Pravila etiketa e-poštom
Čak iu ovom dobu informacijske tehnologije i brze elektroničke komunikacije, očekuje se da svaki pojedinac slijedi određene kodekse i etiku u interakciji s računalom ili bilo kojim drugim uređajem. Isto pravilo etiketa vrijedi za sve, bez obzira radi li se o profesionalnom profesionalcu, etiketama pravila e-pošte za poduzetnika ili studenta. Zapravo, postoje različiti izvori elektroničke komunikacije poput e-pošte, Facebooka, Twittera, Skype-a i još mnogo toga. Bez sumnje, pravila etiketa e-pošte na radnom mjestu smatraju se jednim od najčešćih i najučinkovitijih načina komunikacije. Danas pravila etiketa e-pošte na radnom mjestu nisu ograničena samo na slanje važnog dijela poruke, već se njezin opseg proširio na znatno širu granicu. U stvari, prema istraživanju, broj korisnika ID-a e-pošte neprestano se povećava s povećanjem broja korisnika interneta.
Ali od kasnih, nažalost, pravila etiketa e-pošte za poslovanje ulaze u zonu prijetnji upotrebom prljavog jezika. Također, bilo je prilično puno slučajeva u kojima su potpuno pogrešno protumačeni zbog velikog komunikacijskog jaza. Štoviše, s pravom se sugerira da osoba ne smije slati e-poštu kada se iznervirate ili ste razvili loše osjećaje prema nekome. To može dodatno zakomplicirati probleme ako se ne riješe u roku ili ako e-pošta ne pošalje pravilno. To u konačnici stvara negativan utjecaj i prikazuje da ste neprofesionalni.
Važna osnovna pravila etiketa za e-poštu
Evo nekih pravila etiketa e-pošte koje pojedinci često previdje ili ih obično ne slijede -
Pravila etiketa e-pošte br. 1. Sve velikim slovima
Kad god sastavljate bilo koju e-poštu, bilo formalnu ili neformalnu, morate biti svjesni da vaša brava Caps nije uključena. Općenito govoreći, ne zvuči dobro sastaviti tijelo e-pošte koje će se sastojati od svih slovo slova. U profesionalnom smislu ova je pogreška obično poznata kao "vikanje". Nadalje, pisanje postaje gotovo nečitljivo. Međutim, ako stvarno želite isprobati nešto novo i potražiti novi stil fonta, tada možete koristiti sve male riječi. U stvari, ovaj stil postaje popularan ovih dana. Ali ispravno pristupanje pisanju pošte normalno je tipkati informacije bez upotrebe previše stilova fonta. Možete istaknuti / podebljati ili podvući važan dio vaše poruke.
Pravila etiketa e-pošte br. 2. Slanje e-pošte bez lekture
Još jedna pogreška koju ljudi obično čine je slanje e-pošte bez čitanja onoga što su zapravo sastavili. Možda ste vrlo pažljivo upisali važnu elektroničku poštu, ali trebali biste naviknuti lektirati sadržaj prije nego što kliknete gumb "pošalji". Vaša pošta može imati pravopisne pogreške ili gramatičke pogreške koje će dovesti do lošeg dojma. Ne budite ludi dok pišete čak i ako to nije službena poruka. Korektura ili uređivanje postaje sve važnije ako vaš mail ima mogućnost automatske ispravke. Čitanje će vam osigurati da ste u pošti spomenuli sve vitalne točke i da niste zaboravili priložiti nijedan potreban dokument, ako postoji.
Pravila etiketa e-pošte br. 3. Pogreška vezano za naprijed
Bit ćete pomalo iznenađeni kada to znate, ali ostaje činjenica da ljudi ne slijede običaje čak i kada nekome prosljeđuju e-poštu. Zapravo se "Naprijed" obično svrstava u tri kategorije -
-
Lažne e-poruke s lažnim obećanjima
Kao takav možda ste naišli na mnoštvo lažnih poruka e-pošte koje sadrže lažna obećanja. Na primjer, od vas bi se moglo tražiti da proslijedite podatke mnogim ljudima koji tvrde da će vam ponuditi novčanu nagradu u određenom iznosu za ispunjavanje ovog zadatka. Pazite na takve e-mailove!
-
E-poruke koje sadrže slike i zabavne činjenice
Postoji mnogo poruka e-pošte koje sadrže slatke slike životinja, beba ili bilo kojeg drugog zanimljivog predmeta, a pošiljatelj vas traži da je pošaljete više pojedinaca. Nadalje, može sadržavati zanimljive činjenice i informacije o bilo kojem pitanju. Međutim, budite vrlo oprezni prije nego što se na radnom mjestu pošalju pravila etiketa koje ćete proslijediti nekome.
-
Neželjena e-pošta ili neželjena pošta
Hakeri ih obično šalju kako bi ciljali žrtve. Oni skupno šalju e-poštu velikom broju ljudi u ime Bogova i Božica. Primjerice, možda ćete dobiti poštu od nepoznatog izvora koji traži da je proslijedite u ime bilo kojeg hinduističkog Boga ili Isusa Krista.
