Pregled plana upravljanja komunikacijama
Plan upravljanja komunikacijama sastavni je dio plana upravljanja projektima u kojem se planira i prikuplja strukturirano prikupljanje, generiranje, snimanje i cirkulacija informacija koje zahtijevaju dionici.
Većina problema / ograničenja koja nastaju i nisu riješena u projektu je zbog nedostatka komunikacija. Potreban je strukturiran način ili metoda komunikacije za voditelja projekta. Plan upravljanja komunikacijama je ključni aspekt tijekom pripreme plana upravljanja projektom / povelje o projektu.
Tijekom početka projekta, način komunikacije ili plan upravljanja komunikacijama treba jasno definirati kako bi se izbjegli bilo kakvi problemi. Plan upravljanja komunikacijom pomaže u uspostavljanju protoka informacija u projektu. U projektu su prisutni razni dionici. Uprava, voditelj projekata, višefunkcionalni članovi tima, dobavljači, vanjske agencije itd.
Da bi projekt bio uspješan, vrlo je važna učinkovita komunikacija, pa stoga i plan upravljanja komunikacijama. U slučaju stambenog projekta, voditelj projekta može stvoriti komunikacijski plan zainteresovanih strana kako bi informirao različite dionike o projektu i obratio im se gdje je potrebna njihova intervencija.
Popis plana upravljanja komunikacijama
Neki planovi upravljanja komunikacijama s njihovim različitim vrstama dati su u nastavku.
1) Sastanci projekta -
Postoje različite vrste plana upravljanja komunikacijom za različite dionike u projektu, kao što su:
- Sastanak sa pregledom projekata (za top menadžment)
- Sastanak o koordinaciji projekata (za višenamjenske timove)
- Sastanak za pregled dobavljača (za dobavljače)
- Sastanak za pregled projekta:
Kako bi se komunicirali i pružili informacije menadžmentu, „sastanci za pregled projekata“ mogu poslužiti kao komunikacijski plan za informiranje o različitim aspektima projekata poput napretka projekta, faze dizajna projekta, imenovanja izvođača, pitanja povezivanja, lokalnih pitanja, bilo kakvi vanjski faktori itd. Ovo će služiti kao informacijski sustav koji će ih informirati o projektu te će im po potrebi omogućiti intervenciju.
- Sastanak o koordinaciji projekata:
Za komuniciranje i pružanje informacija višefunkcionalnom timu mogu se održavati „sastanci o koordinaciji projekata“ i članovima tima može se predstaviti projektna pitanja / ograničenja na temelju njihove funkcionalne stručnosti. Na primjer, za postizanje cilja koji je postavila uprava, a temeljem uvjeta na gradilištu potrebna je promjena dizajna, tada bi ti sastanci mogli poslužiti kao platforma za prenošenje informacija i istovremeno im mogu pružiti rješenje. Na kraju takvih sastanaka potrebno je pripremiti zapisnike koji bi se trebao uputiti tako da su svi dionici obaviješteni o promjeni.
- Sastanak za pregled dobavljača:
Za komuniciranje i pružanje informacija dobavljačima, "sastanci za pregled prodavatelja" koji se održavaju na tjednoj ili dvotjednoj osnovi, ovisno o zahtjevima projekta. Na ovom sastanku, dobavljač može pružiti grafikone napretka, analizu trendova, predviđanje / projekciju za aktivnosti ravnoteže radi informiranja voditelja projekta o njihovom opsegu posla.
Da bi se izbjegla buka i osigurala pravilna komunikacija, svi sastanci kako je gore spomenuto imaju točno definiran dnevni red. O frekvenciji također treba unaprijed odlučiti. Broj sudionika trebao bi biti precizan i treba imati prave članove. Dnevni planovi trebaju biti ispunjeni dosta unaprijed kako bi se sudionici pripremili za sastanak. Svako odstupanje od točaka dnevnog reda ne bi se trebalo zabavljati. Voditelj projekta biti pokretač sastanka kako bi se izbjeglo odstupanje.
Uz gore navedene formalne metode, ponekad i neformalne metode komunikacije licem u lice ili telefonske komunikacije pomažu u rješavanju pitanja nekog projekta.
Osim gore navedenog, plan upravljanja komunikacijom treba ažurirati prema potrebi i ovisno o zahtjevima projekta.
