„Komunikacija je ključ snažne veze koju njeguje uzajamna korporacija i razumijevanje. A plan komunikacije je alat za to“.
razviti učinkovit plan komunikacije - Mi kao ljudi upravljani smo komunikacijom koja je izvor našeg života i aktivnosti, kao i pothvati organizacija i njihovih plodnih kreacija, strategija ili ideologija koje žele predstaviti svojoj publici ili unutar vlastiti korporativni ili ne-korporativni krug.
Ovaj intenzitet projekata potiče ove organizacije prema usvajanju komunikacijskih planova koji bi opsežno govorili o njima i njihovim tematskim prijedlozima i shemama.
Što je komunikacijski plan i zašto je toliko imperativ?
Komunikacijski plan strateški je orijentirani pisani dokument koji prikazuje ciljeve i ciljeve tvrtke, kao i njihove aktivnosti ili projekte u tijeku.
Također možemo reći da se radi o informativnom djelu koji objašnjava dionike i tim o kojem je riječ te šta planira tvrtka i svoje planove za budućnost.
Sljedeće komponente čine plan komunikacije:
- Ciljevi i ciljevi
- Proces i akcijski plan
- Popis dionika ili tima koji su uključeni u projekte
- Pronalaženje osoba kojima bi se plan komunikacije trebao obratiti?
- Kako ćete procijeniti svoj projicirani profit?
Komunikacija može biti u bilo kojem obliku kao izvještaji elektronički mediji, tiskane publikacije, materijali za konferencije, ankete, marketinški ili prodajni alati, govori itd. Kako bi se omogućilo šefovima projekata ili menadžerskom timu da planiraju svoj projekt prema očekivanjima tvrtke i ostvare njihove ciljane ciljeve.
Mogu postaviti željeni standard i ton komunikacije kako bi postavili određeni tempo projekta i dosljedan tijek rada. Također pomaže projektantima da postave svoje prioritete i iskoriste resurse na optimalan način.
Kao što je to važno za komunikacijski plan, podjednako je važan i način njegovog razvijanja, koji je uvidjen u potrebe korporativnih subjekata.
Savjeti za izradu utjecajnog komunikacijskog plana!
Proučite trend komunikacije i revidirajte svoje istraživanje:
Saznajte o komunikacijskom trendu u vašoj organizaciji. Neke organizacije angažuju tvrtke kako bi utvrdile što se događa, ali ti troškovi mogu biti teret za proračun vaše tvrtke.
Dakle, možete malo uštedjeti proučavanjem samog sebe kako komuniciraju drugi u organizaciji, načina na koji komuniciraju i obavljaju svakodnevne operativne aktivnosti i da li postižu konkretne rezultate?
Da biste dobili odgovore, trebate popraviti sastanak i napraviti nekoliko brainstorminga sa svojim zaposlenicima i upraviteljem i pronaći rezultate ili bilo kakve nedostatke ili probleme koji mogu ometati njihov komunikacijski proces.
Odaberite osobu koja će preuzeti ulogu
Prije početka stvarnog procesa, vrlo je neophodno pronaći glasnogovornika koji bi pokrenuo proces komunikacije i formulirao komunikacijski plan. Trebao bi ispunjavati sljedeće kriterije:
- On bi uvijek trebao biti spreman za suradnju, koordinirati s ostalim članovima tima i osobljem te postavljati komunikacijske planove i ciljeve.
- On bi trebao biti sposoban rasporediti vrijeme i osoblje za potrebe komunikacije.
- Imati sposobnost odlučivanja o potrebnom komunikacijskom sustavu i njegovoj učinkovitosti i učinku koji bi mogao imati.
- Trebao bi uključiti evaluatora kao i ostale u stvaranje i reviziju različitih komunikacijskih strategija i komunikacijskih planova.
- Imati sposobnost generiranja mnogih kreativnih ideja za uspješnu provedbu komunikacijskog plana,
Razvijte komunikaciju i povjerenje među svojim vršnjacima i zajednicom
Trebali biste održavati snažnu komunikaciju i imati povjerenja i upravljati očekivanjima zainteresiranih osoba, posebno tko su partneri u vašim naporima. To stvara sigurno okruženje i smanjuje sve šanse za rizik ili glasine.
Točne i pravovremene informacije mogu pomoći zajednicama da se uključe u aktivno sudjelovanje u programima, dobivaju povratne informacije i mogu se smisleno angažirati i razumjeti prednosti koje mogu dobiti od programa.
