Tehnike upravljanja projektima - Uvod
Želite biti voditelj projekta? Ili, težiti biti boljim voditeljem projekta? Zašto ne uskočite u najbolju? Na svakom kilometru u vašoj karijeri važno je da provjerite svoje tehnike upravljanja projektima i razinu znanja i učinite napore da postanete bolji od onoga što trenutno jeste. Kako biste dobili priliku za projekt morate se moći nositi s njim. Vaše tehnike upravljanja projektima moraju biti polirane u svakom trenutku. Kroz ove vještine upravljanja projektima moći će učinkovito i uspješno voditi projekt i imati pri ruci uspješan projekt. Projekti dolaze u svim oblicima, veličinama i postavljaju različita pitanja i probleme i uvjete na kojima treba raditi. Kako se opseg projekta proširuje, složenost projekta se povećava, pružajući tako rukovoditeljima projekata da profesionalno upravljaju svim nijansama, kroz svoju stručnost i besprijekorne tehnike upravljanja projektima.
Očekuje se da će voditelj projekta unaprijediti svoje najbolje upravljačke vještine i voditi projekt. Dakle, određuje se manje štucanja, stručnost ili kalibar voditelja projekta. Članak o tehnikama upravljanja projektima proučit će 8 različitih područja stručnosti koja su potrebna za efikasnog voditelja projekata. Poduzmite sljedeći kviz da biste sami ocijenili tehnike upravljanja projektima i premostili jaz koji vas sprečava od straha!
Ispitajmo vode (tehnike upravljanja projektima)
Ovdje je skup od 20 pitanja na kojima ćete sami procijeniti. Ta se pitanja temelje na tehnikama upravljanja projektima koje su potrebne u industriji, a vi ćete, kao voditelj projekata, sigurno poželjeti da ih dobro poznajete. Obavezno pažljivo pročitajte pitanja prije nego što pokušate na njih odgovoriti usmeno ili na listu papira. Duboko udahnite i krenite!
Napomena : Ovo nije natjecateljski test i test samosvijesti kako bi se mjerila vaša razina tehnikama upravljanja projektima.
Integracija projekta (tehnike upravljanja projektima)
- Q1. Na početku projekta službeno opisujete što, zašto, tko, kako i kada te dokumentirate u Povelji projekta i Planu projekta?
- Q2. Sam projekt ispunjen je složenošću i mnogim varijablama koje se često mijenjaju. Idete li vi kao projektni menadžer u tijeku ili zadržavate fleksibilnost čak i kada planirate neizbježno?
Što trebate učiniti : Da bi svi na projektu razumjeli funkcije različitih elemenata projekta zajedno, važno je obavijestiti članove projektnog tima o različitim elementima koji surađuju kako bi ispunili širu sliku.
Velika će slika biti vaš cilj ili cilj projekta; problem koji treba riješiti ili promjenu koju treba implementirati. Svi elementi o kojima smo razgovarali trebali bi se s vremenom okupiti kako bi ostvarili cilj projekta. Sve preuzeto ili implementirano treba pažljivo uskladiti s ciljevima tvrtke, što se zatim kaskadno odnosi na ciljeve projekta.
Opsežna povelja o projektu i plan upravljanja projektom trebali bi sadržavati ideju voditelja projekta o tome kako bi projekt uspješno postigao cilj koji mu je namijenjen. Ti bi dokumenti sadržavali osnovne potrebe projekta, kao i uloge i odgovornosti koje imaju i obavljaju različite dionike i članice projekta, što bi olakšalo suočavanje s različitim situacijama. Ovo može biti savršena platforma za pokazivanje vještina upravljanja projektima.
Da biste pripremili takve dokumente, pogledajte članke o Povelji projekta i Planu upravljanja projektom.
Upravljanje kvalitetom - (tehnike upravljanja projektima)
- Q3. Da li se fokusirate samo na isporuku specifikacija na vrijeme i na proračun? Jesu li ti aspekti projekta najvažniji za vas kao voditelja projekta?
- Q4. Koristite li zahtjeve koje su naveli kupci / dionici kao mjere kvalitete utvrđene tijekom cijelog projekta?