2) Izvješća o izvedbi -
Za svaki projekt postoje izvješća o izvedbi u kojima se informacije / podaci bilježe za komunikaciju sa dionicima.
Različite vrste izvještaja o izvedbi su kako slijedi:
- Izvješće o statusu
- Izvješće o napretku
- Izvješće o trendovima
- Prognoza (ili) Projekcijsko izvješće
- Izvješće o varijanci
- Izvješće o zaradinoj vrijednosti
- Dokument o učenju projekta
a) Izvješće o statusu:
- Ta izvješća predstavljaju trenutnu izvedbu projekta u odnosu na raniju početnu vrijednost.
- Vremenski rokovi za objavljivanje ovih izvještaja moraju biti svakodnevni / tjedni.
b) Izvještaj o napretku:
- Ovaj izvještaj opisuje ukupno izvršeni rad u određenom vremenskom okviru.
- Postoje različite vrste izvještaja u ovoj kategoriji na temelju intervala cirkulacije.
| S.No. | Vrsta izvješća o napretku | Opis | Vremenski rokovi cirkulacije | Predstavljeno |
| 1 | DPR | Dnevno izvješće o napretku | Dnevno | Klijent i interni tim |
| 2 | WPR | Tjedni izvještaj o napretku | Tjedni | Klijent, Srednji menadžment |
| 3 | MPR | Mjesečno izvješće o napretku | Mjesečno | Klijent, Top menadžment |
c) Izvješće o trendovima:
- Trend izvješće označava trend porasta ili pada prema projektu na temelju postignutog napretka
- To je tipično izvješće najvišeg menadžmenta koje se distribuira / raspravlja na mjesečnoj osnovi.
d) predviđanje (ili) izvješće o projekciji:
- Izvještava se o prognozi ili budućem očekivanom napretku / izvedbi projekta na temelju trenutnog scenarija projekta.
- Preliminarna prognoza revidira se prema zahtjevu i podnosi se / distribuira kad god to zahtijeva Klijent / Uprava.
e) Izvješće o varijanci:
- Ovo izvješće uspoređuje stvarni napredak s osnovnom linijom, a prikazane su razlike u troškovima i vremenu.
- Izvještaj se obično širi zajedno s izvješćem o trendovima, tj. Mjesečno.
f) Izvješće o zarađenoj vrijednosti:
- Ovo se izvješće sastoji od mjera opsega, troškova i rasporeda radi procjene uspješnosti projekta. Koji se distribuira na mjesečnoj osnovi.
g) Dokument o učenju projekta:
- S obzirom na sva izvješća o učinku, priprema se cjelokupni dokument o projektu koji će biti od koristi za pristup projektu, a također pomaže u izradi prijedloga za buduće projekte.
3) Eskalacija -
Kad god postoje problemi ili komplikacije u komunikaciji projekata, tada je potrebno preusmjeriti to na upravljanje, rješenje se ne može postići / postići unutar internog projektnog tima.
S obzirom na ozbiljnost pitanja, tijelo i vremenski okvir za odlučivanje mijenjaju se kako slijedi:
| Prioritet | Ozbiljnost | Tijelo za odlučivanje | Vremenski okvir za rješenje (radni dani) |
| 1 | Veliki utjecaj na projekt tj. Koji može imati značajan utjecaj na vrijeme i troškove. | Najviša razina menadžmenta | U roku od pola dana |
| 2 | Srednji utjecaj koji može utjecati na troškove ili raspored | Najviša i srednja razina menadžmenta | U roku od 1 dana |
| 3 | Manji utjecaj koji može odgoditi vremenske rokove | Srednja razina menadžmenta | U roku od 2 dana |
| 4 | Nema utjecaja na projekt, ali postoji bolja alternativa | Srednja razina menadžmenta i vodećih projekata | Rad je u tijeku, alternativna rješenja će se razraditi i poslati na odobrenje upravnom odboru promjena. |
Preporučeni članci
Ovo je vodič za Plan upravljanja komunikacijama. Ovdje razmatramo Popis plana upravljanja komunikacijama s njihovim različitim vrstama. Možete i proći naše druge predložene članke da biste saznali više -
- Microsoftov plan projekta
- Ukupni koncepti upravljanja kvalitetom
- Menadžeri projekata soft vještina
- Zainteresirane strane na projektu
- Studija slučaja u upravljanju projektima