Definirajte ciljeve i ciljeve
Nakon svih informacija tvrtke utvrdite ciljeve i ciljeve komunikacijskog plana i ono što želite postići. Vaši ciljevi usklađeni su s ciljevima tvrtke koja uključuje
- Vaše usluge prema tvrtki,
- Koliko dobro možete stvoriti utjecaj
- Kako možete centralizirati svoju komunikacijsku mrežu
- Izgradite timski rad
- Poboljšajte isporuku proizvoda
- Do koje razine vaš plan komunikacije stvara utjecaj na dionike, medije i vladu.
Ciljevi su potrebni resursi bilo da se radi o ljudskim ili mehaničkim procesima koji se usvajaju za projekt, vrsta proizvoda ili usluga koje tvrtka namjerava proizvesti ili promovirati i vrste poboljšanja potrebnih u trenutnim procesima ili funkcioniranju.
Saznajte potencijalnu publiku / čitatelje svog plana komunikacije
Morate otkriti potencijalnu publiku kojoj vaše udruge mogu kontaktirati ili pokušavaju utjecati na vas. Ove publike su vaši potrošači, članovi, zainteresirana udruženja, nastavnici, industrijalci, mediji itd.
To bi uključivalo vaše istraživanje i istraživanje o ljudima koji bi mogli izravno utjecati na tekuće projekte ili aktivnosti i otkriti grupe koje su dio organizacije ili autsajderi, ali su povezane s projektom.
To će vam omogućiti da odredite prednost ciljane publike i donesete bolju odluku.
Aktivnosti koje trebate započeti prije ili nakon provedbe komunikacijskog plana
Trebate donijeti prosudbu o vrsti informacija i aktivnostima koje su vam potrebne da biste podijelili svoje podatke. Formirajte različite grupe ili zajednice, vršite različite preglede i procijenite procese.
Uključite se u sastanke zajednice svaki mjesec i stvorite forum gdje zainteresirani mogu razgovarati ili dijeliti zabrinutost. Također je vrlo imperativ da svoje istraživanje ili nalaze podijelite s evaluatorima i obavite ankete.
Osmislite svoje ključne točke
Pronađite i dizajnirajte važne točke ili poruke koje želite isporučiti. To će vam pomoći da filtrirate nepotrebne činjenice ili informacije i pružite ono što je najbolje, točno i učinkovito.
To će vam također pomoći da shvatite potrebe i očekivanja ljudi i vrstu pitanja koja mogu postavljati. I pomoći vam da shvatite kako program i projekt mogu utjecati na zajednicu ili državu.
Pri odlučivanju o poruci shvatite i procijenite situaciju u kojoj se podrazumijeva proces komunikacije i raspoloženje publike, jezik na kojem se poruka mora prenijeti, vrstu poruke za prijenos i cjelokupni dizajn.
Poruka treba biti sastavljena uzimajući u obzir vrstu publike. Važno je i ako su publika mladi, stari ili djeca, a zatim u skladu s tim i okvirnu poruku.
Kao što je rekao James Thurbe, „Preciznost komunikacije važna je, važnija nego ikad, u našoj eri ravnoteže pokretača kose, kada lažna ili pogrešno shvaćena riječ može stvoriti katastrofu kao i iznenadni nepromišljeni čin.
Procijenite osjetljivost publike
Otkrijte raspoloženje ljudi i odredite kako bi ljudi trebali reagirati na raspoloženje i osjetljivost situacije. Nijedna poruka ne bi trebala imati bilo koju riječ ili izjavu koja pokazuje nepoštovanje bilo kojeg jezika, kulture, religije ili vjere naroda.
Otkrijte kakvo je općenito raspoloženje publike i zadržati pravilan balans za komunikaciju, zadržavanje pozitivnog tona pomoći će doseći više ljudi, a ne širiti negativnost koja može potaknuti strah ili bijes.
Jezik
Znajte o jeziku koji govori vaša publika i je li jezik koji koristite formalni ili neformalni, jednostavan ili sofisticiran. Jednostavno, ako se obraćate ljudima, morate pisati i upotrebljavati narodni jezik za dostojanstvenike ili korporativni svijet, potreban je sofisticirani jezik.
Situacija bi mogla doći do donošenja odluke hoće li odabrati neformalni ili formalni jezik. Ponekad previše formalni jezik može slušatelje osjetiti da im ne govorite.
Upotrebljeni jezik trebao bi biti plan komunikacije i izravan koji pokazuje ono što ste željeli reći i osjetiti.
Pronađite način komunikacije
Razmislite o najboljem načinu medija za komunikaciju, koji bi mogao biti ili elektronički ili tiskani ili verbalni. Ti se mediji mogu kretati u rasponu od pamfleta, letaka, naslovnica, web stranica, kartica, televizije itd.
Razgovarajte o idejama s menadžerskim timom i drugim osobljem i izađite s idejom koja bi vam doista uspjela. Medij koji je potreban za komunikaciju također ovisi o ciljanoj publici tijekom komunikacijskog procesa.