Što trebate učiniti : Kvaliteta je glavni proizvod koji traže kupci i dionici. Kvalitetan proizvod puno govori o njegovom procesu i fazama kroz koje je prošao kako bi se dobili željeni rezultati. Vrijeme, troškovi i opseg svih ovih trostrukih ograničenja usmjeravaju i približavaju kvaliteti rezultata i povećavaju vrijednost marke bilo kojeg proizvoda ili usluge. Vaše vještine upravljanja projektima u upravljanju kvalitetom ovdje igraju presudnu ulogu i mogu neizmjerno doprinijeti vašem projektu.
Budući da je glavna prednost proizvoda, kvaliteta može dovesti kupce koji traže više zainteresiranih strana i povjerenje projektnom menadžeru i timu. Specifikacije i potrebe moraju se obvezno razgovarati s sponzorima projekata ako postoje ograničenja. Pregovaranje i omogućavanje sebi da shvatite kakvu kvalitetu zahtijevaju potrošači ovih proizvoda jednostavno je presudno za vaš uspjeh kao voditelja projekata.
Zbog toga je prije početka projekta potrebno provesti detaljno istraživanje tržišta i potrošača kako bi se zadržao kvalitetu na razini kupca u okviru vašeg projekta, a ne postizala kvaliteta koja nije primjerena.
Upravljanje opsegom - (tehnike upravljanja projektima)
- Q5. Na početku projekta, radite li pažljivo sa sponzorima projekta kako biste pregovarali i suglasni o određenim rezultatima koji će se provoditi tijekom projekta?
- P6. Da li konkretno definirate i bilježite potrebe i očekivanja koja imaju dionici iz projekta i pažljivo analizirate i koristite ta očekivanja za upravljanje djelokrugom projekta?
Što trebate učiniti : Zadržavanje projekta u definiranim granicama često je zadatak menadžera projekata jer projekt može vrlo lako izvući se izvan dosega i lutati uokolo. To može drastično utjecati na rokove, proračun i sredstva dodijeljena projektu. Da bi se te okolnosti promatrale i zbrinule, vrlo je važno da voditelji projekata pažljivo odrede obod projektora, drugim riječima, opseg projekta, stavljajući u prvi plan svoj plan upravljanja projektom. To treba učiniti na samom početku projekta, s otkupom sponzora projekta, a dogovoreni rezultati moraju biti planirani za ovu aktivnost koja definira opseg.
Dobro je poznavanje onog što projektni dionici imaju na umu i poznavanje ograničenih područja dobro je znanje za bilo kojeg voditelja projekta. Svako očekivanje i zahtjev, kako od dionika, tako i od kupaca, treba pažljivo proučiti i analizirati prije pripreme definicije opsega, a tijekom cijelog trajanja projekta, voditelj projekta trebao bi biti u mogućnosti držati projekt unutar svojih granica.
Upravljanje timom (tehnike upravljanja projektima)
- Q7. Radije provodite vrijeme u sobi za sastanke razvijajući ideje, umjesto da objašnjavate te ideje drugim ljudima u konferencijskoj sobi?
- Q8. Mislite li da je potrebno nadziranje ljudi nakon što su obećali da će izvršiti zadatak za vas?
- P9. Vjerujete li da bi se ljudi trebali motivirati za obavljanje svojih poslova ili imate svoje mišljenje o svojoj razini motivacije?
Što trebate učiniti : Timovi su stvoreni iz kolaborativnih napora grupe ljudi, svi s različitim funkcijama unutar organizacije, postavljeni kako bi postigli jedan jedini cilj koji je tvrtka potrebna. Obučavanje takvog tima važna je tehnika upravljanja projektima i ključna je za voditelja projekata da posao obavi na najbolji mogući način. „Timski rad čini posao iz snova.“ - ovaj poseban citat uvijek stoji istinitim riječima i bio je vodeći faktor za najuspješnije projekte u zemlji.
Izrada pojedinaca unutar tima odgovornih i posvećenih nekom cilju može donijeti raznolike ideje i nadahnuće za označavanje. Ova aktivnost ne samo da će pomoći projektu da ispuni svoj cilj, već će i povećati kvalitetu misli koja je projekt data milijun puta.
