važnosti da se i dalje držite određenih smjernica; u suprotnom, postoji velika vjerojatnost da se igrate s podacima i informacijama posvuda. Da biste imali manje vremena za sastavljanje izvješća i učinili ga privlačnim za čitatelja, morate se pridržavati crta koje crtate i odgovoriti na sljedeće napomene:
-
Rad je dovršen
Navedite u svom izvješću ono što se dogodilo tijekom tjedna ili postavite vremensko razdoblje koje je potrebno za prijavu, recimo, dva tjedna ili mjesec dana. Izvršite sažetak svega što je rečeno i učinjeno u svijetu vašeg projekta, u vašem izvješću. Tada ćete moći skalirati svoj napredak i sukladno tome imati uvid u sljedeće što se događa.
-
Što je sljedeće
Usmjerite pozornost na sljedeći dio projekta i provjerite imate li izvješće o upravljanju projektom u kojem je naveden plan djelovanja koji se događa nakon što detaljnije razradite pobjede i gubitke u proteklom obračunskom vremenskom razdoblju. Držite prijavljeno svjetlo i ne fokusirajte ili ne povećavajte određeno područje izvještaja. Iako morate uroniti u pojedinosti kao voditelj projekta, izvještajima koji izlaze drugima u projektu možda neće trebati ta razina detaljnih informacija. Upoznajte svoju publiku i sastavite izvještaje u skladu s tim.
-
smetnje
Predvidite probleme koje predvidite i unesite ih u svoja izvješća. Neka izvješća možda nemaju koncept izdanja problema, ali kad god je to moguće, osigurajte da vaši dionici znaju da ste uzeli u obzir probleme ili prepreke s kojima se možete suočiti prilikom izvođenja određene faze vašeg projekta. Izvijestite o tome s akcijskim planovima koji se mogu primijeniti nakon suočavanja s tim preprekama.
-
Nacrtajte trend
Držite grafikon napretka uvijek pri ruci i pazite da imate trend u svakom poduhvatu koji ste poduzeli. Nastavite to i imat ćete zamah za brigu. Neka ključni pokazatelji uspješnosti prikazuju način na koji se postupa s vašim projektom i pomoći će vam neizmjerno u izvještavanju o upravljanju projektima.
Članci s preporukom
Ovo ima vodič za izvješće o upravljanju projektima. Ovdje smo također raspravljali o top 5 vrsta alata za izvještavanje o upravljanju projektima. Možete pogledati i sljedeće članke.
- Top 6 vrsta ureda za upravljanje projektima (PMO)
- 7 učinkovitih korisnih koraka za odabir pravog skupa članova projektnog tima
- Top 7 važnih alata za upravljanje projektima otvorenog koda
- Najboljih 10 koraka upravljanja projektima kao put karijere
- 4 Učinkovit i koristan način suočavanja sa teškim članovima tima
- Pitanja o intervjuu za nadzor projekata