Morate biti sigurni da će način komunikacije koji odaberete dobiti na vrijeme dotične odjele ili ljude, neki će možda zahtijevati prezentaciju PowerPointa, dok će novinarima možda trebati razgovor voditelja projektnog tima.
Ispravna odluka donesena u izboru medija podrazumijeva vaš uspjeh u komunikacijskom obrascu i okviru koji odaberete. Morate osigurati da su članovi ocjenjivačkog tima ugodni za različite vrste komunikacije.
S obzirom na različite vrste, ključno je da članovi vašeg ocjenjivačkog tima budu zadovoljni s vrstom komunikacije koju koristite ili podrazumijevate.
Vrsta Alata ili medija u komunikacijskom planu uključuje:
- Sažeci sastanaka
- Izvješća o stanju
- Vijesti
- ankete
- Internet / Intranet web stranica
- Sastanci malih grupa itd
Pronađite čimbenike koji mogu utjecati na Metodu komunikacije
Radite na različitim čimbenicima ili razlozima koji mogu utjecati na vaše odabrane metode komunikacije, pogledajte lokalnu situaciju i slučaj te saznajte vrste komunikacijskih kanala dostupnih u zajednici i vrstu aktivnosti koje možete ugraditi.
Također morate saznati vrstu publike - njihovu religiju, kulturu, dobnu skupinu, omjer spola, jesu li pismeni ili nepismeni i više mladih ili oženjenih. Najvažnije od svega kako se do tih ljudi može doći.
Vrlo važan čimbenik koji ljudi uglavnom zanemaruju je opseg rizika koji je povezan sa širenjem komunikacijske poruke ljudima. Još jedan aspekt toga može li postupak komunikacije biti dvosmjerni ili jednosmjerni, na primjer, je li programu potreban povratni komentar ili ne?
Postavljanje matrice
Najbolja ideja je imati matricu s komunikacijskim planom vezanim za određeni projekt, poput pregleda sastanaka, postavljanja statusne poruke.
Objasnite temu projekta, koje su ključne točke rasprave, kako se projekt realizira, kako ciljana publika i odgovornosti dijele. To može pomoći u postavljanju očekivanja i postavljanju granica za komunikacijski plan.
Taj bi postupak doveo do pretvaranja matrice u informativni dio, grafiku koji bi mogao dijeliti i koristiti svatko tko radi na projektu.
Postavite vremenski raspored
Nakon što utvrdite svoje ciljeve i cilj, organizirajte sve podatke u format kalendara i napišite kratke podatke o projektima koji bi bili obuhvaćeni ili zadatke koje je potrebno ispuniti po prioritetu, a svaki zadatak logično odvojite po tjedan, mjesec.
Analizirajte rezultat
Napravite metodu za postizanje rezultata, postupak evaluacije trebao bi biti bilo vaše mjesečno izvješće, prezentacija ili sastanak osoblja, izvještaj odjela, sastanci izvršnog osoblja.
Vaša analiza ili procjena ovisi o tome koliko vam je puta potrebno da predstavite rezultate. Može doći u situaciju kada rezultate morate predstaviti dotičnom timu čak i prije nego što se postupak evaluacije prebaci.
Također biste trebali saznati kada bi različiti sastavni dijelovi željeli pregledati postupak rezultata.
Potrebni resursi
Neophodno je saznati procijenjeni proračun i očekivane rezultate iz rashoda. Izračunajte troškove i način na koji ćete dobiti od ulaganja.
Saznajte o očekivanim preprekama ili hitnim slučajevima
Kao što je gore rečeno, komunikacijski proces uključuje mnoge paradigme i mnoge rute na kojima prepreke ili hitne situacije mogu eruptirati funkcionalnost.
Najgori slučaj može se dogoditi kada se tiska saopštenje ili letak, a e-adresa i adresa za komunikaciju pogrešno otisnu ili izbrišu ili ako se kritična i važna riječ pogrešno napisaju, reporter može dobiti pogrešne podatke.
Može se dogoditi katastrofa kada vam organizacija za koju posvećujete svoje sposobnosti ne uskrati kredit. Ovakve vrste problema trebalo je predvidjeti prije komunikacijskog plana i alternativnih rješenja koja bi nadvladala i ispraviti te probleme.
Zaključak
Komunikacijski plan je pokretač snova organizacije koji treba biti strateški nacrtan, s pogledom na sitne detalje. Najbolje je pripremiti plan komunikacije tri ili četiri dana prije rasporeda i procijeniti isti temeljito.
Dobro dokumentiran komunikacijski plan umanjit će cjelokupni postupak i uvesti red u raznolikim aktivnostima koje možda izvodite.
Prvi izvor slike: pixabay.com
Srodni tečaj: -
kako razviti plan komunikacije