Iako tim nikada nije tim iz snova ili čisto savršenstvo, sigurno je onaj koji ima povjerenje. Iako je svaki član tima drugačiji, voditelj projekta trebao bi prenijeti jasne upute članovima svog tima kako bi ispunili zadane zadatke kako bi ispunili očekivanja. Dobre tehnike upravljanja projektima nalagale bi da nadzor treba biti putem sustava, a ne za stolovima.
Dužnost voditelja projekata je da tim održava razinu motivacije unutar tima na njegovoj optimalnoj razini. Timske aktivnosti mogu se promovirati u čestim intervalima. To može povisiti razinu motivacije i slabljenje svakog člana kao svoju samomotivaciju.
Ljudski menadzment
- Q10. Projektni timovi kasnije rasipaju se nakon završetka projekta. Pa, kao voditelj projekta, brinete li o svakoj pojedinoj ličnosti unutar tima? Kako birate članove svog tima: na temelju tehničkih vještina ili utjecaja van radnog vremena?
- P11. Upravljate li njihovim pojedinačnim, kao i njihovim kolektivnim nastupima, kao dio cjelokupnog procesa evaluacije projekta?
Što trebate učiniti : Članovi tima s kojima surađujete kao tim moraju biti pravi spoj svih dobrih stvari. Zahvaljujući međuljudskim, tehničkim vještinama i upečatljivim tehnikama upravljanja projektima, voditelj projekata mora biti učinkovit u tehnikama upravljanja projektima, kao i da u svakom članu tima postigne ono najbolje, a ne samo da na njih gleda kao na skupinu koja zajedno postiže cilj.
Pomoću članovima vašeg tima da postignu visinu, zauzvrat, dobivate vi i vaš projekt da dostignete svoj vrhunac. Pridržavajte se očekivanja za izvedbu i napravite dobro osmišljene raspodjele zadataka. Pratite kako članovi vašeg tima rade na postavljenim očekivanjima i kako možete pomoći doprinosu podizanju ljestvice za njih. S njima se mora razgovarati o stalnim sesijama povratnih informacija i ciljevima težnje. Ovo će im pomoći da premosti jaz i pomoći vam da postignete ogromne rezultate za svoj projekt.
Upravljanje troškovima
- Q12. Razmatrate li različite alternativne troškove prilikom razvoja troškovnog i proračunskog plana projekta?
- Q13. Jeste li u proračun uključili dodatne međuspremnike tijekom predviđanja troškova s nadom da će oni biti ispod postavljenog limita?
Što trebate učiniti : Planiranje troškova nailazi na srž poslovanja jer će oni definirati prihod i povrat ulaganja (ROI) koji dolaze. Dobre tehnike upravljanja projektima zahtijevaju rukovoditelje projekata da budu izuzetno oprezni i oprezni dok smanjuju proračun za projekt i pomaže im da uzmu u obzir sve potrebne čimbenike prije finalizacije.
Proračune treba planirati sustavno i uključuju točnu procjenu, izradu proračuna i kontrolu sredstava. Oni su vrlo važni jer se odluke temelje na faktoru troškova. Kako se nosite s proračunom vašeg projekta, odredit će način poslovanja. Tijekom provođenja troškova projekta morat ćete uzeti u obzir sve različite varijacije i alternative koje dolaze na vaš način i uključiti ih u konačni proračun. Dodavanje međuspremnika može biti korisno u nekim slučajevima, ali u nekima može biti netočno. Ovo je čisti prosudbeni poziv i uključuje iskustvo s njihovim tehnikama upravljanja projektima. Ovo također zahtijeva da voditelj projekta uzme u obzir posljedice postavljanja zavidnog broja predviđanja.
Upravljanje rasporedom
- Q14 . Da li više nego često komunicirate sa članovima vašeg tima o tome što treba učiniti do određenog roka, i očekujete li da oni povežu posao i upravljaju svojim vremenom kako bi zadatke dovršili onako kako su očekivali?