Morate biti jako oprezni i svjesni dok se bavite takvim lažnim porukama e-pošte. Morate slijediti jednostavne upute dane u nastavku -
- Molimo nemojte greškom slati neželjenu poštu ili neželjenu poštu
- Ako ste očarani slikom, videozapisom ili sadržajem e-pošte i zaista je želite proslijediti, pošaljite je samo na osobnu poruku.
- Na web-lokacijama kao što je Snopes.com možete provjeriti gdje se nalazi adresa e-pošte.
- Ne nastavljajte prosljeđivati e-poštu svim osobama dostupnim u vašem adresaru.
Pravila etiketa e-pošte br. 4. Pretjerivanje sadržaja ili skraćivanje njegove dužine
Neki ljudi imaju naviku pretjerivati ili nepotrebno razrađivati točku dok sastavljaju pravila etiketa e-pošte na radnom mjestu. Maknite se od takve prakse jer to nije sve ugodno za oči. Izbjegavajte korištenje dugih rečenica; umjesto toga napišite točku i kratke odlomke. Upotreba točaka i brojeva metaka uvijek je ohrabrujuća jer se mogu lako razumjeti. Možete podebljati ili koristiti kurzivnim znakom kako biste istaknuli važne aspekte.
S druge strane, to ne znači da možete odabrati najkraći put za prenošenje svoje poruke. Ovo je primjenjivije i važnije pogotovo kada odgovarate na bilo koji etiket e-pošte. Ne odgovarajte samo jednom riječju. Zapravo, ova pravila etiketa za poslovanje često se krše ako osoba mora odgovoriti potvrdno ili negativno. E-pošta postaje prilično naglo i izgleda nespretno. Zašto je važno slijediti ovaj obrazac? Odgovor je da svaki email ima određeni ton i treba ga strogo slijediti tijekom pisanja. Zato uzvratite pisanjem cjelovite rečenice.
Pravila etiketa e-pošte br. 5. Usvojite složeni pristup dok sastavljate
Pa, to je istina u mnogim kontekstima. Često ljudi ne obraćaju pažnju na ton ili jezik dok sastavljaju e-poštu. Rezultat; pišu na vrlo kompliciranom jeziku koji je prilično teško razumjeti. Upotrebu teško pogodljivih riječi svakako treba izbjegavati. Umjesto toga, vaš pristup bi trebao biti jednostavan. Jezik treba biti jasan, što lako može razumjeti bilo tko. Međutim, pri tome morate imati na umu kome se obraćate u mailu. Sastavite svoje činjenice na organiziran način. Pazite na upotrebu ispravnih interpunkcijskih znakova.
Pravila etiketa e-pošte br. 6. Usvajanje totalnog neformalnog pristupa
Ovo je nešto što je pronađeno u nekoliko pravila etiketa na radnom mjestu. Ponekad pojedinci postanu previše neformalni u svom pristupu koji se tada počinje odražavati u njihovom tonu poruke. Pa, to u velikoj mjeri ovisi o vrsti odnosa između pošiljatelja i primatelja. Međutim, u svakom slučaju treba biti pažljiv na razinu neformalnosti, osim ako se obraćate nekome vrlo posebnom. Morate biti oprezni pri korištenju fantastičnih fontova, obojenih tekstova i kratice kratkog SMS-a, poput "u" za vas ili "ur" ili vašeg itd.
Pravila etiketa e-pošte br. 7. Slanje ili odgovaranje na grupne e-poruke
Često se od vas traži slanje grupnih e-poruka. I ovdje morate biti oprezni u svom pristupu kako ne biste sletili u područje poteškoća. Uvijek provjerite koristite li opciju BCC polja kada mnogim ljudima skupno šaljete poruku. Prednost toga je što možete sakriti adrese e-pošte drugih osoba kojima šaljete. Bilo koja osoba neće moći shvatiti koliko je pojedinaca primilo istu poštu. Ovu praksu tvrtke obično usvajaju kada pozovu nekoliko kandidata na intervju.
Na isti način, ako odgovarate na grupnu e-poštu, možete uštedjeti od otkrivanja adresa e-pošte drugih pojedinaca. U ovom slučaju možete koristiti polje CC. Međutim, budite vrlo sigurni i oprezni prije korištenja ovog alata.
Pravila etiketa e-pošte br. 8. Usklađivanje profesionalnog i osobnog
Većina pravila etiketa za rad e-pošte za poslovne profesionalce imaju dvije odvojene e-pošte, jedna je osobna, a jedna je e-pošta tvrtke koja sadrži samo službene poruke. Međutim, neki koriste svoj uredski ID pošte za slanje osobne poruke prijateljima ili rođacima. To nije prihvatljivo ni na koji način i potpuno je kršenje pravila etiketa e-pošte na radnom mjestu i kodeksa ponašanja. Čak i ako želite podijeliti zanimljiv video, šalu ili bilo koje druge podatke o osobnoj noti s kolegama iz ureda, uvijek koristite vašu osobnu adresu e-pošte. Mnoga pravila etiketa za poslovanje u ovoj pošti vrlo su stroga i svako kršenje na ovoj fronti može dovesti do kažnjavanja pojedinca. Uz to, pripazite da s ID-a tvrtke ne šaljete e-poštu NSW (Not safe for Work). Slanje neprimjerenih videozapisa ili sadržaja može dovesti do protjerivanja zaposlenika.
Pravila etiketa e-pošte br. 9. Slanje „Nežnih podsjetnika“
Ako ste pažljivo primijetili, u svijetu elektroničke pošte koji je poznat pod nazivom "Nježni podsjetnik" zapravo se pojavljuje vrlo popularna fraza. Taj se pojam obično koristi posebno u retku naslova e-pošte. Kao što ime sugerira, pošiljatelj zapravo podsjeća primatelja na nešto poput plaćanja preostalog plaćanja naknade itd. Ali, ponekad je poruka zapravo pogrešno protumačena. Mnoga pravila etiketa za poslovanje uzimala su ovo kao prekršaj jer ih se na nešto podsjeća. Dakle, čak i ako morate nekome poslati podsjetnik, budite oprezni jezika i tona.
Pravila etiketa e-pošte br. 10. Slanje mega datoteka
Zanimljivo je napomenuti da ljudi ne samo da na radnom mjestu krše pravila etiketa e-pošte tijekom sastavljanja sadržaja svoje poruke, već čak i kada prilažu dokument u prilog njihovom pisanju. Da, može izgledati apsurdno, ali kršenje bilo kojeg dokumenta ili datoteke veličine 10MB ili više smatra se kršenjem ponašanja. Kao takav, poslužitelji ne mogu podnijeti pritisak tako velikog dokumenta. Teško je poslati takve privitke u bilo kojem obliku i mogu stvoriti nered u inboxu primitka. Međutim, ako morate poslati datoteku velike veličine, onda se bolje odlučite za internetske usluge poput Dropbox, Hightail ili DropSend.
Pravila etiketa e-pošte br. 11. Pisanje nepotpunog retka predmeta
Bilo da vjerujete ili ne, ali Predmet se smatra jednim od najvažnijih dijelova bilo koje e-pošte. Primatelj pošte prvo će primijetiti liniju predmeta pošte jer je to vidljivo u njegovoj pristigloj pošti. Upravo će na ovaj način vaš prijamnik doznati o čemu se radi. Stoga je važno napisati cjelovitu i smislenu temu, a zatim doći do ostatka tijela. Neprimjerena linija predmeta pokazuje vaš interes za prenošenje poruke primatelju.
Pravila etiketa e-pošte br. 12. Početak i potpisivanje e-pošte
Početak e-pošte odražava mnogo tona i jezika ostatka tijela. Samo pisanje zdravo ili samo hiho zvuči pomalo apsurdno. Ako znate ime osobe možete mu se obratiti po imenu, a ako ne samo, napišite dragi gospodo ili gospođo. Ako se obraćate svom starijem, ne možete započeti s Hello Sir. Ako bilo koju osobu tražite da se pojavi na intervjuu, možete ga uputiti njegovim imenom ili samo napisati „Poštovani podnositelju zahtjeva“.
Slično tome, kada zatvarate poštu, nemojte nepotrebno pisati zahvalnicu osim ako ne tražite osobu da vam učini uslugu. Zapravo, "Pozdravi" je prikladnija i prikladnija riječ, ukratko, cijela rasprava o pošti.
Pravila etiketa e-pošte br. 13. Uzimanje vlastitog slatkog vremena za odgovor
To je loša navika posebno razvijati ako ste povezani s profesionalnim svijetom. Postoje ljudi koji uzimaju luksuz da odgovore na e-mailove i pitaju ih za informacije, čak i kad znaju odgovor. Oni se samo javljaju u doba vremena ili kada dobiju podsjetnik. Naravno, trebali biste postupati s porukama e-pošte na temelju njihovih zasluga, ali barem im odgovoriti na odgovor na temu ili temu.
Zaključak pravila etiketa e-pošte:
Važno je izbjeći prakse u kojima kršite pravila etiketa e-pošte za poslovanje. Trebali biste pravilno slijediti kodeks ponašanja dok sastavljate etiketu e-pošte na radnom mjestu koja odražava vašu autentičnost i iskrenost.
Povezani tečajevi
Kroz ovaj post raspravljat ćemo o nekim pravilima etike e-pošte koji pojedinci često previdje ili ih obično ne slijede. Ovdje smo razgovarali o važnim osnovnim pravilima etiketa na radnom mjestu.
- Osnove treninga o etiketu e-pošte
- Obuka za marketing putem e-pošte
- CRT: 05 - Etiketa e-pošte