- Q15. Kad projekt zaostaje u planu, sastajete li se sa svojim timom i stavljate mjere kako bi se stvari vratile na put ili pokrećete igru krivice?
- Q16. Dajete li skice vremenskim rokovima članovima vašeg tima za njihove projektne zadatke i pomažete li im da se učinkovito koordiniraju s drugima kako bi ispunili svoje potrebe?
Što trebate učiniti : Kao što je već spomenuto u odjeljku Upravljanje opsegom, prilično je jednostavno da se opseg proteže i raspored ide izvan pravca. To može biti odgoda projekta, strahovito pomicanje plana. To može imati štetne učinke na trošak izrađen na projektu, a može izgorjeti i resurse.
Voditelj projekta, stavljajući sve svoje tehnike upravljanja projektima, mora biti na čelu ovog scenarija i zadavati zadatke s razlikama za greške, dok čak može biti u mogućnosti iskoristiti prilike za prikrivanje kašnjenja izravnavanjem izvršenih zadataka u kraćem vremenskom okviru. Voditelji projekata morat će precizno priopćiti vremenske rokove članovima svog tima i omogućiti im da znaju posljedice kašnjenja i troškova za tvrtku. U najgorem scenariju, kada posao ne zataji projekt, obavezno je voditelj sjesti sa članovima tima koji su pogođeni kašnjenjem i naći rješenje kako stvari ponovo vratiti na pravi put.
Većina članova tima rukovoditelji koji posjeduju tehničku stručnost i možda im je potrebna pomoć s vremena na vrijeme kada je u pitanju upravljanje vremenom i upravljanje rasporedom. Voditelji projekata bit će jedina, najbolja osoba koja će im pomoći da planiraju svoje zadatke i uskladiti aktivnosti kako bi sve postigli na vrijeme.
Komunikacijske vještine
- P17. Kako nalažu tehnike upravljanja projektima, da li redovno ažurirate sve dionike projekta o postupcima na projektu redovitim sastancima i odgovarajućom raspodjelom svih izvješća o izvedbi i stanju i projektne dokumentacije?
- Q18. Želite li predstaviti informacije o projektima u lako dostupnom formatu za bolju jasnoću i transparentnost?
Što trebate učiniti : Komunikacija je najvažniji proces upravljanja projektom za svakog voditelja projekata. Proces upravljanja projektima podržava i povezan je sa svim ostalim tehnikama upravljanja projektima spomenutim u članku. Biti u stanju da jasnoću svojih metoda i načina možete povećati svoju učinkovitost voditelja projekata i može vas dovesti do toga da svoje ideje i motive prilično tečno predstavite.
Zainteresirane strane na projektu obično trebaju jasnoću kada je u pitanju što se događa s projektom i potrebne su prezentacijske podatke i informacije u svakom trenutku. Komuniciranje takvih podataka jasan je i potreban sat. Različiti dionici u projektu trebaju različite razine komunikacije, a voditelj projekta treba osigurati da tako i ostane.
Izrada nadzornih ploča za projekte i korištenje različitih planova i alata za upravljanje projektima i tehnika upravljanja projektima može biti vrlo korisno za održavanje okruženja za suradnju s odličnom komunikacijom. Učinkovita komunikacija jedan je od glavnih dijelova procesa upravljanja projektima i, u najmanju ruku, ne može se zanemariti.
Pa, kako si postigao gol? Koje su tehnike upravljanja projektima potrebno poliranje? Ili koja su vam područja potpuno nova? Krenite i trčite sa svojim tehnikama upravljanja projektima i natjerajte ljude da se okrenu prema vama i odu: "Vau! Ovakav bih menadžer želio biti! "
Preporučeni tečajevi
Ovo je vodič za tehnike upravljanja projektima. Ovdje smo razgovarali o 20 skupina pitanja koja se temelje na upravljanju projektima, a zahtijevaju ih voditelji projekata. Možete također pogledati sljedeće tečajeve tehnika upravljanja projektima da biste saznali više -
- Članovi projektnog tima
- Upravljanje dionika projekta
- Upravljanje kvalitetom projekata
- Upravljanje projektnim komunikacijama
- Upravljanje vremenom projekta